Rapportering moet sneller, slimmer en actiegerichter

Tijdens een rondetafelgesprek op CFO Day bespraken CFO’s waar het schoentje wringt in finance vandaag: van AI-platformen tot hardnekkige Excel-verslavingen. Wat blijkt? Rapportering moet sneller, slimmer en actiegerichter. En cash is nog altijd king. Lees hoe CFO’s worstelen met compliance, data-integratie en de toekomst van BI – en waarom zelfbediening populairder is dan ooit.

Om het gesprek te stroomlijnen, waren er elf thema’s afgelijnd waaruit de aanwezigen konden kiezen. Nadat alle stemmen geteld waren, werden deze vijf weerhouden: managementrapportering, inzet van AI, business intelligence & dashboards, budgettering en cash management. De intentie was aanvankelijk om elk domein apart te bespreken, maar door de dynamiek aan tafel liepen de vele onderwerpen al snel in elkaar over.

Analyse of compliance?

Afgetrapt werd er met managementrapportering. Een CFO uit de leasingsector merkt op dat rapporten vaak gebaseerd zijn op strategieën die al achterhaald zijn, waardoor ze ad hoc in Excel worden samengesteld. Volgens hem leest bijna niemand die rapporten nog en de echte vragen komen later toch wel. Soms is het zelfs zinvoller om een maandrapport over te slaan en de strategische vertaling grondiger aan te pakken. Hij wijst ook op het risico dat klassieke structuren, zoals de closing table, te veel aandacht geven aan minder belangrijke zaken, terwijl echt relevante KPI’s onderbelicht blijven.
Die mening wordt gedeeld door een CFO uit de bouw- en infrastructuursector, die vindt dat managementrapporten vooral actiegericht zouden moeten zijn, maar in de praktijk zelden tot verandering aanzetten. “Maar heel vaak blijkt dat niet door te dringen”, zegt ze.

Het belang van een goede visualisatie wordt benadrukt door een CFO uit de voedingsindustrie. In haar bedrijf wordt gewerkt met kleurcodes – groen, oranje, rood – waarbij rood meteen gekoppeld is aan concrete actiepunten. In die business met lage marges is snelheid cruciaal, dus wordt een waterfall-analyse gebruikt om de gap tegenover de targets te duiden.
Voor een mobiliteitsbedrijf moet managementrapportage dynamisch en eventueel via selfservice toegankelijk zijn. Maar tegelijk is visualiseren specialistenwerk, zo vindt de CFO. “Wat je waar op een rapport zet, is niet vanzelfsprekend en zelfs cultuurgebonden.” De complexiteit zit volgens hem ook in het modelleren van de data.
Een CFO uit de vastgoedsector voegt toe dat visualisatie essentieel is om trends te herkennen, zeker omdat niet iedereen inzichten haalt uit lange reeksen cijfertjes. “Ik ben overtuigd van het belang van grafieken. Omdat veel mensen de data niet capteren door enkel naar cijfertabellen te kijken. Visualisering is superbelangrijk, ook om bijvoorbeeld trends te herkennen.”

Afwijkingen, provisies en assumpties

De leasing-CFO stelt vast dat grote bedrijven weinig afwijkingen willen zien in budgetten, zelfs geen positieve. In sectoren met veel provisies en assumpties is dat lastig. Rapporteren wat je werkelijk ziet, zou logischer zijn, vindt hij. “Ik heb ook te maken met private equity: zelfde verhaal”, zegt hij. “Die hebben niet graag schommelingen, niet naar boven en niet naar onder. Hoewel naar boven vaak prettiger is dan naar onder (lacht).”
De CFO van het mobiliteitsbedrijf stelt zich ondertussen steeds vaker de vraag of rapporteren niet vooral een kwestie is geworden van ‘hokjes afvinken’. Hij laat soms bewust een maandrapport achterwege om te testen of iemand het mist. “En als niemand ernaar vraagt, moet je ook durven vragen of dit voor hen wel noodzakelijk is. Dan kan ik ook mijn tijd nuttiger spenderen.”

Bij Lucanet merken ze dat sommige klanten soms weken nodig hebben om rapporten op te stellen, die dan intussen alweer verouderd zijn. “Geautomatiseerde, transactionele data-integratie zou dat moeten verhelpen”, aldus Patrick Van Gaelen, Head of Product bij Lucanet.

De mobiliteits-CFO gebruikt Blaze SQL als AI-platform. Hij is enthousiast over de mogelijkheden, maar erkent dat de betrouwbaarheid in het begin een probleem is. Toch helpt het om analyses toegankelijker te maken, ook voor andere afdelingen.

