‘In tijden van onzekerheid doen we beroep op een sterk kompas’

We kijken met Sandrine Bostyn, Group CFO bij ECS, naar een financiële dienst met veel facetten, waar processen geoptimaliseerd worden door ze eerst grondig te analyseren. Dat is volgens haar de meest stevige basis, of het nu om digitalisering of risicomanagement gaat.

ECS is een Belgisch familiebedrijf gespecialiseerd in geïntegreerde supply chain-logistiek en intermodale transportoplossingen (vormen van transport waarbij de weg vermeden wordt en de trein geoptimaliseerd wordt om een lading van A naar B te krijgen).

Sandrine Bostyn startte er in 2010 als consultant: “Ik heb er het budgetproces en de managementrapportering op punt gezet. Ik voerde ook een interne audit uit op de operationele processen om de cijfers correct te interpreteren en goed in kaart te brengen vanwaar de data komt. Toen de CFO-positie op een bepaald moment openstond, vroeg men mij ze in te vullen op het niveau van de holding.”

Sandrine werd verantwoordelijk voor de afdelingen Boekhouding & Fiscaliteit, Finance Administratie (een brede dienst met onder meer de facturatiedienst, credit control, beheer van claims en beheer van de masterdata van klanten en leveranciers binnen ERP), Controlling en Legal & Insurance.

In 2017 nam ECS 2XL over en werden de ondersteunende diensten (zoals Finance) gecentraliseerd voor de intermodale activiteiten (de kernactiviteit van ECS) en de supply chain-activiteiten (kernactiviteit van 2XL). Sinds vorig jaar is de rol van Groep CFO in Zeebrugge verder uitgebreid met Sustainability, Risk Management en QESH (Quality, Health, Safety & Environment).

Hoe is uw brede financiële dienst georganiseerd? 

Sandrine: “Ons finance-team telt ongeveer 35 medewerkers en dat is constant gebleven, zelfs met een omzetstijging van 200 miljoen euro naar meer dan 500 miljoen gedurende de afgelopen tien jaar. Onze cultuur van ‘continue verbetering’ en de automatisering van onze processen hebben daartoe bijgedragen.

Bij de centralisatie van onze financiële dienst wilden we ook digitaliseren. Voordat een proces gedigitaliseerd wordt, is het belangrijk om het zeer goed te begrijpen, om het correct te structureren en automatiseren. We streven ernaar eerst alles grondig in kaart te brengen en te vereenvoudigen. Dat maakt digitaliseren gemakkelijker. We werken met RPA (robotgestuurde automatisering) en AI-oplossingen. De goedkeuringsflow van facturen verloopt al volledig digitaal, en we zorgen dat onze accountingsystemen up-to-date blijven om gebruik te kunnen maken van nieuwe features en zo compliant te blijven bij nieuwe wetgevingen.”

Hoe navigeert u doorheen tijden van onzekerheid, en wat helpt u daarbij?

Sandrine: “In (deze) tijden van onzekerheid doen we beroep op een sterk kompas: we stellen ons de vragen ‘Waar gaan we heen?’ en ‘Hoe gaan we dat doen?’.

Eens dat duidelijk is voor het management en voor onze medewerkers, dan kunnen we enorm veel als organisatie, ook in tijden van onzekerheid.

Finance draagt bij aan het kompas door de visie en de strategische ambities te vertalen naar een financieel plan voor vijf jaar en door te zorgen dat we de nodige financiering vinden. Kijk, de wind kan bepalen hoe een koers verloopt. Ik vind dat finance de impact van de wind moet helpen identificeren. Als er zich een nieuwe situatie aandient, moet finance flexibel genoeg zijn om zich aan te passen en terug comfort te geven aan de business zodat de strategie kan uitgevoerd worden. Zo heeft de oorlog in Oekraïne bijvoorbeeld een enorme impact op onze brandstofkosten gehad. Het was op dat moment cruciaal om die kostenverhoging snel door te rekenen aan onze klanten en dit op een duurzame manier, door een automatische brandstofclausule te introduceren bij al onze klanten.

In onzekere tijden is het belangrijk de risico’s van de situatie correct te analyseren en de elementen aan ons management te geven om vooruit te stevenen.”

Welke zijn de grootste uitdagingen die u als CFO ziet aankomen?

