Naar de rechtbank of niet? Een ethisch model voor debiteurenbeheer

Hoe pak je wanbetalers aan? Verlies je daardoor klanten? Moet je naar de rechtbank? Hoe hoog lopen de kosten dan op? Dat zijn enkele van de vragen rond effectief debiteurenbeheer waarover we in gesprek gaan met Paul Cools en Kim Wybo, Partners bij het advocatenbureau la-on.

Bij het binnenkomen in hun bureau, merk je dat ze hun slogan eer aandoen: ‘More than a law firm’. Geen grijs maar overheersend wit. Een vleugje excentriek met moderne kunstwerken, en een geurend opgerold verfrissingsdoekje als welkom in de vergaderzaal met prachtige vista’s op de haven van Antwerpen en het MAS.

La-on is een advocatenkantoor gespecialiseerd in het debiteurenbeheer voor kmo’s, publieke instellingen, overheden en multinationals. Bij het invorderen van onbetaalde facturen, leggen ze de focus op het minnelijke traject om de kosten tot een minimum te herleiden. Om geen nutteloze gerechtskosten te maken, gebruiken ze een eigen algoritme gebaseerd op AI, waarvoor ze in 2018 de Credit Management Innovation Award wonnen.

Ook inhoudelijk toont la-on dat ze uit ander hout gesneden is dan andere advocatenbureaus. Paul benadrukt hun ‘atypisch’-zijn: “Normaal is een advocatenbureau gericht op ‘zoveel mogelijk opbrengen’. Onze focus ligt op het vergelijken van kosten versus opbrengsten bij het helpen van onze klanten om hun facturen te innen. Daarbij gebruiken we ons eigen ontwikkeld algoritme, dat de kans op het slagen van een rechtszaak kan voorspellen.”

Hoe vult u het dagthema ‘Matter of time’ van CFO Day in als onderneming?

Paul: “Tijd is kostbaar, zoals vele andere middelen. In de praktijk zien we nog te vaak dat CFO’s weinig grip hebben op debiteurenbeheer, ze kijken er soms nog naar als slechts een cijfer, terwijl snel handelen om debiteuren op te volgen vitaal is.

Bij kmo’s vreest men nog te vaak dat debiteurenbeheer uitbesteden een risico op klantenverlies inhoudt. Dat houdt uiteraard geen steek, want ook zo gaat kostbare tijd verloren.

Onze oproep? Wacht nooit (te lang) als het gaat om wanbetalers en gebruik uw tijd efficiënt en snel.

Onze filosofie om onze klanten daarbij te helpen, is voor een groot deel gebaseerd op technologie: it’s only a matter of time vooraleer technologie integraal deel zal uitmaken van het bedrijfsleven. De tijd die zal vrijkomen doordat we AI gebruiken, zal ingezet kunnen worden om complexe dossiers nauwkeurig te behandelen en om de vaardigheden van onze medewerkers naar een hoger niveau te tillen.”

Welke evolutie ziet u in het debiteurenlandschap?

Kim: “De groei van het aantal falingen zet zich door. Tijdens corona bleven veel bedrijven kunstmatig in leven, en voorspelden we een tsunami aan falingen erna. Die kwam er en is er nog tot op de dag van vandaag: in het eerste kwartaal van dit jaar zitten we al aan meer dan 3.000 falingen, vooral in de bouw en de horeca, dat is veel.

Onlangs verscheen in het nieuws dat er 11% meer vraag is naar credit controllers. Dat is positief, want dat betekent dat bedrijven het belang inzien van een goed order to cash-proces.

Men zegt wel vaak: ‘Bedrijven hebben veel schulden en daarom gaan ze failliet’. Niets is minder waar: bedrijven gaan failliet omwille van cashflowproblemen. Een gezonde cashflow is alleen mogelijk wanneer het aantal onbetaalde facturen zo laag mogelijk blijft.

