‘Bedrijven onderschatten weleens de impact van dubieuze debiteuren’

Software voor debiteurenbeheer heeft de wind in de zeilen. Steeds meer bedrijven willen immers de vinger zo stevig mogelijk aan de pols houden van het volledige betaalproces van hun klanten. Waarom is dat belangrijk? En welke troeven kan software (en uiteraard: AI) hierbij in de schaal werpen? Frederic Callewaert van Billtrust legt uit. 

Billtrust is een van oorsprong Amerikaans bedrijf dat in 2001 werd opgericht en dat een expert is in het volledige accounts receivable-proces. Vanuit z’n expertise helpt het zijn klanten om, via automatisering, een financiële transformatie te bewerkstelligen. Via het cloudplatform geeft het bedrijven controle over hun volledig debiteurenproces, vanaf het moment dat de e-factuur in de ERP wordt opgesteld tot en met de inning en de betaling ervan.

Dat cloudplatform bestaat uit verschillende modules die op mekaar inhaken, aldus Frederic Callewaert, Account manager bij Billtrust. En die aanpak heeft ook een eenvoudige reden. “Er is een module voor kredietbeoordeling, voor invoicing, voor het stroomlijnen van verschillende betaalkanalen, voor incasso, … noem maar op. We willen daarmee niet alleen het leven van onze klanten vereenvoudigen, maar ook dat van hun debiteuren. Door het die debiteuren, bijvoorbeeld, zo gemakkelijk mogelijk te maken om een factuur te betalen, maar ook om een factuur te betwisten. We zorgen er ook voor dat elke factuur op de juiste plaats en op het juiste moment in de ketting zit. Als er dus voor bepaalde klanten uitzonderingen moeten gemaakt worden, wordt daar ook rekening mee gehouden.”

ROI is king

De markt voor debiteurenbeheer is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid. Die groei wordt vooral gedreven door de toenemende behoefte van bedrijven om hun cashflow te optimaliseren en het risico op wanbetaling te verminderen. “Kijk, voor een CFO is ROI primordiaal”, zegt Frederic. “Een CFO moet met bepaalde inspanningen een bepaald resultaat halen. Als hij of zij die inspanningen kan optimaliseren, bijvoorbeeld door een bepaald aantal FTE’s uit te schakelen, dan helpen we hem bij die missie.”

“Bovendien maakt dit soort software het leven gewoonweg gemakkelijker voor het financieel departement. Zaken als Peppol, bijvoorbeeld, daar anticiperen wij op en we zorgen dat we daar volledig klaar voor zijn. Daar hoef je je als eindgebruiker dus niet al te veel meer van aan te trekken. Of stel dat een bedrijf bijvoorbeeld facturen moet aanleveren op een bepaald specifiek portaal van zijn klant… Welke oplossing moet je dan kiezen? Ook daar helpen we bij. En uiteraard zorgen wij voor een optimalisatie van de DSO (Days Sales Outstanding). Elk bedrijf wil natuurlijk graag dat zijn cashflow zo optimaal mogelijk is en dat er cash op de rekening staat. Hoe minder werk je hebt met het innen van facturen, hoe minder dubieuze debiteuren je hebt, hoe minder je gemiste inkomsten moet afschrijven. Als je met 10% winstmarge 10.000 euro winst misloopt, moet je al 100.000 euro extra omzet maken om dat te compenseren. Laat staan dat je maar 2 of 3% winstmarge hebt. Bedrijven onderschatten dat weleens.”

Rol van ontzorger

Draai of keer het zoals je wilt, maar heel vaak is ook personeelsvermindering een grote motivator voor ondernemingen om dit soort software in te schakelen. Frederic geeft dat ook toe, maar nuanceert meteen ook. “Het kan één van de redenen zijn. Ik denk dat het geen groot geheim is dat goed personeel vinden én behouden vandaag de dag een serieuze uitdaging is voor financiële departementen. Met software heb je die kopzorgen niet: software stapt na een half jaar niet over naar de concurrentie, daar kan je dag en nacht op rekenen.”

“Maar meer nog is onze rol van ‘ontzorger’ doorslaggevend, denk ik. Met een softwareoplossing ben je bijvoorbeeld absoluut zeker dat al je processen compliant zijn, dat is ook een groot aandachtspunt tegenwoordig. Wij hebben ook expertise in huis waar je te allen tijde beroep op kan doen. Stel bijvoorbeeld dat je wil uitbreiden naar Azië. Welke standaarden en formaten zijn daar gangbaar? Je kunt moeilijk van een financieel departement verwachten dat dat allemaal parate kennis is. Bij ons is dat wél zo.”

Honderd miljoen euro

Billtrust moet het in deze markt opnemen tegen zowel grote namen en “alleskunners” als SAP en Oracle, als tegen meer gespecialiseerde bedrijven als HighRadius, Kofax en Serrala. Billtrust mikt daarbij vooral op corporates met minstens honderd miljoen euro omzet en liefst ook bedrijven die veel verschillende klanten hebben en dus heel veel facturen in omloop hebben. “Bij voorkeur zijn dat ook ondernemingen met een ietwat internationale uitstraling, al is die regel ook niet in steen gehouwen”, legt Frederic uit. “Om een paar concrete namen te geven: onder meer Coca-Cola, FedEx, Leaseplan en Heineken maken gebruik van ons platform. Vandaag zijn we in Europa aanwezig in België, Nederland, Polen en Duitsland. België was trouwens het eerste land in Europa waar Billtrust actief werd, meteen gevolgd door Nederland.”

Inzichten uit het platform

Als we het over software hebben, moeten we uiteraard ook kunstmatige intelligentie aanhalen. Het hoeft niet te verbazen dat dit onderwerp hoog op de radar staat van ondernemingen als Billtrust. “Meer zelfs, dat is vandaag de dag niet meer weg te denken”, zegt Frederic. “Gebruikers willen zo snel mogelijk inzichten verwerven uit hun tools, zonder dat ze moeilijke commando’s of programmeertechnieken moeten leren. Copilot-achtige toepassingen, waarmee medewerkers op een heel natuurlijke manier inzichten en aanbevelingen uit het platform kunnen halen, zullen bijvoorbeeld almaar belangrijker worden. Welke inzichten dat zijn? Dat kan enorm breed gaan. Wie van je klanten reageert bijvoorbeeld slecht op aanmaningen? Wat is de top-10 van slechtst betalende klanten van het laatste half jaar? Wie laat een negatieve tendens zien? Waar zit de top-10 van betwistingen? Dat soort zaken.”

Machine learning zal daarnaast ook ingezet worden om bijvoorbeeld inkomende betalingen sneller en nauwkeuriger te matchen met openstaande facturen. Of om patronen in betalingen bloot te leggen. Of om bepaalde debiteuren prioritair te maken op basis van betalingsgedrag en risicoprofiel. Frederic: “Wat in elk geval duidelijk is: dit zijn nog maar de eerste stappen in AI. We staan nog maar aan het begin van een revolutie.”

Op 8 mei organiseert House of Executives, in samenwerking met Billtrust, een exclusieve rondetafel voor CFO’s tijdens onze CFO Day. Het thema van de sessie: optimalisatie van de cash cycle. Bent u nog niet ingeschreven en wilt u er graag bij zijn op 8 mei? Registreer u hier!