‘Flexibiliteit is fijn voor de werknemer, maar een uitdaging voor de compliancy’

Voor een CFO was het beheren van reis- en onkosten lang een zaak van bonnetjes en tijdige terugbetalingen. In zijn 20 jaar in ICT zag Pino Spadaro, Head of SAP Concur, gaandeweg een nieuw spoor ontstaan voor CFO’s en CHRO’s. “Met de onkostendata in de cloud kan je werknemers het leven een pak makkelijker maken of hen indien nodig zeer snel helpen.”

U bevindt zich op het boeiende kruispunt tussen onkostenbeheer, cloud, finance en HR. Hoe bent u daar terechtgekomen?

Pino Spadaro: “In de voorbije twintig jaar ben ik actief geweest in uiteenlopende delen van de ICT-sector, maar als je me vraagt naar mijn specialiteit, dan ligt mijn hart bij het spend management. Na Tulip Computers vanaf eind jaren ’80 werkte ik voor Unisys en IBM om in 2014 bij SAP aan de slag te gaan met een focus op de cloudoplossingen. Sinds 2018 leid ik SAP Concur, dat zich binnen de diensten van SAP voor het declareren van uitgaven richt op reis- en onkostenbeheer. Het is een domein dat ik doorheen mijn carrière leerde kennen als leidinggevende van inkoopafdelingen. Bij SAP Concur focussen we op de uitgaven van de werknemers en bedenken we manieren om die zo optimaal mogelijk te beheren.”

Hoe uitdagend was 2020 voor iemand die een cloudoplossing voor het beheren van reiskosten aanstuurt?

Pino Spadaro: “Uiteraard liep het gebruik van de software terug voor wat betreft de zakenreizen, maar algemeen liep het declareren van onkosten gewoon door. We hebben ook nieuwe klanten gewonnen die hun declaratieprocessen willen digitaliseren omdat hun werknemers van thuis aan het werken zijn. Telewerken brengt nieuwe uitdagingen met zich mee bij het beheren van onkosten. Dat kan gaan over materiaal dat de werknemer eerst voorschiet en vervolgens declareert, maar het kan net zo goed over verbruiksgoederen gaan. Door het thuiswerken is een nieuwe categorie van uitgaven ontstaan en onze klanten vroegen om hun declaraties aan te passen. We merkten ook dat werknemers best wel kritisch nadachten over de kosten van thuiswerken. Van verwarming en licht tot zelfs koffie bleken mogelijke onkosten bij thuiswerk.”

In welke mate maakt dat de functie van CFO of CHRO complexer?

Pino Spadaro: “Die complexiteit zien we inderdaad in verschillende functies toenemen. Flexibiliteit is voor de werknemer vaak heel fijn, maar voor het bedrijf vergroot het risico vanuit compliance. Zo ontstaat voor de CFO en CHRO een zoektocht naar evenwicht tussen maximale vrijheid zonder te raken aan wat is afgesproken in de bedrijfsregels. Het onkostenbeheer is daar een goed voorbeeld van. Wat uiteindelijk telt, is dat een medewerker zijn werk kan doen op een eenvoudige en efficiënte manier. De evenwichtsoefening bestaat uit het reduceren van de stappen tussen uitgave en terugbetaling enerzijds en compliant zijn anderzijds.”

Wat vindt u als directeur de grootste uitdaging voor de komende jaren?

Pino Spadaro: “Ik vind het zeer belangrijk om in te spelen op de veranderende realiteit op vlak van het klimaat. De klimaatdoeltellingen worden steeds belangrijker voor organisaties en net door de pandemie en de terugval van het reizen hebben veel bedrijven hun CO2-uitstoot gereduceerd. Dat is een opportuniteit en ik zou het mooi vinden om bedrijven te helpen om die reductie vast te houden als de wereld weer opengaat. Vanuit onze organisatie kunnen we helpen door ons te richten op het meten van de huidige uitstoot, het formuleren van CO2-reductiedoelstellingen en die te vertalen naar een passend reisbeleid. Om dat waar te maken, vind ik dat een andere kijk op zakelijk reizen nodig is. Wanneer reis je wel en wanneer niet? Wanneer neem je de trein en wanneer het vliegtuig en welke CO2-uitstoot brengt dat dan met zich mee? Je kan zeer sterk in de details gaan: welke vliegtuigen zijn minder vervuilend, is er een verschil tussen rechtstreekse en indirecte vluchten? Zo’n beleid is essentieel om de CO2-uitstoot te reduceren en ik vind het zeer uitdagend om op basis van concrete informatie richting te geven aan het zakelijke reizen.”

Dankzij onder andere declaraties zit een CFO op een berg interessante data over zijn personeel. Wat kan hij daar volgens u zoal mee aanvangen?

Pino Spadaro: “Veel bedrijven nemen de veiligheid van hun werknemers terecht zeer serieus. De declaraties leveren data op over de plaats waar een werknemer aan het werken is. Stel dat je actief bent in ontwikkelingssamenwerking, dan kan je op basis van data een policy bouwen die de veiligheid checkt van de regio waar je medewerkers heen trekken. Bij standaard zakenreizen van Brussel naar Londen is zo’n zwaar proces, in normale tijden, uiteraard niet nodig. Maar als er toch iets gebeurt in Londen, kan het wel belangrijk zijn om op basis van de onkostendata waarover je als bedrijf beschikt de reisleider te informeren. Trek je het door naar Covid-19, dan kan je bijvoorbeeld ook je mensen via hun smartphone snel informeren als in een bepaald land de geldende coronamaatregelen plots veranderen. Door de gegevens over de zakenreis en de uitgaven die iemand daar doet, weten we vrij nauwkeurig waar iemand zich bevindt en kan je als bedrijf inschatten welke ingrepen en hulp nodig zijn.”

Het is een voorbeeld dat aantoont dat ook privacy meer een issue wordt voor CFO’s?

Pino Spadaro: “Elk bedrijf zal daar op zijn eigen manier mee omgaan, maar we zien wel een trend om steeds minder risico’s te nemen op vlak van privacy. Vroeger zag je dat bedrijven ervoor kozen om hun data op één plaats ter wereld op een server te zetten. Vandaag kiezen steeds meer bedrijven voor een lokale oplossing, met bijvoorbeeld een aparte server voor Europa om te voorkomen dat de data buiten de Europese Unie zouden belanden.”