2 voorwaarden voor data-driven finance: datamanagement en -strategie

Dat bedrijven meer data inzetten om onderbouwde beslissingen te nemen, is een goede ontwikkeling. Minder positief is dat velen hun data analytics niet, onvoldoende of te laat inkapselen in een structuur van datamanagement. Dat vertellen TriFinance-experts Alexander Declerck en Maarten Lauwaert, die stellen dat het denkwerk over governance en operationeel beheer best parallel loopt aan het opzetten van een datastrategie – nog zoiets wat vaak vergeten wordt.

In dit verhaal is het finance dat de sleutel in handen heeft. Door op te treden als brug tussen business en IT en als spilfiguur die interne afdelingen en externe stakeholders verbindt, wint een CFO aan autoriteit.

Van voorgekauwd tot self-service

Alexander Declerck, Blue Chip Boutique Leader Transition & Support bij TriFinance.

De behoefte aan een stevig kader is groot en dat heeft verschillende redenen. Het begint al bij de veelheid aan datavragen die met name finance, per definitie een gatekeeper van data, ontvangt. “Er zijn tal van interne stakeholders – de CEO wenst bepaalde data, net als aankoop, verkoop, HR en ga zo maar door – en daarnaast meerdere externe stakeholders, zoals bankiers, revisoren en investeerders”, somt Alexander Declerck, Blue Chip Boutique Leader Transition & Support bij TriFinance, op. “Ze hebben elk specifieke gegevens nodig en rekenen erop dat die informatie accuraat, volledig en tijdig beschikbaar is.”

Daar komt nog bij dat sommige profielen graag zelf met de data aan de slag gaan, eerder dan bestaande dashboards of rapporten te raadplegen. “Met het oog op de meest relevante informatie zetten zij eigenhandig stappen op vlak van dataverwerking, -beheer en -analyse”, weet Expert Practice Leader Data & Analytics Maarten Lauwaert. “Op zich geen slechte evolutie, maar wel een die waakzaamheid vraagt. Als de departementen elk een andere positie innemen op dat spectrum van voorgekauwd tot self-service, is het nog belangrijker om je organisatie goed te wapenen en de efficiëntie, kwaliteit en veiligheid van de processen te waarborgen.”

“Het gevaar is dat iedereen een eigen versie van de waarheid creëert”, pikt Alexander in. “De discussies die dan ontstaan, halen de efficiëntie net onderuit. Het is zaak om een kader te scheppen met afspraken over definities, interpretaties en tools, zodat iedereen op een juiste manier naar de juiste data kijkt.”

Predictive analytics

Een andere beweging op een spectrum dat de nood aan datamanagement verhoogt, is de trend van descriptieve naar predictieve en straks misschien zelfs prescriptieve data. Qua voorspellingen staat finance nog niet zo ver als bepaalde andere afdelingen, maar is het potentieel aanzienlijk. In planning en budgettering, maar ook elders. Maarten: “Via al dan niet AI-gestuurde predictive analytics inschatten welke klanten te laat zullen betalen of welke leveranciers morgen in zwaar weer kunnen komen, zodat je daar proactief op kan inspelen, helpt je organisatie zeker vooruit.”

“Maar: als je dat wil doen, moet de basis eerst op orde. Dan moeten zowel de actuele als de historische data accuraat zijn. Dan mogen de datastromen nergens haperen. Dan moeten alle platformen en modellen op punt staan én goed onderhouden worden.”

Finance als businesspartner

In de evolutie naar meer (en beter) data-driven dichten de experts financemensen alleszins een sleutelrol toe. “Het is aangewezen dat ze hun kennis hieromtrent aanscherpen”, stelt Maarten. “Een goed begrip van de mogelijkheden en de potentiële technologische en organisatorische impact helpt niet alleen om zelf de juiste stappen te zetten, maar ook om een leidende kracht te zijn in het creëren van dat broodnodige kader.”

