‘Als bedrijven al een debiteurenproces hebben, is dat veel te gefragmenteerd en ondoorzichtig’

Elke ondernemer wordt graag op tijd en correct betaald voor zijn geleverde prestaties, dat is niet meer dan normaal. Tegelijkertijd wordt ongeveer elk bedrijf in ons land wel eens geconfronteerd met slechte betalers en dubieuze debiteuren. Hierdoor staat er in ons land zo’n 7,4 miljard euro aan onbetaalde facturen open. Het interne debiteurenbeleid stroomlijnen én beroep doen op technologische hulpmiddelen moet daarom voor ondernemers een prioriteit worden, zeggen Paul Cools en Kim Wybo van het gespecialiseerde advocatenkantoor la-on in Antwerpen.

Met een licentie Transportrecht op zak begon Paul Cools la-on in de haven van Antwerpen, in 1992. “Een beetje opportunistisch, want daar zat op dat moment nog geen enkele advocaat”, lacht hij. “De focus lag toen ook nog helemaal niet op debiteurenbeheer. Dat is er pas gekomen nadat enkele cliënten mij vroegen of ik daar voor hen eens een paar dossiers over wou opvolgen. Na die eerste dossiers werd het mij snel duidelijk: de nood om debiteurenbeheer op een goede, professionele manier aan te pakken, was – toen al — gigantisch.”

Als het al gebeurde, was het debiteurenbeheer in veel ondernemingen een bijzonder ambachtelijke aangelegenheid, schetst Paul de situatie. Papieren facturen werden handmatig geklasseerd en op den duur wist niemand nog of ze al dan niet betaald waren. Bovendien verliepen contacten met slechte betalers vooral via (onbeantwoorde) brieven en mails. “We hebben hier soms ook wel een beetje het gevoel dat debiteurenbeheer voor veel CFO’s niet echt prioritair is”, zegt Kim Wybo, partner bij la-on. “Dat is opmerkelijk. Waarom dat precies zo is, weten wij ook niet goed. Vaak is er geen tijd, zijn er geen mensen voor beschikbaar of het wordt wel gedelegeerd maar niet goed opgevolgd. Dikwijls zijn bedrijven ook zo druk bezig met de dagelijkse beslommeringen dat het verwaarloosd wordt. Je ziet dan bijvoorbeeld facturen die pas maanden na bepaalde werken worden uitgestuurd of betalingen die ergens in een ringmap opgezocht moeten worden.”

Cash(flow) is king

Nog altijd wordt in ons land ongeveer één op de tien facturen pas negentig dagen na vervaldatum betaald (en vaak zelfs helemaal niet). Dat blijkt uit de betaalbarometer die het handelsinformatiekantoor Graydon regelmatig publiceert. Voor de betrokken ondernemingen kan dat rampzalige gevolgen hebben. “Heel veel faillissementen in ons land zijn niet te wijten aan overmatige schulden, maar aan een rammelende cashflow”, zegt Paul. “En zelfs als dat niet tot een faillissement leidt, zitten daar soms heel vervelende consequenties aan. Banken die geen kredieten willen toestaan bijvoorbeeld, omdat er zo veel openstaande inningen op de balans staan. Vaak laten bedrijven het ook zo ver komen omdat ze niet op tijd durven ingrijpen, uit angst om een klant te verliezen.”

Zelfs in grotere bedrijven is heel het debiteurenproces vaak totaal niet gestroomlijnd of geautomatiseerd, weet Kim. “Niemand weet wie rappels moet uitsturen en dus gebeurt het niet of veel te laat. En uiteindelijk moet de bedrijfsleider dan zelf bellen, als het kalf al half verdronken is. Soms leidt dat tot echte eye openers: bedrijven die twee miljoen omzet draaien, maar, bijna zonder dat ze het zelf beseffen, met een half miljoen aan onbetaalde facturen zitten. En dus eigenlijk virtueel failliet zijn.”

“Als er al een debiteurenproces is, is dat vaak ook zeer gefragmenteerd en totaal niet doorzichtig”, pikt Paul in. “Sinds de digitaliseringsgolf heeft elke afdeling in het bedrijf zijn eigen pakket: een CRM-pakket, een accountingpakket, een Salesforce, noem maar op. In een debiteurenproces moeten die plots allemaal met mekaar gaan communiceren en daar loopt het dikwijls compleet in de soep. Zorg dat die data doorstroomt, stroomlijn dat en zorg dat er een gemakkelijk te managen flow ontstaat. Wij noemen dat connecting the dots.”

