Een centrale tool voor heel de HR-afdeling

Het HR-departement van DEME stond begin 2020 voor een stevige klus: het implementeren van een compleet nieuwe, allesomvattende softwaretool. Het ging ervoor te rade bij het onafhankelijke HRIT-consultancybedrijf SuccessDay. Hoe werd die operatie aangepakt? Wat waren de uitdagingen? En hoe kijken Change Manager Adelheid Vanhecke van DEME en Managing Director Bas Eggelaar van SuccessDay er vandaag op terug? Dat gingen we hen vragen.  

Na twaalf jaar AX was iedereen op het HR-departement van het marine engineering-bedrijf DEME het erover eens: 2021 zou het jaar worden waarin het bedrijf een meer toekomstbestendige HRIT-software zou installeren. Er moest een tool komen die HR mee op het IT-niveau van de andere departementen zou trekken. “DEME is een heel innovatief bedrijf waar zo ongeveer iedereen van spitstechnologie gebruikmaakt, maar HR liep achter”, vertelt Adelheid. “Om een idee te geven: managers hadden bijvoorbeeld zelf geen toegang tot cv’s van kandidaat-sollicitanten, die werden via de rekruteerder nog per mail doorgestuurd. We wilden ook meer consolideren. Vroeger gebruikte iedereen zijn eigen tool: timesheets, onboarding, planning, operaties, … Dat waren allemaal eilandjes. We wilden graag overschakelen op een globaal platform dat naast puur materiële voordelen ook het imago van de HR-afdeling zou verbeteren en een betere employee experience moest brengen.” 

Om dit in goede banen te leiden, werd het van oorsprong Nederlandse SuccessDay aangetrokken als onafhankelijk ondersteuningspartner. De HRIT-consultants hielden zich onder meer bezig met het projectmanagement en zetten later change managers en functionele businessconsultants (die de brug slaan tussen HR en techniek, data lead en test lead) op de transformatie. “Dat was absoluut een meerwaarde”, aldus Adelheid. “Bij SuccessDay weten ze wat ze doen, ze brengen ervaring en kennis mee en vormen een broodnodige mediator en bruggenbouwer tussen klant en vendor. Alles werd door hen afgetoetst en ze namen ook de praktische besognes op zich, tot en met het inplannen en het notuleren van meetings.”  

Na een intensieve studieronde van de meest courante software op de markt, viel de keuze op het Amerikaanse pakket Workday. Workday biedt een allesomvattende oplossing voor middelgrote tot grote bedrijven waarmee ze salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, HR en personeelsgegevens kunnen beheren. “Vooral de uniforme look and feel en de technische mogelijkheden werden geapprecieerd”, vertelt Adelheid. “Het bleek ook een zeer gebruiksvriendelijk systeem te zijn. Je kunt bijvoorbeeld zelf heel gemakkelijk workflows met toestemmingen of notificaties installeren zonder dat je daar een IT’er voor moet zijn. We kunnen nu veel meer zelf doen. Behalve de pure IT-integraties hebben we veel minder ondersteuning van het IT-departement nodig, waardoor onze doorlooptijden veel korter worden en we zelf prioriteiten kunnen stellen.”  

Overkoepelend project 

Voor DEME was dit trouwens ook het eerste project dat overkoepelend, over de verschillende HR-departementen heen, werd opgezet. “De eerste keren dat we hierover gingen samenzitten, openbaarde er zich voor veel mensen een nieuwe wereld”, lacht Adelheid. “Rekruteerders wisten niet echt hoe de mensen van onboarding werkten, bij onboarding wisten ze niet hoe het er bij aanwervingen of payroll aan toe ging. Met de nieuwe tool moet iedereen samenwerken. Zo krijgt iedereen meer inzicht in waar de andere afdelingen mee bezig zijn en kunnen ze van mekaar leren.” 

Het salestraject voor de nieuwe tool duurde ongeveer vier maanden, vervolgens gingen er nog vijf maanden over tot de eerste configuratie klaar was en nog eens een half jaar tot er end-to-end getest kon worden. Tot slot zijn er vijf maanden uitgetrokken voor de afwerking van de integratie, het verzamelen van data en de voorbereiding op de ‘go live’. “Het initiële traject tussen DEME en SuccessDay duurde vrij lang, maar dat ligt eerlijk gezegd aan ons”, lacht Managing Director Bas Eggelaar van SuccessDay. “Wij willen onze klant graag door en door leren kennen vooraleer we ze adviseren. En dat kost tijd.” 

