Het selecteren van een geschikt HRIT-pakket vraagt een grondige voorbereiding en heel wat expertise

Organisaties die uit zijn op een succesvolle digitale transformatie van hun HR-afdeling, kunnen niet zonder een HRIT-pakket op maat. Dat besef is duidelijk aanwezig, maar de overvloed aan leveranciers, software en implementatiepartners maakt het er niet eenvoudiger op om de juiste keuzes te maken. Bas Eggelaar en Juul van Dongen (SuccessDay) zijn gespecialiseerd in de materie en bespreken hoe een adequaat selectieproces tot ontplooiing kan komen.

Het selecteren van een softwarepakket en een implementatiepartner voor complete personeelsinformatiesystemen (HRIS) of Human Capital Management (HCM) is geen alledaagse taak. In het beste geval gebeurt het eens in de tien à vijftien jaar. Gezien het grote belang van een optimaal werkend HRIT-systeem, is het desondanks essentieel om er tijdens zo’n selectietraject een holistische en strategisch onderlegde blik op na te houden.

Toch geven veel organisaties nog steeds blijk van een traditionele, te weinig nauwkeurige aanpak. “Bedrijven weten vaak niet goed hoe ze tot de juiste software moeten komen”, legt Juul van Dongen, Director Operations bij SuccessDay, uit. “Ze stellen een lijst met vereisten op voor alles wat ze denken nodig te hebben, van het wervingsproces tot de beoordelingscyclus. Het resultaat is dan vaak een lange reeks vragen waarop softwareleveranciers standaard ‘ja’ antwoorden.”

Afstemmen op strategie

Juul benadrukt dat HR-processen geen hogere wiskunde zijn. Alle spelers in de HCM-softwarebranche ondersteunen dezelfde processen, zoals werving en selectie, talentontwikkeling en personeelsretentie. “Wat echter veel belangrijker is, is de afstemming op het strategische vraagstuk. Wat is de HR-strategie? Hoe geeft HR ruggensteun aan de rest van de organisatie? Hoe draag je bij aan een verbeterde employee experience?” Ook die vragen neemt SuccessDay mee tijdens zo’n selectieproces en bij het begeleiden van bedrijven in hun HR-transformatie. Software wordt niet als een doel op zich gezien, maar als een middel. Het team analyseert de doelstellingen van de organisatie en bekijkt hoe HRIT die kan ondersteunen.

Volgens Bas Eggelaar, Founder en Managing Director van SuccessDay, is het belangrijk om daarbij voldoende specifieke vragen te stellen. “Is er nagedacht over een toekomstig target operating model? Wil je software implementeren om de medewerkerservaring te verbeteren of om betere data te verkrijgen? Is het louter een kostenoverweging of wil de organisatie fundamenteel anders werken? De antwoorden op deze vragen bepalen de richting van het uiteindelijke selectieproces.”

Governance

Om het strategisch kader naar behoren te definiëren, hebben organisaties nood aan een goede governance. Op dat vlak loopt het echter vaak fout in de praktijk, weet Bas. “We zien vaak dat organisaties die het project zelf uitvoeren belangrijke stakeholders vergeten te betrekken. Daarom zorgen wij ervoor dat alle essentiële besluitvormers vanaf het begin mee zijn in het verhaal en vertegenwoordigd zijn in de stuurgroep.”

Een team met de Chief Human Resources Officer (CHRO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Information Officer (CIO) en een vertegenwoordiger van de business moet naar verluidt de kern vormen. Dit verhaal is immers niet alleen een aangelegenheid van HR of IT, maar vereist ook de ondersteuning van finance voor het opstellen van een business case. Daarnaast kunnen de inkoopverantwoordelijke en een juridisch specialist eveneens een waardevolle bijdrage leveren. Omdat de managers uiteindelijk een voorname gebruikersgroep zullen vormen, is tot slot de betrokkenheid van de business van essentieel belang om het project tot een succes te maken.

Bas Eggelaar en Juul van Dongen van SuccessDay

Grondige evaluatie met oog voor het geheel

Zodra de grote lijnen van de HR-strategie en haar technische vertaling volledig duidelijk zijn, worden de scope en de belangrijkste vereisten vastgesteld. SuccessDay noemt dat de ‘5 Principle Elements’, de factoren die de leidraad voor het gehele selectietraject vormen. “Er zijn veel leveranciers die heel wat processen kunnen coveren, maar er zijn slechts enkelen die alles kunnen”, stelt Bas. “Je hoeft echter niet altijd voor de duurste optie te kiezen om van A naar B te komen. Eerlijk gezegd komen we meestal uit bij dezelfde partijen.” Het gaat dan om spelers als Workday, Oracle, Ceridian Dayforce, SuccessFactors van SAP en Cegid. “We helpen onze klanten bij het maken van de juiste keuze en doen dat op een totaal agnostische manier.”

