De onzichtbare dief: 7 learnings over cost leakage

Tijdens de CFO Day bogen diverse CFO’s zich in een rondetafelgesprek over een fenomeen dat in veel organisaties compleet onder de radar blijft: cost leakage. Cost leakage is immers geen lekkage die met rode vlaggen in de verlies- en winstrekening zwaait, het is geld dat bijna ongemerkt door de pijpleidingen van de organisatie verdwijnt zonder dat het een eigen grootboeknummer heeft. De impact is niet te onderschatten: 1 tot 5% van de omzet in een gemiddelde organisatie verdwijnt simpelweg. Deze 7 learnings moet u onthouden.

1. Een stille killer in de boekhouding

Het meest verraderlijke aspect van cost leakage is dat het niet zichtbaar is als een acute crisis. Waar waterschade direct wordt opgemerkt, vloeit financieel lekverlies weg via tientallen kleine spleetjes. Het gaat om facturen die niet exact matchen met de gemaakte afspraken, ongebruikte licenties of abonnementen die stilzwijgend doorlopen en kortingen die wel zijn onderhandeld maar nooit werden geclaimd.

In bepaalde sectoren, bijvoorbeeld logistiek, wordt er vaak nog ambachtelijk gefactureerd, een eufemisme voor handmatige processen waarbij menselijke fouten de orde van de dag zijn. Soms wordt er zelfs systematisch te weinig gefactureerd door leveranciers, wat evengoed risico’s meebrengt voor de lange termijn, bijvoorbeeld wanneer er plotseling, na pakweg een jaar, correcties plaatsvinden. Echte controle vereist dus een voortdurende, gedetailleerde foto van de uitgaven in plaats van blind te vertrouwen op het groene vinkje van het goedkeuringssysteem.

2. Cultuur versus cijfers

Cost leakage is zelden een puur technisch gebrek, het is evengoed een cultureel symptoom. In veel organisaties, zoals in de zorg of de publieke sector, botst kostenbewustzijn met de kerntaak. Er bestaat een hardnekkige overtuiging dat optimale zorg of maximale groei synoniem staan aan onbeperkte uitgaven. Bedrijven kiezen voor de duurste materialen, zonder onderzoek te doen naar kwalitatief evenwaardige alternatieven. Zodra een organisatie in een groeiende context zit, wordt kostenbesparing vaak als een negatieve term gezien die de cultuur kan beschadigen.

Toch is kostenbewustzijn iets anders dan knibbelen aan de kwaliteit. Het gaat om het responsabiliseren van medewerkers en hen de waarom-vraag stellen. Een goede methode om dit besef te ontwikkelen, is de vergelijking met de thuissituatie: zou je deze taxi of deze dure software ook privé betalen als je zelf de rekening kreeg?

3. De symbiose tussen CFO en CPO

Een cruciale les is dat cost leakage alleen effectief bestreden kan worden wanneer de CFO en de inkoopverantwoordelijke opereren als een hecht team. In de praktijk staan deze functies vaak te ver van elkaar af door overmatige delegatie. De CFO moet niet enkel achteromkijken naar historische rapportages als een controleur, maar samen met inkoop vooruitkijken op basis van marktdata. De inkoopverantwoordelijke fungeert in dit team dan weer als een soort omgekeerde salesmanager. Waar sales gericht is op omzet, is de inkoopexpert een specialist in het bewaken van contracthygiëne, het managen van indexeringen en het voorkomen van bestellingen die buiten de centrale afspraken om gaan. Wanneer zij nauw samenwerken, wordt het actief beheren van uitgaven een strategisch doel in plaats van een administratieve last.

4. Het verstikkende deken van organisatorische complexiteit

Complexiteit is de beste vriend van cost leakage. Een wirwar van verschillende leveranciers, grensoverschrijdende structuren en maatwerkafspraken maken het bijna onmogelijk om grip te houden op de uitgaven. Matrixorganisaties verergeren dit probleem vaak: als een factuur door drie verschillende mensen moet worden goedgekeurd, gaan velen ervan uit dat de ander alles wel grondig heeft nagekeken. Dit leidt dan weer tot het gedachteloos goedkeuren van facturen.

