Hoe De Heus Phase 0 benutte voor een soepele workday implementatie

Een succesvolle systeemimplementatie begint met doordachte planning en strategische voorbereiding. In deze case staat de samenwerking tussen De Heus en SuccessDay centraal, met specifieke aandacht voor de sleutelrol van Phase 0 in de voorbereiding op de wereldwijde implementatie van Workday als nieuw HRIT-systeem. Aan de hand van inzichten van Silvian Nanarjain, Group Manager HRIS & Strategic Projects bij De Heus, wordt duidelijk hoe deze voorbereidende fase de fundering legde voor een soepele transitie en duurzame resultaten.

Waarom Fase 0?

Voor De Heus, een bedrijf met gedecentraliseerde HR-activiteiten in meerdere landen, was de behoefte aan een geïntegreerd HRIT-systeem zoals Workday duidelijk. “We zijn redelijk gedecentraliseerd op het gebied van HR IT,” zegt Silvian Nanarjain. “Terwijl prestatiebeheer, talent en leren wereldwijd ondersteund worden, werden de kern HR-functies lokaal beheerd in verschillende landen en niet globaal overzien.”

Om deze problemen aan te pakken, begon De Heus met Phase 0 met twee hoofddoelen:

1. Het begrijpen van de huidige situatie (As-Is): “We moesten de processen begrijpen—hoe ze in verschillende landen worden uitgevoerd, de verschillen, en uiteindelijk hoe we Workday willen structureren,” legt Silvian uit. Deze fase omvatte een uitgebreide mapping van de bestaande HR-processen, het identificeren van variaties, en het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden over de regio’s heen. Het was een cruciale stap ter voorbereiding op de daaropvolgende fasen van de Workday-implementatie.
2. Het definiëren van de toekomstige situatie (To-Be): Naast het begrijpen van de huidige processen, wilde De Heus hun Employee Journeys herzien. “We wilden onze Employee Journeys heroverwegen, zowel vanuit onze visie als vanuit het zakelijke perspectief”, voegt hij toe. Het doel was om een samenhangende en boeiende werknemerservaring te creëren, ondersteund door Workday, met consistentie en afstemming over alle regio’s heen. Deze blauwdruk zou dienen als het wereldwijde ontwerp voor het systeem.

Deze inzichten in de verschillen in proceslengte, betrokken stappen en goedkeuringsstromen over de landen heen, benadrukten de komende uitdagingen in verandermanagement en het waarborgen van een soepele adoptie in de organisatie. “Dit inzicht helpt ons ook om de impact van de verandering te beheren wanneer we Workday implementeren,” merkt hij op.

SuccessDay als strategische implementatiepartner

De beslissing van De Heus om samen te werken met SuccessDay werd beïnvloed door hun eerdere ervaringen met HRIT-implementaties en positieve feedback van andere klanten die Phase 0 hadden doorlopen. “Ik kwam SuccessDay voor het eerst tegen op Workday Rising en Workday Elevate,” deelt Silvian. Hij herkende de waarde van de expertise van SuccessDay in het waarborgen dat het project geen grote ontwerp- of procesgerelateerde problemen zou tegenkomen tijdens de ontdekkingsfase van de Workday-implementatie.

De betrokkenheid van SuccessDay gaf De Heus het vertrouwen dat het project goed voorbereid en strategisch uitgelijnd zou zijn vanaf het begin. “SuccessDay toonde flexibiliteit in het aanpassen van hun aanpak aan onze voorkeuren, en die flexibiliteit is gedurende het hele proces zichtbaar,” merkt Silvian op.

Een fundament van draagvlak binnen HR

Hoewel werknemers niet direct betrokken waren bij Phase 0, speelde de HR-gemeenschap binnen De Heus een belangrijke rol. Deze fase bood een kans voor verandermanagement, waardoor HR-leiders vroegtijdig bij het project betrokken raakten.

Door de HR-gemeenschap te betrekken bij de procesmapping en het ontwerp van de Employee Journey, zorgde Silvian ervoor dat er een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid ontstond bij de HR-leiders. Deze vroege betrokkenheid zal naar verwachting de overgang vergemakkelijken wanneer de daadwerkelijke Workday-implementatie begint. “Deze betrokkenheid zorgt er nu al voor dat HR eigenaarschap voelt over het ontwerp, dat we uiteindelijk aan de business zullen presenteren,” benadrukt hij.

Van voorbereiding naar uitvoering

Naarmate Phase 0 vordert, begint De Heus al de voordelen van dit voorbereidende werk te zien. De samenwerking met de HR-gemeenschap en leidinggevenden heeft gezorgd voor betrokkenheid en gereedheid voor de aanstaande veranderingen. “We streven ernaar om tegen half augustus een formeel moment van goedkeuring en overdracht van SuccessDay naar onze implementatiepartner te hebben, zodat alles soepel verloopt,” deelt Silvian.

Zodra Phase 0 is voltooid, zal de focus verschuiven naar de daadwerkelijke implementatie van Workday. Met Phase 0 als sterke basis is De Heus goed gepositioneerd om vol vertrouwen verder te gaan. “Na Phase 0 gaan we direct door naar Phase 1, wat de daadwerkelijke implementatie van Workday is,” voegt Silvian toe. “Phase 0 stelt u in staat om u te richten op de momenten die er echt toe doen voor medewerkers en ervoor te zorgen dat het systeem hen ondersteunt in plaats van alleen het proces te leiden. In die zin is het van onschatbare waarde om deze fase door te lopen voordat u doorgaat naar de daadwerkelijke implementatie,” concludeert Silvian.

De samenwerking tussen De Heus en SuccessDay onderstreept het belang van een goed uitgevoerde Phase 0 in HRIT-transformaties. Door de huidige processen grondig te begrijpen en zorgvuldig de toekomstige staat te ontwerpen, legt De Heus de basis voor een succesvolle Workday-implementatie. Deze case study benadrukt het belang van vroege voorbereiding, betrokkenheid van stakeholders en strategisch inzicht bij het navigeren door de complexiteit van wereldwijde HRIT-projecten.

Dit is een bijdrage van SuccessDay.