De rol van de CFO in de digitale transformatie: waardecreatie en waardebescherming

Welke rol speelt de CFO in de digitale transformatie die momenteel om zich heen grijpt? Waar staan onze bedrijven? En wat betekent een “digitale transformatie” zelfs? Het zijn maar enkele van de vragen die recent aan bod kwamen tijdens onze rondetafel ‘the state of digital transformation’.

Uit een enquête van House of Executives onder een honderdtal CFO’s bleek dat de meeste bedrijven vooral digitaliseren ten behoeve van de eigen processen. Pas daarna volgden de klanten en, nog wat meer onderaan, de medewerkers. Is de digitale transformatie dan vooral een interne aangelegenheid en veel minder gericht op de klanten? “Het hangt er natuurlijk vanaf hoe je ‘de klant’ definieert”, zegt Marc Verthongen,  Group Finance Director van Lubrizol. “Zijn dat interne of externe klanten? Vroeger werden al onze financiële rapporten intern opgesteld in ellenlange Excel-sheets, nu doen afdelingen dat zelf met Power BI en andere digitale tools. Je krijgt onmiddellijk feedback van je commerciële mensen en dat zorgt eventueel voor een bijhorende productiviteitsverhoging. Dus voor mij zijn interne klanten zeker een valabele driver.”

Interne en externe klanten

Claude Pannier

“Uiteindelijk doen we het wel allemaal ten behoeve van de eindklant”, zegt Claude Pannier, Group Finance Director van DEME. “Wij zijn actief in een business waarin we nooit twee keer hetzelfde werk uitvoeren, wij maken niet altijd dezelfde afgewerkte producten. Dit betekent dat de prijszetting steeds specifiek is en verschilt van project tot project. Dus hoe efficiënter we werken, hoe innovatiever onze aanpak is, hoe meer data we ter beschikking hebben die nauwkeuriger is, hoe beter voor de eindklant én hoe meer we ons kunnen differentiëren tegenover onze concurrenten. Ook binnen Finance is digitale transformatie belangrijk en kan ze een grote toegevoegde waarde betekenen door bijvoorbeeld financiële data te koppelen aan operationele en/of productiedata. ”

Alvorens managers bij DEME een digitaliseringsproject kunnen opzetten, moeten ze dit ook rigoureus voorbereiden, legt Claude uit. “Er moet een business case worden opgemaakt, de interacties met alle stakeholders dienen in kaart te worden gebracht en er dient te worden aangetoond waarom een bepaald project goed is voor DEME, waar mogelijks toekomstige optimalisaties aanwezig zijn, hoe dit binnen de strategie van het bedrijf past, enzovoort. Gewoon zeggen: ik ga hier even iets digitaliseren, dat kan niet meer. Het moet bij de doelstellingen van de groep passen en het resultaat moet nadien ook meetbaar zijn.” Zo’n aanpak tempert ook irreële verwachtingen. “Je hoort dat vaak bij verkopers van softwarepakketten: als je dit pakket koopt, ga je tien mensen uitsparen. En als je dan twee jaar nadien de impact bekijkt, blijkt dat er op die afdeling net vijf man meer aan het werk is (lacht).”

ERP-integratie: een kwestie van veiligheid

Gust Janssen

Aan de universiteit van Hasselt ligt het IT-budget vandaag drie à vier keer hoger dan tien jaar geleden, zegt financieel directeur Gust Janssen. “Tegenover de studenten moeten wij ons op digitaal vlak positioneren. Dat zijn achttienjarigen, zij hebben allemaal een smartphone, verwachten dat ze zo hun lessen- en examenroosters kunnen inkijken, dat ze kunnen zien wat ze kunnen eten in het studentenrestaurant en ga zo maar door.” In Hasselt worden de verschillende businessdomeinen (HR, Finance, etc.) op verschillende, voor hen geschikte softwarepakketten overgezet, zegt Gust, in plaats van, bijvoorbeeld, één overkoepelend ERP-pakket te installeren. Daarna worden die pakketten aan mekaar gekoppeld. Marc Verthongen stelt zich vragen bij het veiligheidsaspect. “Dat is niet zonder gevaar. Ongeveer 90% van onze afdelingen draaien op een bepaalde software, maar er zijn er nog 10% die dat niet doen, omdat ze zijn achtergebleven of door acquisities. Voor onze IT-afdeling is het een prioriteit om die zo snel mogelijk op diezelfde software te zetten, zodat de cybersecurity uniform gemaakt kan worden. Wij mogen sinds kort bijvoorbeeld ook geen persoonlijke mailadressen meer gebruiken in interne Lubrizol-apps. Te gevaarlijk.”

Joris Ghysen

Ook bij Unit4 zien ze de vraag naar de integratie van verschillende pakketten stijgen, zegt Sales Executive Joris Ghysen. “Tegenover vijf jaar geleden is die nood veel hoger, maar de governance van IT is ook helemaal veranderd. Dat heeft ook te maken met de manier waarop pakketten draaien tegenwoordig. Vroeger stonden die lokaal op een server, en als je die wou aanpassen, zette je daar een paar IT’ers op. Tegenwoordig zit dat in de cloud en heb je daar zelf geen toegang meer toe, en eigenlijk is dat geen slechte evolutie.”