De volgende stap is het organiseren van speeddates, waarin leveranciers in maximaal 45 minuten moeten tonen wat ze in hun mars hebben. Op basis van de gedefinieerde Principle Elements en in overleg met de klant wordt dan een shortlist van twee tot maximaal drie leveranciers opgesteld voor verdere evaluatie. Elk element krijgt een bepaald gewicht mee en wordt per aanbieder beoordeeld. Het resultaat kan zijn dat de duurste optie niet de beste is voor de klant, of dat de meest functionele optie de duurste blijkt te zijn. Als de klant een maximale functionaliteit essentieel vindt, ondersteunen de adviseurs van SuccessDay ook het eventuele interne lobbywerk voor een budgetverhoging.

De total cost of ownership in overweging nemen, ook dat is in het kader van een grondige evaluatie een van de stokpaardjes van SuccessDay. Dat omvat niet alleen licentie- en implementatiekosten, maar ook personeelskosten, beheerkosten na de go-live en kosten voor data-analyse. “We kijken naar het geheel, zodat de klant zelfverzekerd een weloverwogen beslissing kan nemen”, aldus Bas.

Leerrijke testcases

Om te voorkomen dat de presentaties van leveranciers gladde verkooppraatjes worden, krijgen ze maximaal 48 uur van tevoren te horen welke specifieke use cases ze moeten behandelen. Zulke cases beschrijven hoe het softwarepakket bepaalde problemen oplost. “Het is vooral belangrijk om te begrijpen hoe bruikbaar de applicatie is voor de specifieke behoeften van de klant”, verklaart Juul de aanpak. “Wij kennen de sterke en zwakke punten van verschillende pakketten goed, en daarmee kunnen we de klant een volledig beeld geven. Als je het aan de leveranciers overlaat, laten ze het liefst zien hoe snel hun Ferrari kan rijden, maar vertellen ze niet wat het onderhoud ervan inhoudt.”

Het gebruik van deze use cases levert snel en effectief de benodigde informatie op. “Het is veel waardevoller dan het opstellen van duizenden criteria. We willen absoluut niet verstrikt raken in allerlei gedetailleerde eisen die klanten misschien nooit nodig hebben. Bovendien heeft elke klant zijn eigen referentiekader.”

Een voorbeeld van een case die volgens Bas altijd relevant is, vertrekt bij de vraag hoe het softwarepakket omgaat met veranderingen in het personeelsbeleid. “Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij een hiring freeze wordt afgekondigd nadat er al flink werd geïnvesteerd in nieuwe software en in een implementatiepartner. Hoe kan dat proces worden aangepast in het softwarepakket? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Zulke vragen worden tijdens het selectieproces beantwoord.”

Werk van lange adem

Een grondige voorbereiding is essentieel, klinkt het bij SuccessDay. Als je vooraf niet goed nadenkt over je HRIT-roadmap en de selectie van software en leveranciers, kom je vaak voor onaangename verrassingen te staan. Dat kan leiden tot hogere kosten, vertragingen, niet ingeloste verwachtingen en een gebrek aan draagvlak binnen de organisatie. Het is zaak om zulke problemen in een vroeg stadium de kop in te drukken.

SuccessDay kijkt met een holistische blik naar het selectieproces en focust vanaf het begin op een sterke betrokkenheid van alle belanghebbenden. Een slimme aanpak is cruciaal, want zelfs dan is zo’n traject behoorlijk tijdrovend. “Sommige organisaties denken dat ze het keuzeproces voor HRIT-software in twee maanden kunnen afhandelen, maar dat is echt onhaalbaar”, zegt Bas. “We hebben gemerkt dat het minstens vier maanden kost. Als je de tijd neemt, zal dat zich later in het project terugbetalen. Wij of de leveranciers zijn zelden het probleem. Wij kunnen een tandje bijsteken of in het weekend werken. De uitdaging ligt in de voorbereiding van de organisatie en de beschikbaarheid van mensen. Dat kost steevast meer tijd dan verwacht.”

Dit is een bijdrage van SuccessDay.

SuccessDay is partner van CHRO Day.