Sandrine: “Eerst en vooral mensen vinden, houden en ontwikkelen. Voor financieel talent is dat cruciaal door de competitieve arbeidsmarkt en de steeds complexere eisen gelinkt aan onze business. Duurzaamheid maakt integraal deel uit van onze business en daarin neemt het welzijn en de ontwikkeling van onze mensen een belangrijke plaats in. We hopen bij ECS te evolueren van ‘Great Place to Work’ naar ‘Best Place to Work’.

Een tweede grote uitdaging is compliance. We moeten dat slim en efficiënt beheren, zodat onze interne organisatie er de vruchten kan van plukken. Ik denk bijvoorbeeld dat CSRD-verplichtingen de wereld van de ‘groene certificaten’ zal vereenvoudigen. Met een goede materialiteitsanalyse kijken we naar de meest relevante data. Het is daarbij belangrijk dat compliance ons helpt te focussen op wat waarde heeft voor onze organisatie. We putten dus weer veel informatie uit het basiswerk om tot een goede strategie te komen.

Een derde uitdaging in een VUCA-wereld is risicobeheer. Vaak wordt het nog gepercipieerd als een blocking factor maar dat is het zeker niet, integendeel: het laat toe onze business full speed te laten werken omdat risico’s gemonitord worden en omdat we al voorbereid zijn op bepaalde zaken.”

Welke transformatie heeft u kunnen begeleiden als CFO bij ECS? 

Sandrine: “De transformatie van ons finance-team. Het is een team dat we opgebouwd hebben met de jaren tot een betrouwbare partij die meetelt in de organisatie. We zijn binnen de organisatie gekend voor de nauwkeurigheid van onze cijfers en financiële analyse, onze planmatige aanpak, onze aanpassingscapaciteit aan nieuwe wetgeving en onze spirit van ‘continue verbetering’. We hebben ons ontpopt tot een echte businesspartner, ook met onze externe stakeholders.”

Hoe kijkt u naar de rol van een CFO in de toekomst? 

Sandrine: “De uitbreiding van de rol richting duurzaamheid, risicomanagement en QESH is een trend, en ik vind dat goed, vooral in een VUCA-wereld. De cijfers worden nu geïntegreerd in een duurzaamheidsverslag (CSRD) waarin alle ESG-aspecten van het beleid opgenomen worden. Dat houdt dus een bredere visie en verantwoordelijkheid in van finance dan wat we vroeger kenden.”

Welke skills moet een CFO daarvoor hebben en welke skills horen thuis in het team van de toekomst?

Sandrine: “Terwijl competentie in finance cruciaal blijft, moeten we mee met onze tijd. Vandaag en in de toekomst is het ook belangrijk over de nodige soft skills te beschikken, zoals wendbaarheid, teamwerk en verbindingskracht. Het is belangrijk elkaar goed te begrijpen en goed te communiceren om bijvoorbeeld duurzaamheid, risicomanagement en digitalisering aan te pakken.”

Hoe heeft u zich voorbereid op CSRD en hoe vlot verloopt het?

Sandrine: “Zoals altijd hebben we het werk aan de basis grondig aangepakt op het vlak van projectdefinitie, materialiteitsanalyse en stakeholderanalyse. We weten waar we heen willen. Er is veel werk, maar dankzij het werk aan de basis zal repetitief werk in de toekomst vermeden kunnen worden. We worden geholpen door een externe consultant en dat is goed voor zo’n zware oefening. Het voelt goed en we zitten op schema.”

Kunnen we ECS een duurzame onderneming noemen?

Sandrine: “Duurzaamheid vertaal ik naar PPP (People, Planet, Profit): We hebben een duidelijke focus op onze mensen, en de zorg voor het milieu heeft zich al geuit door de vervanging van ons vervoer per vrachtwagen door treinvervoer. Financieel hebben we ook een langetermijnvisie: we kunnen best tegen een stoot. Duurzaamheid zat al in ons DNA nog voor het een modewoord was.”

Kan u ons wat meer vertellen over de passie die u ontwikkelde voor leadership coaching? 

Sandrine: “Ik wou me verdiepen in de menselijke aspecten: denken, voelen en doen. Ik ben gepassioneerd door begrijpen wat energie geeft aan mensen, en hoe dit gealigneerd kan worden aan de organisatorische doelstellingen. Mensen willen goed doen, impact hebben en connecteren met elkaar. Het is de rol van de leidinggevende om ervoor te zorgen dat de mensen die gelegenheid krijgen.”