EU-wetgeving: 3 richtlijnen uitgelicht

Er komt een heuse lawine aan EU-wetgeving op onze ondernemingen af. Vaak vragen die regelgevingen flink wat voorbereiding en zijn het dus (middel)langetermijnprojecten. Op het Executive Forum lichtten advocaten Inger Verhelst, Jan Van Gysegem en Sophie Maes van het HR Law kantoor Claeys & Engels er drie uit waar bedrijven momenteel mee bezig zouden moeten zijn: de Whistleblowing-richtlijn, de Pay Transparency-richtlijn en de CSRD. 

De klokkenluidersrichtlijn 

Inger Verhelst beet de spits af met de klokkenluidersrichtlijn, een regelgeving die we min of meer mogen beschouwen als het Europese antwoord op de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act. “De Europese richtlijn is sinds november vorig jaar in Belgische wetgeving omgezet en sedert 15 februari 2023 van toepassing in ons land. Enkel bedrijven met minder dan 250 werknemers krijgen nog de tijd tot 17 december 2023 om een intern meldkanaal op te zetten.”  

De wet heeft als doel om ‘klokkenluiders’ te beschermen, mensen die uit de biecht klappen (een “melding” doen) wanneer er bij bedrijven onwettelijke zaken gebeuren. “Het werkingsgebied gaat daarbij zeer breed”, weet Inger. “Dat gaat van consumentenbescherming over productveiligheid en bescherming van het milieu tot en met volksgezondheid en overheidsopdrachten. Specifiek voor België komt daar ook belastingfraude en sociale fraude bij, al heeft de wetgever de omschrijvingen daarvan wel vrij flou gelaten.”  

Facilitatoren 

Ook het soort personen waarop de wet slaat, is zeer ruim opgevat. Dat gaat over werknemers, maar ook freelancers, stagiairs, aandeelhouders en bestuurders, externe medewerkers en zelfs ‘facilitatoren’. Die laatste categorie zijn bijvoorbeeld collega’s of vakbondsafgevaardigden die de klokkenluider helpen bij zijn melding. “De wet beschermt al deze mensen tegen een hele reeks van maatregelen. Dat kan uiteraard ontslag zijn, maar ook bijvoorbeeld degradatie, een gedwongen verhuizing van werkplaats of zelfs het mislopen van opleidingen. Die beschermingsmaatregelen gelden ook wanneer de originele melding fout bleek te zijn, voor zover de klokkenluider te goeder trouw was.” 

Bovendien zijn er aan de wet stevige sancties gekoppeld. Een werknemer die in zulke omstandigheden ontslagen wordt, kan rekenen op 18 tot 26 weken loon als schadevergoeding. In de financiële sector is dat zes maanden loon. Het bedrijf ontsnapt enkel aan die boete wanneer het expliciet kan aantonen dat het klokkenluiden niet de reden was van het ontslag.  

Anoniem 

Wie als klokkenluider wil optreden, kan daarvoor een interne of externe melding doen (binnen of buiten het bedrijf) of zelfs een ‘openbaarmaking’, bijvoorbeeld door naar de pers te stappen. Niet verwonderlijk raadt Verhelst aan om die meldingen zoveel mogelijk intern te houden. “Bedrijven vanaf 50 werknemers zijn verplicht om een intern kanaal op te zetten. Dat kan via een website of een mailadres, maar evengoed via een telefoonnummer of een brievenbus.” Vanaf 250 werknemers moet ook expliciet de mogelijkheid voorzien zijn om dit anoniem te doen.  

Organisaties kunnen het kanaal outsourcen of het delen met andere bedrijven, al is er nog wel discussie over hoe ondernemingen dat dan precies zouden moeten regelen en of dit ook altijd geldt voor grotere ondernemingen. “Het is bovendien verplicht om voor het openstellen van het kanaal hierover de sociale partners te raadplegen”, gaf Inger nog mee. “Daarnaast moet er ook een Whistleblowing Officer aangesteld worden die het meldkanaal beheert en de communicatie met de melder verzorgt en opvolgt. Vaak wordt hiervoor naar de Compliance Officer gekeken, al is de concrete invulling van die rol niet echt duidelijk omschreven.”  

ESG-rapportering 

Na Inger was het de beurt aan Jan Van Gysegem, die de aanwezige executives kwam wijzen op het belang van de verplichte ESG-inspanningen en de rapporteringen daarrond. Net zoals de GDPR zal dat voor veel ondernemingen een stevige papierberg met zich meebrengen.  

“Dit zal sowieso een onderdeel worden van het jaarverslag, waaraan bestuurdersverantwoordelijkheid gekoppeld is”, waarschuwde Jan. “Bedrijven mogen het verzamelen van de data en het consolideren ervan niet onderschatten, net zomin als de verplichte dialoog met de werknemersorganisaties. Reken daarvoor al maar snel op een volledige dag.”  

Zeker de audits die moeten gebeuren, noemde de advocaat “een gamechanger”. “Initieel zal er uitgegaan worden van een negatief verslag. Voor de auditor zal het dan volstaan om te melden dat er geen elementen zijn die wijzen op een substantiële misrepresentatie van de feiten. Vanaf 2028 volgt een overstap naar positieve verslagen. De opinie over de compliance baseert zich dan op vooraf bepaalde criteria die steunen op uitgebreide procedures, tests en interne controles. De exacte standaard daarvoor is nog niet bepaald, maar het is expliciet de bedoeling van de wetgever om een markt te creëren voor audits van duurzaamheidsinformatie.” 