Standaardisatie is hier het enige tegengif. Door bijvoorbeeld over verschillende productiesites heen dezelfde reserveonderdelen of softwarepakketten te gebruiken, creëer je niet alleen inkoopmacht, maar ook transparantie. Het wegsnijden van onnodige variëteit in leveranciers zorgt ervoor dat contractmanagement behapbaar blijft en fouten sneller aan de oppervlakte komen.

5. Het gevaar van de overhead-discussie

Een opvallend obstakel bij het aanpakken van cost leakage is de eindeloze discussie over overheadkosten. Wanneer de winstgevendheid per klant of activiteit in kaart wordt gebracht, verzandt het gesprek vaak in onenigheid over de toewijzing van indirecte kosten, zoals IT-systemen. Dit werkt contraproductief: medewerkers gebruiken de in hun ogen onredelijke overhead als excuus om hun verantwoordelijkheid voor de kosten waar ze wél grip op hebben, te ontlopen. De oplossing is om in het overleg strikt te focussen op de variabelen die beïnvloedbaar zijn op het specifieke niveau van de medewerker. Pas wanneer iemand zich echt eigenaar voelt van zijn eigen budgetlijn, ontstaat de motivatie om kleine lekken te dichten. De discussie over de overhead moet dus op een strategisch niveau worden gevoerd, zodat deze de operationele efficiëntie niet verlamt.

6. Benchmarking: spiegeltje, spiegeltje aan de wand

Om te weten of je lijdt aan cost leakage, moet je weten wat de norm is. Interne teams hebben vaak de neiging om hun eigen kostenbasis te rechtvaardigen door te wijzen op de unieke eigenheid van het bedrijf. Benchmarking is het instrument bij uitstek om deze defensieve houding te doorbreken. Hoewel het gevaarlijk is om benchmarks één-op-één als absolute waarheid over te nemen (volume en sectorcontext spelen immers een rol), biedt het een noodzakelijke spiegel.

Het gaat er niet om te vergelijken op het niveau van kleine kantoorartikelen, de spreekwoordelijke pennen en potloden, maar om het ontdekken van afwijkingen in processen. Als één site bijvoorbeeld structureel meer uitgeeft aan spoedzendingen dan vijf andere sites die hetzelfde doen, dan is er geen sprake van unieke behoeften, maar van een suboptimaal proces. Objectiviteit van buitenaf is nodig om de interne status quo uit te dagen.

7. De AI-paradox: efficiëntie versus nieuwe fraude

Ten slotte wordt technologie vaak gepresenteerd als de ultieme oplossing voor cost leakage. Moderne systemen halen inderdaad de meest evidente dubbele betalingen er al uit. De droom is een volledig geïntegreerd systeem waarbij AI abonnementen en prijzen over verschillende landen heen vergelijkt om de beste onderhandelingspositie te bepalen. Er is echter een keerzijde: technologische vooruitgang maakt ook fraudeurs creatiever. Er zijn al voorbeelden van onkostennota’s die door AI zijn gegenereerd en met het blote oog niet van echt te onderscheiden zijn. Als de controleur simpelweg op de groene knop blijft duwen, wordt technologie een facilitator van nieuwe vormen van cost leakage. De inzet van nieuwe technieken vereist daarom niet minder, maar juist méér kritische menselijke controle.

Conclusie: kostenbeheersing is een voortdurend proces

De belangrijkste conclusie van de rondetafel was dat het dichten van lekken geen eenmalige oefening is, maar een continu proces van meten, weten en uitdagen. Of het nu gaat om het aanpassen van de beloningsstructuur om medewerkers mee te krijgen in het kostenverhaal of het kritisch bevragen van leveranciers over de impact van nieuwe technologieën op hun tarieven… de CFO moet de waarom-vraag blijven stellen. En met reden: cost leakage mag dan onzichtbaar zijn in de boeken, de impact op de waarde van de onderneming is dat allerminst.

Deze rondetafel werd gefaciliteerd door ERA Group.