Spagaat aannemen

Voor Kristof Stouthuysen, Professor of Management Accounting and Digital Finance aan Vlerick Business School, is het tijd voor een eerste conclusie. “Het is overduidelijk dat digitale transformatie al doorgesijpeld is tot finance. En het is duidelijk dat het een uitdaging is, een oneindige reis waarbij de bedoeling is om uiteindelijk klanten beter te bedienen. CFO’s moeten daarbij soms ook een spagaat aannemen tussen interne en externe klanten. Bij een spagaat hoort onvermijdelijk ook een evenwichtsoefening. De CFO moet aan de ene kant efficiënt zijn, op tijd rapporteren en kosten beheersen, maar anderzijds moet hij ook dicht bij de business staan, verschillende klanten bedienen en verschillende soorten data analyseren. Die trade-off bestaat al langer, maar technologie kan helpen om deze beter te beheersen en het financiële departement toekomstbestendig te krijgen. Belangrijk daarbij is dat technologie niet de finale bestemming is, het is een middel. De link met de strategie moet er zijn. Het is vanuit de strategische motivatie dat je moet beslissen welke technologie je gaat aanwenden en welke je prioriteiten zijn. En dat betekent onvermijdelijk keuzes maken.”

De waarde van convenience

Marc Verthongen

Bij Lubrizol moeten IT-projecten al vanaf een zeer laag investeringsbedrag mee afgetekend worden door finance, merkt Marc Verthongen op. Door de verplichting om een interne businesspartner te overtuigen, hoopt het bedrijf het aantal verkeerde of verkeerd ingeschatte investeringen terug te dringen. “De ROI berekenen van een IT-project is vaak bijzonder moeilijk”, zegt hij. “Omdat er zoveel grijze zones zijn. Ik kan perfect de return berekenen van mijn capital goods, maar bij IT is dat veel lastiger. Zeker bij interne klanten. Waar zit de besparing als iemand een rapport aangeleverd krijgt via een BI-dashboard in plaats van via Excel? Hoe meet je dat?” Bij UHasselt kennen ze het probleem. “Wij zijn een tijdje geleden begonnen aan de complete vernieuwing van onze website, omdat we op onze oude site heel moeilijk zaken konden meten, zoals bijvoorbeeld de interactie met sociale media”, zegt Gust Janssen. “Het is de technologie en de vormgeving en het gebruiksgemak die veranderen, maar daar is lastig een waarde op te plakken.”

“Je moet daar toch een onderscheid maken”, vindt Claude Pannier. “Het is perfect mogelijk dat de Net Present Value van een investering negatief is, maar dat ze volledig binnen de strategie van het bedrijf past en daarom toch zinvol is. Je moet zeker niet enkel die investeringen doen waarvan de NPV zeer hoog is. Ik denk dat de investering in de metingen op jullie nieuwe website en de data die dat oplevert zeker waarde kan hebben, ondanks een eventuele negatieve NPV.”

Wiskundigen in finance

Kristof Stouthuysen

De digitaal succesvolle CFO moet technologie niet enkel inzetten voor besparingen, maar is ook in staat om er toegevoegde waarde uit te halen, zegt Kristof Stouthuysen. “Stel dat jullie, dankzij slimme analytics, een onderscheid kunnen maken tussen de klanten waarop jullie break-even draaien, de klanten die zeer veel waarde creëren en de klanten waarop jullie verlies maken. Dat is fantastische informatie. Want dan kunnen jullie voorstellen doen om de klanten die veel waarde meebrengen te behouden, maar ook investeringen zo afstemmen dat ze dat soort profielen net aantrekken. Dat soort algoritmes zou je bijvoorbeeld ook kunnen inzetten om je werkkapitaal te optimaliseren.”

Bij Lubrizol neemt de financiële afdeling nu al vaak de lead in digitaliseringsprojecten, zegt Marc Verthongen, meer dan andere afdelingen. “Dat zit gewoonweg bij de objectieven. En ik vermoed dat artificial intelligence de volgende stap zal zijn. We zien dat bijvoorbeeld al bij de aanwervingen. Ik zie meer en meer wiskundigen die in finance terechtkomen, ten nadele van mensen met een achtergrond in pure accounting. Mijn collega in Azië gaat daar nog verder in. Zij is nog twintig jaar jonger dan ik, dat generatieverschil speelt daar zeker ook in mee.”

Risicoavers

Tussen bedrijven onderling is er nog heel wat verschil in snelheid qua digitale skills. “Maar ik vind het in elk geval mooi om te zien dat CFO’s innovatie hoog op de agenda zetten”, zegt Kristof Stouthuysen. “Dat is vaak een beetje tegen hun natuur in. Veel CFO’s zijn risicoavers en innovatie is vaak net het omgekeerde: het is onbewezen, onzeker, je weet niet wat je ervan moet verwachten. Maar als succesvolle digitale CFO moet je het experiment de ruimte durven geven. Nu goed, op een gegeven moment is dat experiment ook voorbij en dan moet je kunnen opschalen. Goede CFO’s moeten dus het een én het andere kunnen: experimenteren en dan dat experiment ook realiseren en tot een goed eind brengen. Daar komt natuurlijk ook een stuk change management bij kijken.”

Complementariteit is de toekomst

Wat de skills betreft, denkt Kristof dat complementariteit de toekomst zal zijn. En dat sommige CFO’s daarin ook proactiever moeten worden. “Als je ziet hoe snel sommige technologieën evolueren, is dat een must. Bepaalde taken, waarschijnlijk alles wat standaard en repetitief is, gaan perfect door machines kunnen overgenomen worden. De finance manager moet dus al eens nadenken hoe hij zich in de toekomst gaat profileren. Ook dat is digitalisering. Ik denk dat zijn rol op twee domeinen zal komen te liggen: waardecreatie en waardebescherming. Eerst dus waarde helpen opbouwen en dan zorgen dat die waarde beschermd wordt.”

Deze rondetafel werd mee mogelijk gemaakt dankzij Unit4.

Foto’s: Alain Giebens