‘ESG-rapportering is geen compliance-project, laat dat duidelijk zijn’ 

Nog een jaar en dan is het zover: dan moeten ondernemingen beginnen te rapporteren over hun ESG-inspanningen in een opgelegd framework. Hoe kunnen ze hier een strategisch voordeel uithalen en hoe pakken ze dit best aan? Mario Matthys en Maarten Lauwaert van TriFinance leggen uit. “Sustainability-rapportering wordt moeilijker en complexer dan de implementatie van een boekhoudnorm als IFRS.” 

Mario is Expert Practice Leader Corporate Reporting bij TriFinance en helpt bedrijven bij alle mogelijke rapporteringen waaraan ze moeten voldoen. Financiële en andere. Hij schetst nog even de tijdslijn. “Je moet een goed onderscheid maken tussen de grote beursgenoteerde bedrijven en kleinere, niet-beursgenoteerde ondernemingen. Die eerste groep was al onderworpen aan de NFRD, de Non-Financial Reporting Directive van de EU. Daar is in de loop van de jaren veel kritiek op gekomen, omdat dat veel van greenwashing weg had. Je kreeg dan heel glossy brochures waarin bedrijven alleen praatten over de zaken die goed gingen, maar daar had eigenlijk niemand iets aan. Onder de CSRD-wetgeving (Corporate Sustainability Reporting Directive) moeten zij nu vanaf 2024 data verzamelen om vanaf 2025 te rapporteren. Liefst samen met hun financiële cijfers, een geïntegreerd rapport dus. Dat is zeer dichtbij.”

“Voor de kleinere, niet-beursgenoteerde bedrijven is de CSRD van toepassing als ze twee van de volgende drie criteria overschrijden”, zegt Mario. “Een personeelsbestand van 250 FTE, 20 miljoen euro balanstotaal en 40 miljoen euro omzet. Bedrijven in die situatie krijgen wel een jaartje extra: zij moeten vanaf 2026 rapporteren over de cijfers van 2025. Later komen er nog aangepaste regels voor kleine en middelgrote entiteiten, tegen, naar verwachting, 2028.”

Om een idee te geven: binnen Europa waren er al ongeveer 10.000 ondernemingen onderworpen aan de NFRD. Met de bijkomende criteria worden dat er 50.000. “Voor die categorie bedrijven liggen de regels nu vast”, zegt Mario. “Die moeten nog in nationale wetgeving worden gegoten, waarin nog kleine details kunnen aangepast worden, zoals het formaat waarin je moet rapporteren, maar daar moet je niet op wachten. Iedereen weet vandaag waar hij aan toe is en moet nu echt uit de startblokken schieten.”

Eruit gebonjourd 

En daar wringt het schoentje soms nog weleens. “Er is een categorie bedrijven die ESG-reporting zien als onderdeel van hun DNA”, vertelt Mario. “Die hebben een sustainability team, die hebben doelen uitgezet, die zijn er echt serieus mee bezig. Alleen… dat is een minderheid. Meestal gaat het over beursgenoteerde kleppers die al met NFRD bezig waren en dus al wat ervaring hebben opgebouwd. Pas op: ook zij moeten nog de handen uit de mouwen steken, CSRD is een stuk complexer dan NFRD.
Dan heb je een categorie van bedrijven die weten wat hen te doen staat. Met andere woorden: het bewustzijn is er al. Maar ze moeten er nog aan beginnen. Voor hen begint de tijd nu toch te dringen.
Ten slotte is er een derde categorie van bedrijven die nog compleet nergens staan. Waar de board en/of het management er totaal niet mee bezig zijn of die het onzin vinden. Je zou schrikken welke grote namen daar soms tussen zitten. Soms hoor ik board members zeggen: ‘Dat gaat er nooit door komen’. Voor hen slecht nieuws: het is er al.”

Vooral change management en het creëren van awareness zijn twee grote pijnpunten, aldus Mario. “Als ik met bedrijven praat, is het eerste wat ik zeg: dit is géén louter compliance-project. En dan zie je ze verbaasd kijken, want ‘We moeten toch rapporteren volgens bepaalde normen en objectieven behalen?’ Ja, maar je moet er zélf eerst van overtuigd zijn dat jij, als bedrijf, kunt bijdragen aan een beter milieu, een betere sociale impact en betere governance. En het feit dat je er moet over rapporteren, is eigenlijk maar een noodzakelijk gevolg daarvan. Als dat besef er is, zit je al aan de goede kant.” 