Dat omvat in de eerste plaats een doordachte datastrategie. “Analyseer grondig welke data nodig zijn en durf daarin te fragmenteren”, adviseert Alexander. “Wat zijn de prioritaire datapunten, en welke zijn eerder nice-to-haves? Een cross-functionele oefening, waarbij je de noden van een hele organisatie in kaart brengt, op elkaar afstemt en vertaalt in duidelijke KPI’s.” En daar komen ook de nodige vraagstukken inzake datamanagement bij kijken. Zoals: voor welk niveau van datakwaliteit kiezen we? “De kosten die daarmee gepaard gaan, maken dat een essentiële strategische afweging”, vindt Maarten.

Een CFO – met dus minstens een basisbegrip van het technisch aspect – is ideaal geplaatst om daarin een brugfiguur te zijn, argumenteert hij. “De business begrijpt waar het bedrijf naartoe moet, maar heeft minder ervaring met de technische implicaties. De technische profielen weten op hun beurt alles over het ontwikkelen van een data-architectuur, maar zijn niet altijd op de hoogte van de verschillende businessnoden rond data. Pas als je hen weet te koppelen, ben je een echte businesspartner.”

Less is more

Een prioritering van de kritische datapunten is absoluut geen detail in het uittekenen van een datastrategie en hangt bovendien nauw samen met de vereisten op vlak van datamanagement. Om die les te duiden, haalt Alexander de mosterd in de luchtvaart. “Waar de cockpit van een oude Boeing duizenden metertjes telde waarbij het amper opviel als er eentje op rood sprong, beperken de moderne modellen zich tot een tweetal overzichtelijke schermen en duidelijke waarschuwingssignalen.”

Daarin schuilt de hedendaagse gatekeeperrol van finance, klinkt het: een overdaad aan data vermijden en tegelijk meer vooruitblikken. “Veel organisaties spenderen nog onevenredig veel tijd aan het verteren van het verleden”, merkt Alexander op. “Beter dan de zoveelste variantieanalyse, met inzichten die toch meteen achterhaald zijn, vind ik modellen die forward-looking zijn. Hoe voorspellender de data en hoe meer automatische alarmsignalen, hoe beter je de koers proactief kan bijsturen. En dus verdienen rolling forecasts de voorkeur op tijdrovende budgetteringsoefeningen die plaatsvinden in het vierde kwartaal en zich kort na Nieuwjaar al laten inhalen door de realiteit.”

Natuurlijk vragen moderne toepassingen ook moderne systemen. Op dat vlak is less is more evengoed een nuttige leidraad: als afdelingen meer samenwerken, is het logisch dat ze afstappen van hun datasilo’s en hun losse, niet met elkaar interagerende applicaties. De experts pleiten specifiek voor centrale dataplatformen, met in de toekomst allicht steeds meer ingebouwde, drempelverlagende AI-agents. “Een platformtechnologie staat voor voldoende bewegingsvrijheid en ruimte voor innovatie binnen een robuuste structuur”, zegt Maarten. “Zo ontstaat een goede mix van self-service, toekomstgerichtheid en governance.”

Stapsgewijs

In dat less is more-advies ziet Maarten tevens een gouden tip voor de opstart van zo’n transformatie richting een meer datagedreven bedrijfsvoering. “Je hoeft niet alles in één keer te doen. Zodra de grote krijtlijnen duidelijk zijn, is het perfect mogelijk om stapsgewijs vooruitgang te boeken.” Of toch als het management meebouwt aan een datacultuur. “De directie moet de datastrategie, maar ook de implementatie ervan mee uitdragen. Aandacht voor change management is daarbij een must.”

Er een continue oefening van maken, helpt tegelijk om op tijd en stond te reflecteren. “In een veranderlijke wereld evolueren ook de datanoden. Bekijk regelmatig of er KPI’s, dashboards, rapporten of modellen zijn die niemand nog gebruikt en beter geschrapt worden. Want als overbodige data de medewerkers niet ondersteunen maar afleiden, ben je snel terug bij af.”

TriFinance was partner van het Executive Forum 2025. Benieuwd naar de inzichten uit de rondetafel die enkele TriFinance-experts er faciliteerden? Klik hier.