‘Start met nadenken over je toekomstige processen bij het kiezen van HR-software’

Het implementeren van een nieuw HRIT-systeem is een tijdrovend proces en gaat onvermijdelijk gepaard met aanzienlijke investeringskosten en heel wat voorafgaand denkwerk. We gaan te rade bij SuccessDay, dat zeer gericht focust op de vertaalslag van de strategie achter een HR-transformatie naar de implementatie.  “Vooraleer je de juiste software kan kiezen, de heilige graal, moet je goed begrijpen waarom je wil digitaliseren.” 

Sommige bedrijven zijn pas begonnen met het digitaliseren van hun HR-afdeling, andere hebben al een heel traject achter de rug en kijken vooral uit naar software om hun processen te optimaliseren. In welk stadium een onderneming zich ook bevindt, zo’n digitale transformatie is steevast een complex gegeven en over alle sectoren heen is de nood aan assistentie duidelijk aanwezig. Consultancyorganisatie SuccessDay boorde dat marktpotentieel doordacht aan en ontwikkelde een unieke totaalaanpak waarmee het klanten fundamenteel ontzorgt. In thuisbasis Nederland bouwde het bedrijf zo heel wat ervaring op, maar ook in tal van andere landen geldt het reeds als een gevestigde waarde. Onder meer in België, waar SuccessDay de komende jaren een vervolg hoopt te breien aan z’n groeicurve. 

Het belang van digitalisering

“De gemiddelde HR-afdeling beschikt nog niet over de moderne systemen om haar processen te stroomlijnen”, weet oprichter en managing director Bas Eggelaar. “Veel simpele zaken gebeuren nog handmatig, denk maar aan een adreswijziging of het beantwoorden van de vraag hoeveel mensen er eigenlijk in dienst zijn. Terwijl het net heel waardevol is om wel op die digitale trein te springen. Als nieuwe werknemer wil je niet dertigmaal je naam en personeelsnummer op evenveel papieren moeten invullen. Als sollicitant wil je niet keer op keer dezelfde vragen krijgen, acht weken lang.”  

Koen Stevens.

“Dat is onlosmakelijk verbonden met het gegeven van employer branding”, benadrukt Koen Stevens, die in juni bij SuccessDay aan de slag ging als salesverantwoordelijke voor België en de DACH-regio (Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland). “Iedereen is het vandaag gewoon om in een digitale omgeving te leven en verwacht hetzelfde op z’n werkplek. Zeker in een competitieve markt, waarin heel wat bedrijven op zoek zijn naar de juiste krachten, is dat toch iets om in het achterhoofd te houden.” 

Digitale HR-transformatie: een uitdagend proces 

“Wat je vaak ziet, is een conservatieve benadering van HR”, stelt operationeel directeur Juul van Dongen. “Met name in de midmarket, waar innovaties veeleer in de waardeketens voorkomen en minder in de supportafdelingen. De grote spelers hebben die digitaliseringsslag tien jaar geleden doorgevoerd, maar pas sinds een jaar of vijf zien we die trend ook in de midmarket. Ook omdat de verkopers van softwarepakketten zich op die middelgrote bedrijven zijn gaan richten. Alleen: de methodieken en de prijzen van consultancybureaus zijn niet op deze markt afgestemd.” 

“Familiebedrijven zitten niet te wachten op dure consultants die langskomen met mooie powerpoints en weinig tot geen aandacht besteden aan de praktische kant van de zaak”, vervolgt Juul. Hij stipt een breed gedragen nood aan die hij en Bas Eggelaar vele jaren geleden al ervoeren, het zaadje van wat uiteindelijk SuccessDay zou worden.  

“Toen Bas en ik samen in de auto-industrie werkten, rolden we wereldwijd HRIT-pakketten uit”, blikt Juul terug. “We botsten daarbij op het feit dat er geen enkel bedrijf was dat je echt bij de hand nam om zo’n transformatie te realiseren. De traditionele implementatiepartners zijn erg systeemgericht en focussen te weinig op wat HR precies betekent voor een organisatie. Daardoor moet je zelf nog allerlei rollen inkopen, mensen die zich bezighouden met projectmanagement, testmanagement, change, systeemtraining, begeleiding na de go-live, … De investeringen waren kortom groot, terwijl er allerminst sprake was van een garantie op kwaliteit.”  

