‘Mijn missie is om de tijd te nemen om te connecteren en te appreciëren’

Men zegt soms: “eens legal, altijd legal”, maar niets is minder waar. Toch als we inzoomen op het traject van Caroline Aelvoet, Human Resources & QHSE Director en voormalig General Counsel bij Sodexo. Of hoe een trip naar Tomorrowland Winter leidde tot een drastische carrièrewending. Caroline maakt na twee jaar de balans op en vertelt over enkele projecten die op til zijn.

Caroline Aelvoet staat nu ongeveer twee jaar aan het roer van de HR-afdeling van Sodexo in België. Sodexo heeft in België alleen meer dan 3.200 werknemers en kennen we als globale leverancier van een dienstenpakket dat varieert van cateringservices tot receptie, schoonmaak, onderhoud, thuiszorg, dagopvang, conciërgediensten, en nog veel meer (‘Quality of Life’-diensten). Caroline houdt van verandering in haar carrièreparcours, en gaat daar zelf naar op zoek. Na twee jaar maakt ze de balans op als HR Director.

Tomorrowland Winter: the word is out

Ze studeerde rechten en debuteerde aan de Leuvense balie, waarna ze koos voor een carrière als bedrijfsjurist, eerst bij KBC en in 2009 bij Sodexo. Na een aantal jaren werd ze verantwoordelijk voor de juridische dienst, en kon ze die functie combineren met een sales & development-functie in de nichemarkt van public private partnerships. De aansluiting van haar juridische, financiële en businesskennis werd opgemerkt door het management, waardoor ze het volste vertrouwen kreeg. En toch knaagde er iets…

“Bij Sodexo hunkerde ik na al die jaren naar een functie met meer impact op de mensen in het bedrijf. Ik herinner me nog het exacte moment waarop het zaadje begon te rijpen. In 2019 reden we met enkele collega’s naar Tomorrowland Winter en deelde ik voor het eerst wat ik eigenlijk echt wilde: HR Director worden. Zowel op de heen- als de terugreis had ik het over wat ik vond van het huidige HR-beleid, en hoe het er eventueel zou kunnen uitzien in de toekomst – volledig out-of-the-box.”

Tomorrowland voelde als een soort liberation party voor Caroline: het feit dat ze transparant al die woorden had uitgesproken tegenover collega’s, leidde tot een volgende concrete stap. Ze sprak er CEO Michel Croisé over aan, en het antwoord was niet minder dan verrassend: “Caroline, als u het me niet had gevraagd, dan had ik het u zelf gevraagd”. De vorige HR Directeur kwam dicht bij zijn pensioenleeftijd, en zo ging de bal snel aan het rollen.

Het gevoel thuis te komen

Veranderen van een juridische context naar HR gebeurt niet zomaar. Caroline bereidde zich grondig voor via de Human Resources masterclass aan de Vlerick Business School. Opeens kwam ze terecht in een omgeving van soft skills, scene setting, en zachtere tone of voice. “Dit voelde als thuiskomen”, getuigt ze. “De sprong naar het HR-team was immens, en de ondersteuning door vier ervaren, getalenteerde managers heeft die sprong wat verzacht. Ik kwam er met heel wat juridische kennis, onder meer over sociale relaties, maar zij leerden me de ins en outs van wat speelt in HR, en dat doen ze nog tot op de dag van vandaag.”

In 1 jaar doorheen alle belangrijke HR-aspecten

Maar de wereld en het team van Caroline werden geconfronteerd met onverwacht bezoek: “Met corona stond de wereld op zijn kop. We moesten ons heruitvinden om thuiswerk, flexwerk en crisisvergaderingen te organiseren.” De grootste uitdagingen voor Caroline waren een collectief ontslag en de nodige preventiemaatregelen. “We dachten dat de burn-outs snel de kop zouden opsteken, terwijl we eigenlijk meer te kampen hadden met een collectieve vermindering van het loyauteitsgevoel van onze werknemers door de deconnectie met het bedrijf. We kregen te maken met retentie-uitdagingen. We organiseerden diverse team challenges om de connectie te herstellen en dat werkte wel. Ondertussen waren er ook verkiezingen, kortom: in amper een jaar raakte ik aan alle belangrijke aspecten van de HR-functie.”

QHSE geïntegreerd bij HR

Ongeveer op het moment dat Caroline aantrad als nieuwe HR Director, kwam de Quality, Health, Safety & Environment-functie bij HR. Er was gekeken naar de meest logische plaats voor QHSE en dat was HR, omdat de materie veel te maken heeft met het reilen en zeilen van het personeel. “In mijn vorige functie deed ik al de ondernemingsraden en veiligheidscomités, dus de synergie was er echt wel”, zegt Caroline. “Tijdens corona was safety hét gespreksonderwerp, dus dat zat goed. Ook alles met betrekking tot het welzijn van de werknemers kon geïntegreerd aan bod komen. Corona heeft de band tussen HR en QHSE nog versterkt”, besluit ze.

