De val van het laatste papieren bastion

HR werd binnen veel bedrijven lang beschouwd als het laatste papieren bastion, maar die tijden zijn voorbij. Nu de digitaliseringsgolf volop bezig is, moet ook human resources zich gewonnen geven. Wat brengt dit mee voor bedrijven en hun werknemers? En wat mag HR de komende jaren nog verwachten, bijvoorbeeld van AI?

De manier waarop de digitalisering de HR-afdeling binnensloop, laat zich vrij gemakkelijk reconstrueren. Het begon, aangejaagd door sociale secretariaten, jaren geleden al bij payroll-diensten, verspreidde zich naar de interne HR-administratie en rukte daarna steeds verder op, bijvoorbeeld naar workforce management en zelfs naar rekrutering en onboarding.
“Wij hebben meer dan twintig jaar ervaring in HR en het is verbazingwekkend hoe lang alles nog op papier geregeld werd”, zegt Bas Eggelaar, managing director van de Nederlandse HR-automatisatiespecialist SuccessDay. “Die tijden zijn ondertussen wel voorbij. Bedrijven snappen vandaag wel dat ze door te automatiseren bijvoorbeeld veel beter toegang krijgen tot relevante data waarmee ze onderbouwde beslissingen kunnen nemen. En bovendien zijn ook de werknemers zelf steeds meer vragende partij. Zij regelen in hun privéleven al veel met hun smartphone en snappen dus niet waarom ze voor het aanvragen van verlofdagen nog zeven formulieren moeten invullen.”

Aan heel die evolutie zitten trouwens nog enkele verbeterpunten, zegt Eggelaar. “Wat we bijvoorbeeld vaak zien, is dat verschillende afdelingen in een bedrijf allemaal aparte, eigen tools gaan inzetten. Die zijn lastig aan mekaar te koppelen, waardoor medewerkers dan drie of vier verschillende apps moeten gebruiken, elk met een eigen interface en met aparte logins. Dat is vaak een eerste werkpunt voor ons: zorgen dat heel die mikmak via eenzelfde entry point benaderd kan worden.”

COVID-19

Juul van Dongen, operationeel directeur van SuccessDay, heeft wel een verklaring voor de technologische achterstand van HR. “HR was, historisch gezien, nooit echt gedreven door data en inzichten”, zegt hij. “In tegenstelling tot bijvoorbeeld de financiële afdeling. Dat betekent ook dat innovatie bij HR lang op de achtergrond is gebleven. Software die op andere afdelingen gemeengoed was, pakweg ticketing op de IT-afdeling, vond maar mondjesmaat zijn weg naar HR. Wat we wel zien, is dat de coronapandemie hier voor een enorme versnelling heeft gezorgd. Bedrijven kregen toen immers in de gaten dat het managen van hun human capital een absolute topprioriteit moest zijn.”

Ook professor Lou Van Beirendonck, academisch directeur van de Masterclass HR Management van Antwerp Management School, heeft de voorbije jaren de digitalisering in de HR enorme sprongen zien maken. “Je ziet het duidelijk in twee delen uiteenvallen”, zegt hij. “Aan de ene kant heb je alles wat met administratie en formulieren te maken heeft, de loonberekening bijvoorbeeld. Daar zijn echt al grote stappen gezet. Anderzijds heb je ook de “kwalitatieve” HR of de “soft” HR: alle mogelijk apps en software rond bijvoorbeeld welbevinden, rekrutering en selectie, loopbaanmanagement en branding… daar staan we nog maar pas aan het begin, volgens mij.”

In dat aspect van de HR zitten zeker opportuniteiten om bijvoorbeeld data binnen te halen, zegt de professor, maar toch verloopt die evolutie nog een stuk trager. “Er wordt al zo lang over evidence based HR gesproken, maar in de praktijk blijft dat achter. Precies omdat dat menselijke aspect, dat zo karakteriserend is voor HR, daar grotendeels ontbreekt. HR Analytics is al bijna tien jaar een studiedag aan Antwerp Management School, maar dat is nooit echt populair geweest, net omdat dat niet over mensen gaat (lacht).”

Midcaps

Een andere opdeling die duidelijk is in de praktijk, is die tussen grote en kleine bedrijven, zegt Eggelaar. “Bij grote multinationals is de inhaalbeweging tien jaar geleden al ingezet. Nu beginnen ook de midcaps de neus aan de deur te steken, alweer met corona als grote katalysator. We zien ook wel dat bij hen het financiële aspect zeer belangrijk is. “Moet dat nou zoveel kosten”, is een vraag die we regelmatig horen (lacht). Anderzijds beginnen ook midcaps wel in te zien dat ze, door te automatiseren, HR een grotere toegevoegde waarde kunnen meegeven. Er zit geen toegevoegde waarde in het invullen van ziekteformulieren, maar wel in het managen van je ziekteverzuim via de data die je binnentrekt.”

“Op die manier heeft de CHRO ook mee gewicht en aandacht gekregen in de boardroom”, pikt Van Dongen in. “Je human capital op peil houden, is door de huidige tekorten op de arbeidsmarkt immers een groot aandachtspunt geworden voor alle ondernemingen. Dat menselijk kapitaal vraagt ook een goede employee experience en daar kan HR ook een grote rol spelen. Laten we wel wezen: een gemiddelde werknemer is niet bijster geïnteresseerd in hoe de HR van zijn bedrijf georganiseerd is. Wat hij of zij wil, is een goede ervaring wanneer ze in contact komen met HR. Met gemakkelijke, leuke apps en chatbots met allerlei self service-mogelijkheden die goed werken.

Artificial intelligence

Wat toekomstige technologieën betreft, duikt in HR ook steeds vaker het onvermijdelijke buzzword artificial intelligence (AI) op. Algoritmen die zich baseren op data worden bijvoorbeeld steeds vaker betrokken bij de kandidaatselectie, terwijl ook zaken als leerretentie en doorgroeimogelijkheden in een almaar vroeger stadium worden voorspeld. Professor Van Beirendonck is een believer, maar pleit ook voor voorzichtigheid en realisme. “Ik geloof absoluut in AI, maar het mag geen gemakkelijkheidsoplossing zijn”, zegt hij. “In de praktijk is dit ook veel moeilijker toe te passen dan veel mensen denken. Veel bedrijven springen er nu snel op, om “de boot niet te missen”, maar je moet kritisch blijven en je afvragen hoe betrouwbaar die systemen zijn. De onderliggende data moeten solide zijn, anders heb je er niks aan.”

Bovendien mag je ook de factor menselijke ethiek niet uitsluiten, waarschuwt Van Beirendonck. “In bijvoorbeeld een rekruteringstraject blijft het interpreteren van resultaten volgens mij toch vooral mensenwerk omdat het over meer gaat dan enkel facts and figures. De culturele fit van een kandidaat met een organisatie bijvoorbeeld, dat is complex. Dat laat zich echt niet gemakkelijk in data vangen. Ik denk dat we zeker nog tien jaar nodig hebben om AI op een goede manier in te kapselen in het menselijke verhaal dat HR toch altijd zal blijven.”

Dit is een bijdrage van SuccessDay.