9 adviezen van CFO’s voor een optimale order-to-cash

Met stijgende grondstofprijzen en loonindexeringen staat de financiële gezondheid van bedrijven hoog op de agenda. En dus is het invorderen van onbetaalde facturen belangrijker dan ooit. Maar hoe maakt u daar werk van, zonder dat de kosten de baten overstijgen? Een rondetafelgesprek tijdens de CFO Day 2023 legde negen zeer concrete adviezen bloot. 

Maar eerst: hoe erg is het eigenlijk gesteld met de onbetaalde facturen in ons land? Invorderingsexpert la-on geeft te kennen dat de druk de voorbije maanden bij heel wat bedrijven toenam. Tijdens de coronacrisis viel het nog goed mee, maar vandaag moet de invorderingsexpert bijvoorbeeld veel langere afbetalingsplannen toestaan. 

Bij de gesprekspartners aan tafel daarentegen lijkt de impact momenteel nog mee te vallen. Een sociaal secretariaat kent vooral internationaal problemen met onbetaalde b2b-facturen. Een bouwgroep riskeert hoofdzakelijk om als onderaannemer betalingen mis te lopen omdat de hoofdaannemer failliet gaat. Iedereen aan tafel kent de problematiek van onbetaalde facturen wel. Maar écht grote problemen ermee? Hoge jaarlijkse kosten voor gerechtsdeurwaarders? Dat alles blijft al bij al beperkt. Meerdere gesprekspartners moesten nog nooit een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Hoe slagen ze daarin? En hoe innen ze alsnog onbetaalde facturen zo efficiënt mogelijk, zonder dat de kosten te groot worden? Tijdens het gesprek kwamen negen concrete adviezen naar voor. 

1. Kijk kritisch naar de solvabiliteit 

Over het eerste advies hoeven de deelnemers aan de rondetafel niet lang na te denken. U weet maar beter op voorhand hoe gezond potentiële klanten financieel zijn, vooraleer u eraan levert. “Voor alle klanten doen we een analyse van de solvabiliteit, waarna ze aangepaste kredietlimieten toegekend krijgen”, vertelt de CFO van een groothandel in elektrisch materiaal. “Om een eerste indicatie te krijgen van hoe gezond een onderneming financieel is, kan je ook nagaan welke ratio ze krijgt van kredietverzekeraars”, gaat een serieondernemer verder. De vraag is dan alleen of de ratio’s wel altijd terecht toegekend worden. Daarover zijn er twijfels aan de tafel. “Zo worden wij als junk bestempeld,” aldus de CFO van een industrieel distributeur, “omdat we heel weinig eigen vermogen hebben en heel veel vreemd vermogen. Maar we worden gefinancierd over de groep heen.” 

2. Vraag een waarborg of voorschot van uw klant

“Om cashflowproblemen te voorkomen, kan je ook eisen dat je klant een (bank)waarborg voorlegt of een voorschot betaalt”, vervolgt de CFO van de groothandel in elektrisch materiaal. “Met die vereiste heb je ook een hefboom in handen om een actueler zicht op de financiële situatie van de klant te krijgen. Je spreekt dan af om niet meer op voorschot te leveren van zodra het bedrijf recentere cijfers kan voorleggen”, licht de serieondernemer toe. “Let wel, dergelijke afspraken moeten altijd wederkerig zijn”, waarschuwt Paul Cools, Partner bij la-on. 

3. Maak uw interne flow lean en automatiseer 

Om tot een goed functionerende order-to-cash te komen, moet ook je interne flow vlot verlopen. “Daarvoor dienen je bedrijfsafdelingen en IT-systemen goed met elkaar te communiceren. En dat is iets waarmee vele ondernemingen vandaag nog worstelen”, aldus Paul Cools. “Het vergt dan ook tijd om dit op orde te krijgen.” 

Eenmaal de interne flow vlot stroomt, kan u de verschillende stappen van order-to-cash automatisch laten verlopen. Van de facturatie tot de diverse aanmaningen en daar voorbij. Cruciaal is wel dat de gebruikte data correct zijn, zodat al de communicaties naar de klant steeds de juiste gegevens vermelden. Het juiste adres, de correcte betalingstermijn, … 

4. Wacht niet tot de betaaltermijn verstrijkt 

Een vierde opmerkelijk advies aan de gesprekstafel: waarom zou u wachten tot de betalingstermijn verstreken is om daarover te communiceren? “Je kan ook al op voorhand verwittigen dat de vervaldatum nadert, zonder het expliciet een reminder te noemen. Bij consumenten of kleinere b2b-klanten kan dat zeker het gewenste effect hebben”, aldus een van de CFO’s. Bij grotere klanten helpt het mogelijk ook, merkt de CFO van een bouwbedrijf op, maar dan moet u persoonlijk contact opnemen. 