Op termijn zal die mindset zelfs mee je concurrentiepositie bepalen. “Het is de enige keuze, want een bedrijf dat niet meedoet, zet zichzelf eigenlijk buitenspel. Concurrenten zullen die bedrijven langs alle kanten voorbijsteken. We zien nu al dat procurement-afdelingen vragen stellen rond wat je doet om de CO2-uitstoot in te perken, welk afvalbeleid je hebt of hoe je energiemix eruitziet. Dan zwijgen we nog van bijvoorbeeld bankkredieten. Als je over een paar jaar een krediet wil en je voldoet niet aan de ESG-normen? Good luck, zou ik zeggen. Of je betaalt je blauw aan rente.”  

Bel en klepel 

Goed, stel dat je als bedrijf in de tweede categorie zit: je hoort de bel al wel, maar je weet nog niet goed waar de klepel hangt. Hoe begin je dan aan dit traject? “Ik wil niet te veel voor eigen winkel spreken, maar: zoek hulp. Zoek iemand die weet waar de klepel hangt en begin met de basics”, zegt Mario. “Dat is ook het eerste wat ik bij klanten doe: een awareness-sessie van niet meer dan een halve dag. Wat is er? Wat komt er aan? Tegen wanneer? Hoe pak je dat aan? Kort en krachtig. Mensen ervan overtuigen dat dit hun bedrijfsstrategie gaat veranderen. Dat producten misschien duurder worden, maar dat consumenten bereid zullen zijn om die meerprijs te betalen als dat product duurzamer blijkt dan de alternatieven.”  

Een tweede belangrijk concept dat in dit stadium boven komt drijven, is dat van de dubbele materialiteit, legt Mario uit. “Je moet bij al je stakeholders (board, management, personeel, klanten, leveranciers, …) nagaan wat zij belangrijk vinden voor het bedrijf. En dat op een dubbele manier: wat is onze impact op de planeet, mensen en governance? Maar ook: wat is de impact van ESG op ons? En daaruit komen dan de topics die bepalen waarover je gaat rapporteren. Dat kan energie zijn, dat kan CO2 zijn, dat kan welzijn zijn, … Voor elk bedrijf zal dat anders ingevuld worden. En de derde stap is dat je een fit-gap analyse gaat doen. Wat heb je al? En wat heb je nog niet? Want veel bedrijven moeten niet van nul beginnen maar hebben al een basis. Ook al is de basis vaak lang niet volledig.” 

Het echte werk 

Als je die eerste drie stappen zet, ben je al snel een paar maanden verder, zegt Mario. Maar het echte werk begint pas daarna. “Daarna moet je een framework hebben waarmee je echt aan de slag gaat. Stel dat je zonnepanelen op je dak hebt liggen: hoe gaan we precies berekenen welke impact die hebben? Wat betekent dit voor ons? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Naast het opzetten van het framework moet er ook worden nagedacht over hoe we alle data die nodig zijn voor de rapportage gaan verzamelen en beheren. Dat is waar Maarten op de proppen komt.”  

Maarten Lauwaert is Expert Practice Leader Data & Analytics bij TriFinance. “Een van de problemen van data is dat die over het hele bedrijf verspreid zitten”, zegt hij. “Bij Legal, bij Procurement, bij HR, bij Finance, … Iedereen heeft wel iets en meestal in compleet verschillende vormen en formaten. Van een Excel-sheet tot een state-of-the-art software die ooit werd aangekocht. Dus het probleem is eerst en vooral dat je de data moet kunnen verzamelen, maar ook dat je daarna alles consequent moet consolideren en dan rapporteren onder een of andere vorm. In het licht daarvan moeten er uiteraard ook KPI’s opgesteld worden en die moeten gemeten en opgevolgd worden.” 

Bij het verzamelen van data is het een goed idee om met een centraal dataplatform te werken, zegt Maarten. Vaak gaat dit over een datawarehouse of data lake, waar gegevens uit de verschillende afdelingen wordt verzameld. “Wij beschouwen ESG-data eigenlijk gewoon als een nieuw soort data dat een plaats krijgt naast bijvoorbeeld de financiële, operationele en sales rapportering. Bij voorkeur gebruik je de bestaande data-omgeving en het bestaande team om deze nieuwe data te verzamelen en te managen.”

