Dé trend op vlak van HRIT-systemen: hoe AI de retentiegraad kan voorspellen

Retentie, of het vermogen van een organisatie om haar medewerkers aan zich te binden. In deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt is het meer dan ooit een hot topic. Maar dit is ook het tijdperk van technologische vooruitgang en AI. Sophie Jansen, David Myers en Bas Eggelaar (SuccessDay) leggen uit hoe je daarmee een hogere retentiegraad bereikt binnen de organisatie.

“Om een te lage retentie te helpen vermijden,” begint Bas Eggelaar, Founder en Managing Director van SuccessDay, “moet een organisatie een werkatmosfeer scheppen die aansluit bij de behoeften van haar medewerkers, in de breedst mogelijke zin. Een sfeer die er dus voor zorgt dat werknemers tevreden blijven met de werkomstandigheden en hun ontwikkelingsmogelijkheden, maar ook met de work-life balance en de klanten waarvoor de organisatie werkt.”

Dat klinkt evident, maar dat is het blijkbaar niet. “Liefst 42% van de werknemers die hun werkgever verlieten, geven aan dat hun manager of organisatie iets had kunnen doen om te voorkomen dat ze hun baan opzegden. Het cijfer komt uit recent onderzoek van Gallup naar Amerikaanse werknemers, maar de vaststelling is toch tekenend. Bedrijven reageren vaak te reactief én te rigide op veranderende behoeften van hun medewerkers om optimaal te kunnen presteren. Dat zagen we tijdens de coronapandemie, en dat zien we nu nog steeds.”

“Natuurlijk verschilt dat wel van industrie tot industrie”, gaat Sophie Jansen, Senior HR-projectmanager bij SuccessDay, verder. “Maar we zien dat over het algemeen de nadruk heel erg ligt op mensen rekruteren en onboarden. Niet op het behouden van medewerkers.” “Dat klopt”, haakt Bas weer in. “De meeste bedrijven reageren pas wanneer de retentie te laag is of wanneer medewerkers vertrekken die echt cruciaal zijn voor de organisatie.”

Hoe pak je het dan wel aan?

David Myers, Business Development Lead bij SuccessDay

“Daarvoor bestaan enorm veel retentiestrategieën”, vertelt David Myers, Business Development Lead bij SuccessDay. “In onze organisatie ligt de nadruk bijvoorbeeld sterk op ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers. We bieden hen ook ultieme flexibiliteit om hun werk zelf te regelen. Tegelijkertijd ondersteunen we hen ten volle. Zo hebben ze onbeperkt toegang tot een externe coach. Doorheen het jaar houden we zelf ook continue check-ins met onze mensen, over hoe we hen gelukkig houden en daardoor optimaal laten presteren.”

Niet alleen creëert SuccessDay met die aanpak de juiste werksfeer voor een hoge retentiegraad. Als een organisatie over de nodige data beschikt, onder meer geput uit continue performancegesprekken, wordt het mogelijk om het risico op een lage retentie niet alleen vandaag te zien, maar ook te voorspellen met AI. Nu al ten dele, binnen vijf jaar zeker. Dat is echt wel dé trend op vlak van HRIT-systemen. Zodat organisaties niet langer enkel op een lage personeelsretentie reageren, maar er ook op anticiperen.

Wat kan AI dan precies voorspellen?

“Alle grote HCM-tools (Human Capital Management, nvdr.) experimenteren volop met artificiële intelligentie”, aldus Sophie. “Zo heb je vandaag al tools die in staat zijn data uit meerdere engagement surveys te combineren, en op basis daarvan retentietrends te voorspellen. Bredere HCM-tools combineren surveydata met bijvoorbeeld historische gegevens over verloop en ziekteverzuim binnen de afdeling, of met manueel ingevoerde data in het kader van performance management, voor nog accuratere voorspellingen. In welke richting evolueren de prestaties van een medewerker? Met hoeveel ziekteverzuim kampt een afdeling? In hoeverre zien we er al een lagere retentiegraad? En aan wie moet je dus meer aandacht besteden om te voorkomen dat die persoon vertrekt? AI voorspelt het, veel sneller dan de mens. Het is aan de mens om die resultaten dan op de juiste wijze  te interpreteren.”

“Zulke voorspellingen laten de organisatie toe om proactief actie te ondernemen, vooraleer het personeelsbehoud erop achteruitgaat”, vervolgt Bas. “Begrijp me niet verkeerd: de manager speelt nog altijd de belangrijkste rol in de strijd voor een hoge retentie. Maar AI helpt de manager te begrijpen wat er in zijn team gebeurt, met inzichten en adviezen.”

AI kan wel maar betrouwbare voorspellingen over retentie doen als de basis goed zit. Wat is daarvoor nodig?