Een CFO uit de voedingsgroothandel beaamt dat de interesse voor klassieke rapportering beperkt is. “De medewerkers die de managementrapportering interessant vinden, kan ik op één hand tellen”, zegt hij. “Mensen doen het liever zelf als een soort selfservice. Je managementrapport stuur je vooral naar je CEO of country manager, maar ook die zal dat niet bekijken als je niet expliciet een meeting of een bespreking hierrond plant.”

Ingewikkeld is goed

Aan tafel ontspint zich een discussie over de relatie tussen BI en managementrapportering. De meningen lopen uiteen. Een CFO vindt het vreemd dat het onderscheid tussen de twee bestaat. Een ander denkt dan weer dat finance de neiging heeft om zaken onnodig complex te maken, terwijl alles uiteindelijk herleidbaar is tot prijs maal hoeveelheid.

De CFO uit de leasesector is het daar niet mee eens. “Stellen dat ‘alles wordt PxQ’ is wel iets te simpel”, zegt hij. “Soms loopt je tijdsperiode helemaal niet gelijk met PxQ. Sommige P’s en Q’s kunnen niet per maand gecapteerd worden. Wij kennen ons definitief PxQ-resultaat pas na vier jaar, maar je kunt geen vier jaar wachten om te rapporteren.” Intussen moet je werken met aannames en toetsbare KPI’s. Dat maakt het proces boeiend, maar ook vatbaar voor discussie.

Diederick Hakkers, Regional Head of Sales Benelux bij Lucanet, wijst dan weer op het gebrek aan integratie tussen verschillende soorten data binnen bedrijven. “Operationele, HR- en salesdata worden zelden effectief gekoppeld aan financiële data. En foute combinaties zijn soms ronduit gevaarlijk.”

Excel, veertig jaar dood, maar springlevend

Ondanks technologische vooruitgang wordt ook aan deze tafel duidelijk dat Excel hardnekkig aanwezig blijft in ondernemingen. De CFO van het bouwbedrijf merkt op dat ingewikkelde, internationale structuren in Excel echter moeilijk beheersbaar zijn. “Wij zitten in een heel projectmatige, complexe business, met verschillende vestigingen, verschillende landen, verschillende activiteiten, veel intercompany-stromen, … Als je dat allemaal afzonderlijk in Excel moet verwerken, mis je coherentie. Als er op een gegeven moment zulk een complexiteit in je bedrijf zit, geloof ik niet meer in Excel. Dan moet je naar een systeem waar je het overzicht kan bewaren, waar je kan simuleren en scenario’s kan laten draaien.”
Aan tafel wordt met lichte ironie gesteld dat Excel al veertig jaar wordt doodverklaard, maar het einde lijkt nog niet in zicht. Lucanet herkent het probleem. Klanten gebruikten Excel vaak voor complexe planningen met tientallen tabs. Maar tegelijk veroorzaakt samenwerking in die bestanden regelmatig problemen door gebroken formules en handmatige fouten.

Cash is king

Langzaam meandert de conversatie aan tafel richting budgetteringen en cash management. Bij de budgettering blijft het klassieke jaarbudget voor velen een belangrijk ankerpunt. De vastgoed-CFO geeft aan dat zijn bedrijf vier keer per jaar forecasts en een budget opmaakt. Belangrijk is daarbij hoe je vergelijkt: met het initiële budget of met de vorige forecast?
Voor veel CFO’s blijft het budget een belangrijk stuurinstrument. Verrassingen zijn toegestaan, zolang er transparantie is. In een farmabedrijf werken afdelingen zelfs met templates en overlegmomenten om de verwachtingen af te stemmen.

Over cash management wordt erkend dat er vaak weinig bewustzijn over is in de bredere organisatie. De omzet en marge worden gemonitord, maar de cash-impact van beslissingen wordt zelden meegewogen. “Er is gewoon heel weinig cash-cultuur”, zegt de CFO van de voedingsdistributeur. “Mensen denken zelden na over de impact op de cash. Ik vind dat soms frustrerend. Er wordt heel veel tijd en moeite gestoken in planning en forecasting, maar cash wordt vergeten.”

Ook in het vastgoed leeft dat. Hoewel cash geen groot probleem is, blijft het cruciaal om betalingsstromen goed te beheren en te rapporteren, klinkt het. “We berekenen ook de DSO (Days Sales Outstanding, nvdr.) voor de meeste klanten. Dat is ook een leertraject.”

Een andere CFO stelt dat in sommige landen cashrapportering verplicht is, wat het belang automatisch verhoogt. Zeker bij financieringen is een cash-forecast onmisbaar.

Wat meteen tot de conclusie van het debat leidt: sales is vanity, profit is sanity, cash is reality. En met die wijze woorden mochten alle disgenoten een hapje gaan eten en netwerken.

Deze rondetafel werd mee mogelijk gemaakt dankzij Lucanet, partner van de CFO Day 2025.