Juul van Dongen en Bas Eggelaar van SuccessDay.

Bas benadrukt ook dat het implementeren van een HRIT-systeem eigenlijk maar het sluitstuk is van een intensieve voorbereiding. “Voor je met een implementatie start, moet je je structuur, je organisatie en je processen klaar hebben staan. Tijdens de implementatie zelf houden wij ons vooral bezig met de rollen die je als klant zelf moet invullen maar waarvoor je vaak niet de juiste kennis en capaciteit hebt. Denk hierbij aan project- en change management, functionele en technische leads die de brug slaan tussen de lokale (HR-) organisatie en de implementatiepartner. En niet te vergeten: data- en testmanagement. Dat is normaal: voor veel bedrijven is dit iets waar ze maar eens in de, pakweg, tien jaar mee geconfronteerd worden. Het heeft geen zin om dat soort kennis zelf in huis te halen.” 

DEME zelf had de goede reflex om SuccessDay al heel vroeg in hun transformatie te betrekken. Dat maakte het werk voor de consultants van SuccessDay een stuk gemakkelijker. “Vaak worden we pas gebeld als het project de mist in dreigt te gaan”, zegt Bas. “Het implementeren en testen van HRIT-software is iets compleet anders dan bijvoorbeeld een ERP-tool testen. Veel ondernemingen beseffen dat niet.”  

Puzzelen 

Ondanks alle intensieve voorbereidingen waren er ook bij DEME onderweg af en toe enkele struikelblokken. “De coronapandemie was er daar bijvoorbeeld een van”, vertelt Adelheid. “Sommige Workday-consultants zaten in de V.S., in compleet andere tijdzones, wat het praktisch niet altijd evident maakte. Bovendien kwam deze vernieuwing bij veel mensen ook nog eens boven op de dagdagelijkse taken. Het was soms puzzelen om uit te zoeken wie wanneer tijd had.” “Op een gegeven moment hebben we daarom afgesproken dat dinsdag ‘Workday-dag’ was”, vult Bas aan. “Als je dat niet doet, duurt het te lang om iedereen synchroon te krijgen, zeker wanneer je onvoldoende resources kunt vrijmaken. Onderschat de workload niet.”  

En zo zijn er nog wel zaken die, en cours de route, werden geleerd bij DEME. “Er zijn wel wat dingen die we uit heel deze overschakeling meegenomen hebben”, aldus Adelheid. “Een dedicated projectmanager en een duidelijke governance- en projectstructuur zijn bijvoorbeeld onontbeerlijk om zo’n project tot een goed einde te brengen. Ik zou ook iedereen aanraden om op voorhand eerst je processen te documenteren en te delen met elke betrokkene. Je softwarepartner zal je vragen hoe je je workflows graag wil. Je zult gigantisch veel tijd winnen als je dat al weet en je vendor kan je hierbij ook feedback geven als hij weet waar hij aan toe is. SuccessDay kan hierbij trouwens ondersteunen, hun methodiek die dit vooraf realiseert, heet Phase 0. Tot slot: exploreer ook de softwareconcepten op voorhand en zorg dat iedereen dezelfde taal spreekt.” 

Diepere toegang 

Ondertussen is de Workday-tool ruim twee jaar operationeel bij DEME. De tevredenheid ligt in elk geval behoorlijk hoog, zegt Adelheid. “Het is voor ons dé centrale tool geworden, vooralsnog vooral voor de managers. Ook bijvoorbeeld onze payroll-providers zijn er enorm gelukkig mee, omdat ze nu veel diepere toegang krijgen. Voor de werknemers zelf zitten we nog niet aan 100% toegang, daar moeten we nog een paar functionaliteiten bij implementeren om het écht een onmisbare tool te maken voor hen.”  

Wat de toekomst betreft, hebben ze bij DEME dan ook een stevige roadmap opgesteld met heel wat ideeën voor verdere implementaties. “Hoe die er precies zal uitzien, zal afhankelijk zijn van wat de volgende modules worden, maar bijvoorbeeld in benefits kunnen we de tool nog een heel stuk verder integreren. Ook bijvoorbeeld in processen en zeker dan de approval flows zijn er nog heel wat ideeën om zaken te verbeteren en te versimpelen.”  

Dit is een bijdrage van SuccessDay.