“Dat is veel efficiënter dan opnieuw een nieuwe omgeving of applicatie op te zetten voor de ESG-data. Als een bedrijf nog geen dataomgeving of datateam heeft, kan de ESG-rapportering trouwens een trigger zijn om het volledige dataverhaal tegen het licht te houden en na te denken welke data-architectuur en -organisatie zinvol kunnen zijn om alle rapporteringen tijdig en kwalitatief te kunnen aanleveren.” 

De bestaande architectuur hergebruiken heeft ook het voordeel dat het future proof is. “CSRD is nu een prioriteit, maar er komen nog zaken op ons af”, zegt Mario. “De EU Taxonomy, de due diligence-directieven, vragenlijsten van leveranciers die je moet aanleveren. Goed datamanagement blijft dus belangrijk, alleen duurt het zijn tijd om te implementeren.”  

Het pad verlichten 

Een groot deel van de bedrijven legt de verantwoordelijkheid voor de ESG-rapportering bij hun financiële afdeling. Dat is geen toeval, aldus Mario. “Financiële consolidatie is vaak het enige globale proces waarin data geconsolideerd wordt. Procurement, Legal, HR of Operations… Zij kennen dat soort processen met deadlines niet of toch minder. Finance moet dus het pad verlichten (lacht). Ze kennen de inhoud (nog) niet, maar zijn vaak wel vertrouwd met het rapporteringsproces.”

“Vaak zal een bedrijf geconfronteerd worden met zaken die nog niet in het data lake of datawarehouse zitten, omdat ze er nooit hebben in gezeten of omdat het te duur wordt om ze toe te voegen”, pikt Maarten in. “Een deel van de metrics die je moet verzamelen, is bovendien kwalitatief (tekstueel) en bestaat dus niet uit cijfers. De kans is groot dat verschillende afdelingen die data manueel moeten aanleveren. Die manueel aangeleverde KPI’s zul je dus in diverse afdelingen van de organisatie moeten bevragen, waardoor een opvolging van de captatie en kwaliteitscontrole via workflows nodig is. Om dit proces te ondersteunen, zijn er gespecialiseerde oplossingen op de markt. In diverse CPM-tools zit tegenwoordig een ESG-module die hiervoor geschikt is. Bijkomend voordeel is dat veel bedrijven al een CPM-tool gebruiken voor hun financiële rapportering. Door een bestaande CPM-oplossing uit te breiden met een ESG-module kun je het geintegreerde rapport gewoon opbouwen met financiële en ESG-informatie die al ter beschikking is in de CPM-applicatie.” 

Al die inspanningen monden dan uiteindelijk uit in een geïntegreerd rapport. Of zoals Mario het noemt: de ultieme reporting deliverable. “Zo’n geïntegreerd rapport moet wel bepaalde zaken bevatten. Je moet je hele waardeketen beschrijven, je risico-inschatting, je targets en je acties en je moet natuurlijk de link maken met de financiële cijfers. Als je dat in één applicatie kunt doen, wordt het een stuk eenvoudiger.” 

Wie dus vandaag al een EPM- of CPM-software gebruikt, doet er zijn voordeel mee als die ook ESG-data kan capteren, zodat je maar één omgeving te managen hebt. “Op die manier kun je de volledige procedure procesmatig en datamatig ondersteunen”, zegt Maarten. “Startend van de double materiality analyse, over het bepalen van de KPI’s en het capteren van de data tot en met het bouwen van het geïntegreerde rapport zelf.” 

Naar New York 

Ook bestaande ERP-oplossingen helpen mee om data te capteren. Mario geeft een voorbeeld. “Als een bedrijf in zijn ERP een kost boekt, pakweg een trip naar New York, dan moeten daar data voor gecapteerd worden en eventueel extra velden voor ingevuld worden: hoeveel mijlen werd er gevlogen, met welk vliegtuig, tussenstops, … Op die manier berekent dat systeem automatisch de CO2-uitstoot. Veel zal ook afhangen van hoe je omgaat met je ESG-rapportering, voor sommige nichespelers zullen tools die echt specifiek enkel over ESG gaan ook hun nut hebben.”  

“Je moet vooral een plan hebben over waar je naartoe gaat”, besluit Maarten. “Zowel rond je KPI’s, als rond je technologie. Dat kan ook met een beperkt budget: je hoeft niet alles in een keer te doen, je kunt in stukken werken. Geleidelijk aan, stap voor stap. Maar begin er aan, maak een plan en stel het vooral niet uit.”  

TriFinance faciliteert als partner van het Executive Forum op 11 oktober een rondetafel over de S van ESG.