‘Net door voluit in te zetten op digitalisering van HR worden ondernemingen menselijker en productiever’

“Ondernemingen voelen dat de productiviteit niet is wat ze moet zijn, maar ze kunnen er niet de vinger op leggen. Aan de hand van slimme data maak je de onderliggende pijnpunten zichtbaar, en kan je mensen de juiste tools en ondersteuning bieden om die weg te werken”, aldus Trees Van Gasse en Chris Meersman van Cegid Talentsoft.

Trees Van Gasse en Chris Meersman, sales executives voor Cegid Talentsoft, werkten eerder samen bij SD Worx. Beiden zijn gepokt en gemazeld in de wereld van HR. En beiden zijn even gepassioneerd als het over hun vakgebied gaat.

“Ik ben zelf heel leergierig”, vertelt Trees. “Ik ben bij Talentsoft begonnen omdat ik geloof in de filosofie van de onderneming. De software is ontstaan vanuit de vraag: hoe help je mensen om hun carrière in eigen handen te nemen en uit te bouwen?” Sinds vorig jaar zit Talentsoft onder de vleugels van de Franse speler Cegid.

Softwareschroom

Toch ligt het hart van Trees en Chris bij Human Resource Management (HRM) en de mogelijkheden die het biedt om de productiviteit binnen bedrijven hoog te houden of te maken. “Er is binnen HR vaak nog wat schroom om data en software ten volle in te zetten om het leven van werknemers beter te maken”, geeft Trees aan. “Het gangbare idee is dat HR menselijk moet zijn, en dat software dat ondergraaft. Maar het tegendeel is waar. Net door voluit in te zetten op digitalisering en data wordt HR menselijker, persoonlijker en productiever.”

Technologie ondersteunt verschillende HR-processen en als deze op een juiste manier met elkaar worden gelinkt, maakt dit een wereld van verschil voor werknemerstevredenheid en productiviteit, stellen Chris en Trees. “Dan hebben we het dus niet over pakweg tijdsregistratietools, die door werknemers vaak als controlerend en bedreigend ervaren worden”, benadrukt Chris. “We hebben het over het creëren van waardevolle systemen die mensen bij elkaar brengen en bedrijven echt vooruit helpen.”

Van toeval naar design

Wat HRM vooral doet, is een kader creëren voor menselijke groei. Heb je daar een digitaal systeem voor nodig? Het korte antwoord is ‘ja’. De laatste jaren zien we op heel wat domeinen een verschuiving van by chance naar by design. Dat is niet anders binnen HR. Neem het voorbeeld van evaluatiegesprekken by chance tegenover by design. In de meeste bedrijven kunnen werknemers een gesprek aanvragen met hun leidinggevende, maar is het vaak moeilijk om een moment te vinden. Het kost tijd, energie, en vaak enige frustratie, voor het gesprek effectief plaatsvindt. De kans dat mensen zich op voorhand laten afschrikken en niet aan het proces beginnen, is daarbij groot.

Wat als je alle pijnpunten wegwerkt door een geautomatiseerd proces uit te werken, inclusief communicatie en timing? En daarbij een tool integreert die werknemers toelaat om laagdrempelig een feedbackgesprek aan te vragen, gekoppeld aan de agenda van de leidinggevende? Dankzij evaluatie by design wordt de kans dat het feedbackgesprek doorgaat veel groter. Trees en Chris geven het voorbeeld van de gemeente Evere, die vorig jaar voor het eerst werkte met een gedigitaliseerde evaluatieflow. “20% meer medewerkers tekende in voor een evaluatiegesprek, vulde de bevragingen in, en gaf feedback over de werkgever”, zegt Trees.

Onzichtbare productiviteitslekken

Bedrijven zien niet altijd wat het volle potentieel is van HRM. “We krijgen vaak de boodschap dat er meer dringende zaken op de agenda staan”, legt Chris uit. “Bedrijven gaan ervan uit dat HRM tot het HR-departement behoort, dat het losstaat van de ‘harde’ business. Het is net omgekeerd. Dankzij HRM beschik je over harde cijfers en cruciale informatie, die je een verhelderend beeld geven van de volledige organisatie.” Bedrijven die het lastig hebben, weten vaak niet meteen de vinger op de wonde te leggen. Er is veel dat niet loopt. En daardoor vertrekken waardevolle werknemers, is de productiviteit niet wat die moet zijn, en ligt er grote druk op managers. “Je zit met onzichtbare lekken, waardoor je bakken geld verliest”, zegt Trees. “Maar je weet niet waar die lekken zich precies bevinden. Dat is wat HR-software oplost. Het laat je zien waar je verliest, en stelt manieren voor om gaten te dichten.”

Het HRM-effect

De kracht van HR-software is dat die informatie op verschillende manieren connecteert, om zo een intelligent en menselijk beleid te kunnen voeren. Gaan we even terug naar het vergemakkelijken van evaluatiegesprekken, en de impact die dat kan hebben op de onderneming en de werknemer.

“Er gaan meer gesprekken door, wat betekent dat je over veel meer waardevolle data beschikt om beslissingen te nemen over het HR-beleid”, begint Trees. “Daarnaast heb je veel informatie verzameld over de werknemer zelf. Wat zijn de dromen en ambities, hoe voelt jouw werknemer zich? Die info kan de leidinggevende invoeren in het systeem, en het wordt toegevoegd aan de informatie die de werknemer zelf heeft ingevoerd.”

Daar kan je dan weer heel wat mee gaan doen, gaat Chris verder. “Zo kan een AI-systeem helpen bepalen welke gaten in de skillset van een werknemer ingevuld kunnen worden aan de hand van de juiste training. En zo kan het management gemakkelijker bepalen wie de juiste nieuwe man of vrouw op de juiste plaats kan zijn, en wat die nog moet leren om er klaar voor te zijn.”

HRM-mindset

Als er één ding is wat we moeten onthouden, stellen Chris en Trees, dan is het dat HRM werknemers dichter bij elkaar brengt, ook op afstand en op moeilijke momenten. “De grootste verandering is de mindset”, verklaart Trees. “Als de CEO en andere beslissingsnemers eenmaal mee zijn, is het ongelofelijk hoe snel we het effect van zo’n integratie zien. Dat is het mooie aan onze job.”