Unieke methodieken 

SuccessDay sloeg een resoluut andere richting in en begeleidt bedrijven van A tot Z in hun digitale HR-transitie. “Het begint bij wat we fase nul noemen, waarin we de klant laten nadenken over de toekomstige processen”, legt Bas uit. “Hoe moet je employee journey eruitzien? Wat zijn de belangrijke momenten tijdens een sollicitatie? Vooraleer je de juiste software kan kiezen, de heilige graal, moet je goed begrijpen waarom je wil digitaliseren.” 

“We zijn niet gelieerd aan softwarebedrijven en doen er alles aan om de klant de juiste keuzes te laten maken”, zegt Juul. “En het antwoord op die waarom-vraag kan verschillende vormen aannemen: efficiënter werken, een uitgekiende employee experience realiseren, een beter inzicht in data verkrijgen, … Dankzij onze jarenlange ervaring konden we methodieken ontwikkelen die ons in staat stellen om bedrijven gepast te ondersteunen. We nemen elke klant bij de hand doorheen de hele transformatie en maken daarbij doelbewust de vertaalslag tussen het strategische en het praktische. Zo is de kwaliteit gegarandeerd.”  

Aan dezelfde zijde van de tafel 

Bas Eggelaar benadrukt dat SuccessDay verder kijkt dan het opstellen van een mooi plan. Het helpt zijn klanten ook bij de uitvoering. “We zijn geen leger consultants in dure pakken, maar maken echt deel uit van het team bij de klant”, beklemtoont hij. “DEME omschreef ons ooit mooi als de tweede schil van het project, als een extra laag kennis en capaciteiten.” “HR is an sich geen rocket science en gelijkaardig voor zowat elke organisatie”, vult Juul aan. “Het is de cultuur die het complexer maakt. We hebben klanten uit verschillende landen, met andere talen en culturen. Daar zijn we zeer gevoelig voor en we houden er telkens rekening mee, in elke fase van een project. Uiteindelijk krijg je zo’n systeem altijd live, het moeilijke is dat het ook goed moet landen in de organisatie”, aldus Bas. “Daarom spreken we altijd, letterlijk en figuurlijk, de taal van de klant.” 

SuccessDay draagt klanttevredenheid hoog in het vaandel. Voor onderhoudsopdrachten – de go-live geldt allerminst als eindpunt – werkt het bijvoorbeeld niet met een anonieme ticketingbox, maar gaan klanten effectief in gesprek met een hulpvaardige contactpersoon. Ook quality assurance is een codewoord: per project vindt regelmatig een statusmeeting plaats, zowel met de betrokken consultant als met de klant. “En als we bepaalde risico’s opmerken in aspecten van een project waarvoor we zelf niet verantwoordelijk zijn, signaleren we ze evenzeer in zulke calls”, zegt Bas. 

Koen Stevens vat de menselijke aanpak van het bedrijf samen met een treffende metafoor. “Je kan tegenover de klant zitten aan tafel. Maar wat SuccessDay doet, is naast de klant zitten, aan dezelfde kant van de tafel. Op die manier voel je de polsslag van de organisatie en kan je heel kort op de bal spelen.” 

België interessante groeimarkt 

Het klantenbestand van SuccessDay bestaat uitsluitend uit internationale spelers en beslaat een zevental landen. Het hoofdkantoor van de meeste klanten bevindt zich in Nederland, maar ook in België – met grote klanten als DEME Group en H.Essers – en Duitsland staat het bedrijf sterk. De olievlek verder uitbreiden is de komende jaren het objectief. Niet in het minst in België, getuige de aanstelling van Koen Stevens in juni. “België, en zeker ook Vlaanderen, kent een typisch KMO-landschap”, zegt de salesmanager. “We hebben een brede middenlaag van bedrijven, waarvan er heel wat internationaal actief zijn. Dat is echt onze doelgroep, dus we geloven stellig dat België naast de DACH-regio en de Nordics een zeer interessante groeimarkt is voor ons.” 

“We positioneren ons op de Belgische markt met dezelfde unieke insteek”, vervolgt Koen, die het bedrijf versterkte met een grote rugzak aan HR-expertise en internationale ervaring. “Toegevoegde waarde bieden aan klanten, daar draait het om. Persoonlijk hoop ik veel nieuwe projecten op te sporen en bedrijven te vinden die op het beginpunt staan van hun reis in die digitale wereld. Want hoe vroeger je instapt in een traject, hoe beter je een succesvol geheel kan realiseren.” 

SuccessDay is sponsor van het Executive Forum, onze inspiratiedag op 11 oktober met als thema ‘Battle for Balance’.