5. Ga op zoek naar een luisterend oor 

Persoonlijk contact doet altijd wonderen, ook als de factuur vervallen is. Ofwel belt u debiteuren op (niet mailen), ofwel zit u er fysiek mee samen. “Daarbij leg je dan een dading voor, zodat het niet tot een rechtsgeschil hoeft te komen. Waarop ze vaak zeggen dat ze zelf ook die aanpak willen volgen (lacht)”, aldus de serieondernemer. 

Een CFO vertelt: “Vroeger belde ik als laatste stap, waar we automatisch te kennen gaven dat we de invordering uit handen zouden geven aan een externe partner. En dat ze ons er dan ook niet over moesten contacteren, want dan zat het extern. Dat trok de debiteur erg dikwijls over de streep.” 

De vraag is alleen of u uw mensen voldoende incentives kan bieden, om zich zo voor het debiteurenbeheer in te zetten. Volgens dezelfde CFO was dat alvast niet moeilijk. “Alles wat niet betaald raakte, trok ik van de bonussen van het salesteam af.” “Of je accepteert de KPI van de sales pas als de betalingen binnen zijn”, gaat de industrieel distributeur verder. Dat motiveert ook. 

6. Draai de kraan tijdelijk dicht 

Levert u als bedrijf rechtstreeks aan eindgebruikers? Dan kan u altijd de kraan tijdelijk dichtdraaien, als laatste drukkingsmiddel, merken meerdere gesprekspartners op. Uw software-as-a-service een tijdlang niet meer bieden bijvoorbeeld. Als logistiek bedrijf de stock niet leveren. Het attest voor de premie pas bezorgen als de factuur voor geïnstalleerde zonnepanelen betaald is. Of bewarend beslag laten leggen op roerende of onroerende goederen van de schuldenaar. 

Natuurlijk spelen hier soms ethische bezwaren. Zo was een van de CFO’s aan tafel ooit verantwoordelijk voor de implementatie van het debiteurenbeheer bij een zorginstelling voor ouderen. “Daar mag je uiteraard niet zomaar de elektriciteit van bewoners afsluiten, als drukkingsmiddel. Met zoiets wil je ook niet op de voorpagina van de krant komen.” 

7. Besteed het invorderen uit 

“Vooral in een b2c-omgeving bestaat de kans dat je de invordering van onbetaalde facturen uiteindelijk uitbesteedt. Naar een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder en uiteindelijk zelfs een advocaat. Drie externe partners die allemaal moeten verdienen op bedragen die in de b2c-wereld vaak heel klein zijn”, legt Paul Cools uit. U bent dus maar beter zeker dat die kosten de baten niet overstijgen.  

En vooral de gerechtsdeurwaarderskosten kunnen de pan uit swingen, zeker bij b2c. “Uit een studie van la-on bij een erg grote klant in 2017, bleek de kost voor deurwaarders in 85% van de gevallen zelfs groter dan de initiële schuld van de debiteur. Dus zetten we vandaag vooral in op een minnelijke fase. Slechts 7% van de gevallen komt uiteindelijk nog voor de rechtbank.” One process, one partner, waarbij één externe partij het volledige invorderingstraject stevig in handen neemt, heeft daarom de voorkeur. 

8. Schat goed in of een gerechtelijke procedure wel rendabel is 

Als u gerechtelijke stappen zet, nemen de kosten voor de invordering stevig toe, terwijl u een sprong in het diepe waagt. Er is namelijk heel wat onzekerheid aan verbonden, net als een groot prijskaartje. U schat dus maar beter eerst goed in welke dossiers gebaat zijn bij gerechtelijke stappen en welke niet. 

Paul Cools: “Om die onzekerheid te verkleinen, gelooft la-on heel erg in doorgedreven statistische analyse. In 2017 ontwikkelden we dan ook een algoritme om het succes van een gerechtelijke invordering te kunnen voorspellen. Het algoritme analyseert de beschikbare data en de solvabiliteit van de debiteur, waarna het berekent wat de kans is dat een gerechtelijke procedure een goede uitkomst oplevert.”

Bovendien start la-on enkel gerechtelijke procedures als ze weten dat de wanbetaler überhaupt kan betalen. En als het ethisch goed zit: een alleenstaande ouder wordt niet gedagvaard.

9. Stel als onderaannemer een rechtstreekse vordering in 

Werkt u als onderaannemer in de bouw en betaalt de hoofdaannemer u niet voor uw verrichte prestaties? Dan mag u tot een rechtstreekse vordering overgaan, volgens art. 1798 van het Burgerlijk Wetboek. Het klinkt op zich als een goede oplossing, om niet meegesleurd te worden in het faillissement van een hoofdaannemer.

En toch vorderen slechts heel weinig bouwbedrijven rechtstreeks, horen we tijdens het rondtafelgesprek. “Want als iedere onderaannemer dit doet, duw je de hoofdaannemer nog dieper in het nakende faillissement”, aldus de CFO van het bouwbedrijf. “Bovendien schop je dat bedrijf dan tegen de schenen”, vult de CFO van een andere bouwonderneming aan. Wat samenwerking in de toekomst kan bemoeilijken, als het toch niet failliet is gegaan.

la-on was partner van de CFO Day 2023.