Hopeloze zaak

Opmerkelijk: procederen om hardnekkige wanbetalers tot betaling te dwingen, is vaak een hopeloze zaak, geven ze bij la-on grif toe. Paul: “Wanneer facturen onbetaald blijven, wordt ten langen leste een incassobureau ingeschakeld. Dat geraakt er niet door en geeft alles in handen van een deurwaarder. Uiteindelijk komt het dossier voor de rechtbank waardoor je op het einde dus met drie, vier partijen zit die hun geld moeten verdienen aan een onbetaalde factuur van een paar honderd euro. En dan nog is de kans op succes laag. In 85 procent van de gevallen kost de deurwaarder meer aan een bedrijf dan de openstaande schuld van de klant. Een deurwaarder heeft niet liever dan dat een debiteur pas op het allerlaatste moment betaalt, want dan heeft hij vier akten kunnen betekenen. Dat is in se ook niet de schuld van die deurwaarder, dat is het kostenmodel van de schuldenindustrie dat pervers in mekaar zit.”

Nochtans is de perceptie van veel bedrijven dat ook advocaten in debiteurenkwesties graag en in groten getale naar de rechtbank trekken. Wat la-on betreft, klopt dat alvast niet, benadrukt Paul. “Wij blijven het liefst uit de rechtbank weg en proberen zo vaak mogelijk tot een minnelijke schikking te komen. Tot een jaar of vijf, zes geleden stapten we, na de minnelijke fase, in 50 à 60 procent van de gevallen naar de rechter. Nu is dat hoop en al 5 à 6 procent. Dat komt grotendeels door een eigen algoritme dat wij ontwikkeld hebben en dat de afloop van een rechtszaak tegen een wanbetaler kan voorspellen. Dat algoritme verzamelt data rond verschillende parameters en schat zo in of een rechtszaak de moeite loont. Duikt de debiteur bijvoorbeeld wel vaker op als slechte betaler? Heeft hij ooit al in een afbetalingsplan gezeten en is dat succesvol afgerond? Heeft hij of zij een postbusadres? Wat is zijn of haar woonplaats? Wat is de gezinssamenstelling? We kunnen daaruit verbazingwekkend accurate voorspellingen doen.”

GDPR

Het algoritme werd door la-on gebouwd in samenwerking met een docent van de Universiteit Antwerpen en rekent, zoals alle algoritmes, op zo veel mogelijk data. Het model wordt voortdurend verfijnd en bijgewerkt en het zorgt er ook voor dat, in de steeds zeldzamere gevallen dat er toch geprocedeerd wordt, de slaagkans van die zaken drastisch hoger ligt dan vroeger. “Met particulieren heeft het model het moeilijker, simpelweg omdat je daar met beperkingen zit als de GDPR en er dus minder data voorhanden is”, zegt Kim. “Bij bedrijven is dat gemakkelijker omdat je je bijvoorbeeld op beslagberichten of jaarrekeningen kunt baseren die eenvoudig beschikbaar zijn.”

De onoplettende lezer zou nu kunnen denken dat la-on met zijn algoritme dief is van zijn eigen portefeuille. Maar dat ontkent Paul eveneens met klem. “De manier waarop er met debiteurenbeheer wordt omgegaan, is gewoon niet houdbaar. Bedrijven moeten enorm veel deurwaarders- en gerechtskosten betalen zonder dat de schulden worden geïnd. Vanaf het moment dat iedere CFO beseft dat een gerechtelijke invordering maar in 15% van de gevallen rendabel is, zal het debiteurenbeheer veel rationeler en efficiënter verlopen. Bovendien heb je aan de andere kant de schuldenaars die steeds dieper in de put geraken. Er moet dus iets veranderen. Dat beseft ook de wetgever en als extern adviseur voor het Federale kabinet Justitie probeer ik mee die tanker te keren. Trouwens: we helpen nu ook onze klanten om hun klantenselectie te verbeteren: als je aan het begin van de rit betere klanten hebt, heb je aan het einde van de rit minder problemen.”

La-on is partner van de CFO Day 2023 en faciliteert er een rondetafel over het lean maken van het order-to-cash-proces. Interesse om deel te nemen? Inschrijven kan nog!