In dat proces speelt ook de dubbele materialiteit een belangrijke rol: niet alleen moet het gaan over hoe de bedrijfsactiviteiten mens en milieu beïnvloeden, ook de manier waarop duurzaamheid de ontwikkeling en performantie van het bedrijf een boost geeft (of net niet), moet aan bod komen. “In tegenstelling tot financiële verslaggeving moet de ESG-verslaggeving ook in de toekomst kijken”, aldus Jan. “Je moet bijvoorbeeld doelstellingen formuleren over opleidingen, maar ook bijhouden of het je lukt om die doelstellingen te halen. En vertellen wat je gaat doen als het niét lukt.”  

Door de waardeketen 

Bovendien gelden deze verplichtingen niet enkel voor het bedrijf zelf, maar moeten ze hun weg vinden doorheen de hele waardeketen, dus ook bij klanten en toeleveranciers. “Indien die informatie niet meteen beschikbaar is, moet je uitleggen waar dat aan ligt en welke inspanningen je hebt gedaan om ze te verkrijgen. Daarnaast moet je een plan opstellen om de informatie in de toekomst alsnog te verkrijgen.” 

Ondertussen is ook de lijst bekendgemaakt van welke informatie een onderneming moet verzamelen als het op hen van toepassing is, gaande van ‘eigen personeel’ en ‘klimaatverandering’ over ‘verontreiniging’ en ‘water en maritieme hulpbronnen’ tot ‘werknemers in de waardeketen’, ‘getroffen gemeenschappen’ en ‘zakelijk gedrag’. Alleen al voor ‘eigen personeel’ gaat het over zeventien domeinen waarvoor bedrijven cijfers, maatstaven en doelstellingen moeten formuleren. Het gaat dan bijvoorbeeld om maatregelen rond sociale bescherming, welke inspanningen een onderneming doet voor mensen met een beperking of wat de maatstaven zijn rond werk-privé-balans.  

Pay Transparency Directive  

Als laatste spreker deed Sophie Maes de relatief nieuwe Pay Transparency Directive (PTD) uit de doeken. Deze richtlijn (die volgens planning tegen juni ’26 moet zijn omgezet) verplicht bedrijven om transparanter te worden over hun loonpolitiek en om zo de loonverschillen tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers weg te werken. Ondanks het feit dat hierover al verschillende wetten bestaan, ook in ons land, blijkt die kloof zeer reëel te zijn. In België bedraagt ze nog altijd ruim negen procent.  

“De Pay Transparancy Directive steunt op drie pijlers”, aldus Sophie. “Dat zijn: 1. een goede definiëring van cruciale begrippen, 2. maatregelen om de loontransparantie te verhogen en 3. versterking van de rechtsmiddelen en handhaving.” Meester Maes wijst er ook op dat de maatregelen in de PTD een minimum vormen, de landen mogen zelf nog strengere maatregelen installeren.  

De nieuwe wet geldt voor zowel de publieke als private sector en voor werknemers én sollicitanten. Sophie: “Het rapporteren van de loonkloof geldt echter enkel voor bedrijven met meer dan honderd werknemers en zal gefaseerd worden ingevoerd. De PTD slaat op alle mogelijke looncomponenten van het basisloon over de variabele componenten tot en met aanvullende voordelen zoals een bedrijfsauto, opleidingsvergoedingen of bedrijfspensioenen.” 

Genderneutraal 

Een van de meest opvallende nieuwigheden is bijvoorbeeld dat sollicitanten voorafgaand aan hun sollicitatiegesprek informatie moeten krijgen over hun startloon of loonschaal. Het wordt werkgevers ook verboden om te polsen naar een eerder verkregen salaris. “Tijdens de tewerkstelling moeten werknemers toegang krijgen tot de criteria om de beloning, het beloningsniveau en de loonontwikkeling te bepalen. Die criteria moeten objectief en genderneutraal zijn.”  

Meer zelfs: werknemers krijgen ook het recht om schriftelijk informatie te vragen over die beloningsniveaus en de naar het geslacht uitgesplitste niveaus van werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk doen. In dat geval is het bedrijf verplicht daar binnen de twee maanden op te antwoorden. Ook confidentialiteitsbedingen over het loon zullen in de toekomst verboden worden. 

“Bedrijven krijgen ook rapportageplicht over de lonen”, aldus Sophie. “Zij zullen een zevental statistische formules moeten opstellen, bijvoorbeeld over de algemene genderloonkloof of over het aandeel van vrouwelijke en mannelijke werknemers in elke kwartielbeloningsschaal, maar ook over de genderloonkloof per werknemerscategorie uitgesplitst in gewoon basisloon en in aanvullende of variabele componenten. Als er verschillen zijn in verloning, moet de werkgever die rechtvaardigen of actief verhelpen. Zijn de loonverschillen in een bepaalde werknemerscategorie groter dan vijf procent, moet hij ook een beloningsevaluatie of loonaudit opzetten met de werknemersvertegenwoordiging.” 

Begin ermee 

Het zijn een hele reeks maatregelen die snel verplicht zullen zijn. “De beste raad die ik dan ook kan geven: start vandaag al met de voorbereidingen. Breng je verplichtingen en processen in kaart”, besluit Sophie. “2026 komt er snel aan.”  

Claeys & Engels faciliteerde deze masterclass tijdens het Executive Forum 2023.