Tijd om de wonden te likken

De wereld van Sodexo na corona ziet er helemaal anders uit. Caroline legt het uit: “Bijna al onze processen moeten herbekeken worden. We zien hoe de dingen anders kunnen, aangepast aan de nieuwe realiteit, want ook onze klanten zijn veranderd. Post-corona is een opportuniteit voor elk bedrijf om daarmee aan de slag te gaan. We willen ook meer werk maken van centralisering en digitalisering in een bedrijf met meer dan 500 sites. Het is tijd om de wonden te likken, en terug te werken aan hoe we ons personeel op de beste manier kunnen inzetten.”

Caroline geeft enkele voorbeelden van hoe mensen beter betrokken kunnen worden bij de mindset voor veranderingen: “Als er mensen zijn die enkele uren over hebben, kunnen ze dat zelf aangeven om ergens ingezet te worden, of als we zien dat een van onze klanten naast een van onze sites gelokaliseerd is, zullen we proberen de mensen ter plaatse in te zetten. Daarom nemen we ook onze medewerkers volledig mee in het hoe en wat van de bedrijfsstrategie.”

Vita: koploper op het gebied van standaard employee benefits over de grenzen heen

En dat er ook grote HR-projecten op til zijn in Caroline’s team bewijst dit nieuws, heet van de naald: in 2023 lanceert Sodexo het project Vita, waardoor alle werknemers van Sodexo eenzelfde pakket aan employee benefits krijgen, ongeacht het land waarin ze werken. Het programma omvat een 24/7 hulplijn, een levensverzekering en het recht afwezig te zijn voor ouderschapsverlof, of om voor iemand te zorgen.
Caroline: “Het programma komt er voor alle landen simultaan, iedereen krijgt exact dezelfde voordelen. We lanceren weliswaar in fasen om de eigenheden van elk land – zoals tussenkomst van de ziekteverzekering en andere zaken – te kunnen aftoetsen. Sodexo is de allereerste binnen zijn sector die dergelijk programma implementeert. Gone are the days dat iemand geen bonus krijgt omdat er ouderschapsverlof opgenomen is. We komen in een nieuw tijdperk voor een ander HR.”

De twee grootste transformaties van morgen

Volgens Caroline staat Sodexo, en eigenlijk alle bedrijven, voor twee gigantische transformaties.

De eerste raakt rekrutering en retentie. “Bij de crisis van 2008 overheerste het financiële. Vandaag, post-covid, moeten we een aantal vertraagde effecten aanpakken, zoals de individuele impact op wellbeing. Mensen raken geparalyseerd door de continue veranderingen en zoeken houvast. Om hoop voor de toekomst te geven, communiceren we onze strategie glashelder, en proberen we hen een nieuwe, zinvolle invulling te geven voor hun functie, met duidelijke prioriteiten. Dit is cruciaal om absenteïsme te bestrijden en mensen te houden. Als je de mensen niet meekrijgt in je verhaal, dan haal je ook je financiële ambities niet”, zegt ze daarover.

De tweede is het duurzaamheidsverhaal. “Als bedrijf draag je een grote verantwoordelijkheid en als HR ben je direct betrokken. CSR en ESG zitten geïntegreerd in ons DNA.” Caroline geeft enkele voorbeelden: op gebied van gender diversity is het streefdoel van Sodexo om voor alle functiecategorieën tussen een vork te zitten van 40 tot 60%. Over het algemeen haalt Sodexo deze doelstelling, zelfs voor het hoger management.
Het bedrijfsrestaurant is by default vegetarisch en men onderneemt acties tegen voedselverspilling. Er zit ook een verhuis van de hoofdzetel naar hartje Brussel aan te komen, om de mensen toe te laten meer met het openbaar vervoer te komen naar een klimaatvriendelijker gebouw. Het gebruik van het wagenpark is volledig herbekeken om minder kilometers te rijden. Caroline besluit: “We zijn toe aan een switch van het benoemen van een bedrijf als ‘sustainable’ naar het benoemen van bedrijven die het niet zijn.”

Terugblik op de HR-functie so far

Het HR-parcours van Caroline startte op het moment dat een wereldcrisis haar intrede deed. Er is dus zeker leven in HR na legal. Als ze nu zou mogen kiezen tussen een juridische of een HR-functie, dan is het antwoord duidelijk: “Mijn missie is om de tijd te nemen om te connecteren en te appreciëren. Ik geloof erin dat iedereen iets aan de tafel kan brengen, en het is mijn rol om dat te zien en tot zijn recht te laten komen. Als dat niet gebeurt, dan voel ik dat als een mislukking. Ik wil mensen laten groeien en bloeien, zodat ze met plezier komen werken.”
Caroline geeft volgende raad aan mensen die voor een belangrijke carrièreswitch staan richting HR: “Durf te dromen. Met drive en passie kom je er. HR ontroert me elke dag, en maakt er me bewust van hoezeer mensen u vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen.”