“Over de juiste data beschikken, verkregen via optimaal performance– en engagement management waarmee je op elk moment begrijpt hoe het zit met het functioneren en de ontwikkeling van een medewerker”, aldus Bas. “Managers nemen het beheer van hun mensen er vaak bij, terwijl dat eigenlijk hun enige taak is: hun team gemotiveerd houden en naar een hoger niveau tillen.”

Het begint dus met de juiste HR-processen op touw zetten. Met de juiste gesprekken voeren, op de juiste momenten in de verschillende employee journeys binnen je organisatie. Bas: “Bij SuccessDay brengen wij daarom altijd eerst die journeys in kaart. Daarna spitten we tijdens workshops met de organisatie uit hoe een medewerker zich doorheen die journeys moet voelen, en wat daarvoor nodig is. Zo ontwikkelen we één strategie om medewerkers te behouden. Vervolgens voeren we processen in om medewerkers op de cruciale punten tijdens de journeys op te volgen. Transparant, zodat iedereen de processen makkelijk volgt, en uniform, zodat iedereen er de nodige gestandaardiseerde data mee vergaart, in de juiste HCM-software. Gestandaardiseerd, zodat AI er analyses op kan uitvoeren.”

Sophie Jansen, Senior HR-projectmanager bij SuccessDay

“Het beste kies je dan een breed HCM-pakket dat je hele talentmanagement-framework omvat. Waarmee je dus alle HR-processen ondersteunt die de organisatie kent om medewerkers te vinden, te ontwikkelen en te behouden. Doordat één HCM-oplossing werving, learning & development, successie, engagement en retentie ondersteunt, gecombineerd met compensation & benefits, voer je een coherent HR-beleid en kan AI maximaal alle beschikbare data combineren en samen analyseren voor optimale voorspellingen”, aldus Sophie.

Maken veel bedrijven hier al werk van?

Bas: “Sommige grotere corporates zetten er zeker al stappen in, maar bij bedrijven van 1.000 tot 10.000 medewerkers is er op dit vlak nog heel veel werk aan de winkel.”

“Veel HR-afdelingen noemen zich businesspartner, terwijl weinigen dat nog echt zijn”, merkt Sophie op. “Echt snappen wat de organisatie drijft, wat de bedrijfsstrategie inhoudt en daar het HR-beleid en de technologie op afstemmen, dat doen er nog veel te weinig. Zeker naar retentie toe. Nogmaals: de focus ligt vaak te veel op talenten binnenhalen. Soms de verkeerde talenten, die dan relatief snel weer vertrekken, terwijl er ook voor talent matching AI-tools bestaan, zoals Match Score van Eightfold. Het huis bouwen is blijkbaar vaak interessanter dan het huis onderhouden.”

Waarom is dat zo?

“Het is zoals in de liefde”, reageert Bas. “Als jong koppel stuur je elkaar vierhonderd berichtjes per dag, na twintig jaar doe je dat vaak niet meer. Zo vergaat het ook werkgevers en werknemers. HR kan dan wel pushen dat manager en medewerker elkaar niet drie keer per jaar, maar wel continu moeten spreken, maar dan moeten beiden daartoe gemotiveerd zijn. Uiteindelijk moet het van de mensen zelf komen. Ook van de medewerker trouwens. Als die een gesprek wenst, moet hij dat vragen.”

De drempel om in de nodige technologie te investeren, ligt dan nog hoger. “Ik heb zelf in grote corporates gewerkt en als iemand wegging, was de eerste reactie altijd: we moeten iemand nieuw aannemen. Niemand vroeg zich af waarom iemand vertrok. Niemand wist ook precies hoeveel een lage retentie kostte. Wel, dat is wat HR-professionals vaker in kaart moeten brengen. Dat argument blijft veel meer hangen dan ‘we moeten proactief inzetten op skills’.”

“En maak het rondje af”, vult Sophie aan. “Gaat er toch iemand weg, hou dan een exit-interview met die persoon en doe iets met de data die je uit dat gesprek verkrijgt.”

Hoe gaan bedrijven aan de slag?

“Denk eerst goed na over waarom de retentie laag is”, raadt David aan. “Eventueel al meteen met een externe partner, die mee kan reflecteren. Niet alleen brengen we inzichten en benchmarks mee vanuit andere industrieën en bedrijven, we weten ook als geen ander wat de nieuwe en huidige technologieën te bieden hebben.”

En als de why duidelijk is, pak je de how aan. “Dan stel je een business case op: welke kwesties liggen aan de grondslag van de lage personeelsretentie, wat brengt het op als we dit oplossen, en hoe helpen AI en technologie daarbij? De HR-afdeling bekleedt de perfecte positie om met AI-toepassingen te experimenteren, gezien die enkel interne klanten heeft. En technologie maakt vandaag heel wat mogelijk om een lage retentie te voorkomen. Maar dan moeten bedrijven wel end-to-end over de employee journey nadenken en de datahuishouding op orde krijgen.”

SuccessDay was sponsor van het Executive Forum 2024.