‘Op basis van patronen proberen we tot een risico-assessment te komen’

‘A true and fair view’ wordt gebruikt in accounting en financiële rapportering om aan te geven dat de cijfers op een waarheidsgetrouwe en onpartijdige manier worden gepresenteerd, zonder manipulatie of verdraaiing. Het verkrijgen van die juiste cijfers is van cruciaal belang. “Met behulp van technologie en AI kan je een helderder zicht krijgen op leveranciers en hun gedrag”, zegt Iris Lopes, Partner bij SpendLab.

SpendLab is van origine een Nederlands bedrijf en heeft met SpendLab Technology een eigen softwareontwikkelaar die algoritmes ontwikkelt en inzichten haalt uit de boekhouding van bedrijven (via het zogenaamde APRA-platform – Accounts Payable Recovery Analyzer). In die vaak gigantische berg data gaat het bedrijf op zoek naar verkeerde betalingen, dubbele boekingen, foutief ingegeven BTW-percentages, onrechtmatige aanrekeningen of onbekende tegoeden. Hierbij spelen technologieën als AI en machine learning een steeds grotere rol.

“Op basis van patronen proberen we tot een risico-assessment te komen, zowel voor de leveranciers als voor de interne processen van de klant”, zegt Iris Lopes, Partner bij SpendLab. “Wat hebben de eigen procedures gemist? Hoe komt dat? En wat kan eraan gedaan worden? We proberen vooral onbewuste en onbedoelde fouten uit de processen van de klant te halen. Fouten zijn namelijk vaak terug te vinden in elke afdeling van een bedrijf en niet alleen bij de crediteurenafdeling.”

In een klein hoekje

Bij veel ondernemingen die SpendLab voor de eerste keer over de vloer krijgen, heerst het gevoel dat de risico’s zeer goed onder controle zijn en dat de kans groot is dat het bedrijf niks zal identificeren. Die voorspelling blijkt vaak niet te kloppen, zegt Iris. “Fouten zitten heel vaak in een klein hoekje en het is quasi ondoenbaar om ze eigenhandig te ontdekken. Zeker niet bij een administratie met een grote hoeveelheid data, aankoopfacturen en diverse platformen. Ook bij klanten waar we al jarenlang mee samenwerken, blijven we waarde toevoegen door onze periodieke oplevering van inzichten en aanbevelingen.”

Uiteraard is niet elke leverancier van een bedrijf een risico, en gelukkig maar. Over het totaal aantal facturen gezien, zit er op minder dan 1 procent fouten, vertelt Iris. Maar: “Tegelijk zien we ook dat de financiële waarde van die fouten op ongeveer een halve euro tot een euro per factuur aftikt. Opvallend genoeg hebben ook onbekende tegoeden vaak een aanzienlijk aandeel hierin. Dat zijn tegoeden waar het bedrijf nog steeds recht op heeft, maar die niet in de gegevens worden vermeld. We ontdekken deze tegoeden vaak door specifieke patronen bij de leveranciers te identificeren.”

Een miljoen facturen per dag

De technologie heeft het werk van SpendLab een flinke boost gegeven en leidt ook tot veranderingen in de manier waarop het bedrijf zichzelf in de markt zet. “Om uit een miljoen facturen bruikbare inzichten te puren, hadden we vijf jaar geleden zowat drie à vier maanden nodig”, zegt Iris. “Nu doen we dat op één dag. Dat maakt dat er veel meer ruimte gekomen is voor menselijke tussenkomsten. Het pure berekenen laten we over aan geautomatiseerde tools. Onze taak is nu inzichten zoeken, bewijsvoering aanleveren en communiceren met onze klanten. Dat heeft ook zijn weerslag op ons businessmodel. Vroeger werkten we vooral projectmatig, ad hoc. Nu proberen we veel meer een continue relatie met de klant aan te gaan, zij groeien met ons en omgekeerd.”

Aan echt forensische accounting of diepe speurtochten naar fraude waagt SpendLab zich voorlopig niet. “Onze bedoeling is vooral om de onbewuste en onbedoelde fouten uit de processen van onze klanten te halen”, aldus Iris. “Natuurlijk komen we soms rare zaken tegen, van subsidiefraude tot stelende boekhouders, maar dat is niet onze focus. Wij zijn vooral het verlengstuk van de afdeling Accounts Payable. Als het misgaat, zijn zij heel vaak het zwarte schaap in het bedrijf. Terwijl we zien dat fouten ongeveer in elke afdeling hun oorsprong kunnen vinden.”

SpendLab is partner van de CFO Day 2023.