Door de geopolitieke instabiliteit is het niet onredelijk om te denken dat er nog moeilijke economische tijden aankomen. Als marktleider voor het invorderen van onbetaalde facturen in de energiesector, kregen we veel meer dossiers te verwerken door de gestegen prijzen. Zulke onverwachte gebeurtenissen zullen er nog komen. We menen dat AI ons zal helpen op dergelijke gebeurtenissen in te spelen om onze klanten te helpen onbetaalde facturen in te vorderen. Het belang van digitalisering zal in onze sector alleen maar toenemen.”

Heeft de digitaliseringsgolf gefaald in finance, met zoveel onbetaalde facturen?

Kim: “Gebrek aan digitalisering is niet de grote oorzaak. Zoals gezegd moet je het vooral langs de economische kant zien: mensen en bedrijven raken in de problemen omdat alles duurder is geworden.

Met la-on willen we een voortrekkersrol spelen: eerst met ons algoritme, en nu met kunstmatige intelligentie. Er zou binnen onze branche, en nota bene ook bij die van de boekhouders, een mindset-switch moeten komen dat technologie niet tot minder werk maar tot meer zinvol werk kan leiden, door bijvoorbeeld een meer persoonlijke aanpak van klanten.”

Wat zou hoger op de agenda van CFO’s moeten komen?

Paul: “Het zou goed zijn dat de CFO erover waakt dat credit controllers meer met sales praten om schulden op te volgen. Bijvoorbeeld door reguliere meetings op te zetten om samen naar oplossingen te zoeken bij wanbetalingen.

Ik vind dat finance-afdelingen in bedrijven nog te vaak in de schaduw staan van sales & marketing. Het aantal openstaande facturen wordt soms geminimaliseerd, alsof er een taboe bestaat rond het onderwerp.

La-on kan credit controllers helpen naar een gezondere cashflow. Daar zouden CFO’s een prioriteit van kunnen maken. Het zou trouwens goed zijn als CFO’s ons meer zien als een interne partner dan een externe partij, om zo vroeg mogelijk in het bedrijfsproces te kunnen ingrijpen en zo het beste resultaat neer te zetten.”

Wanneer stappen bedrijven naar u?

Kim: “Vaak te laat! (lacht) Grote bedrijven met veel klanten komen vaak als de facturen 60 dagen over tijd zijn. Kmo’s komen vaak pas na 6 maanden omdat ze eerst via persoonlijk contact hun klant benaderen en zoals eerder gezegd ‘om hun klant niet te verliezen’. Terloops kan ik u meegeven dat we jaarlijks zo’n 300.000 dossiers behandelen.”

Hoe ziet hun traject eruit en waar komt uw algoritme van pas?

Kim: “Elk invorderingstraject is uniek, daarom noemen we onszelf graag een ‘boutique law firm’, omdat we inzetten op een persoonlijke service, met technologie als katalysator voor efficiënte processen. Een invorderingstraject kan er zo uitzien: een onbetaalde factuur wordt aan ons overgemaakt. We starten dan met het minnelijke traject. Na drie aanmaningen stuurt een gerechtsdeurwaarder nieuwe aanmaningen uit (nog steeds minnelijk).

Als er uiteindelijk na overleg besloten wordt de debiteur te dagvaarden, gebruiken we het algoritme dat de kans op een succesvolle dagvaarding en vonnis kan voorspellen. We zagen immers dat de kosten vaak de inzet (de hoofdsom) overstegen. Het is onze missie om onnodige kosten, tijd en belasting voor alle betrokken partijen te verzekeren, en de schuldindustrie met een concrete oplossing te versterken. We hebben daarbij een dubbel doel: de vraag van onze klant om zijn

factuur te innen, en tegelijk mensen begeleiden naar een schuldenvrij leven. Er wordt niet meer blind gedagvaard, maar gericht. En ons algoritme spreekt: als we naar de rechtbank stappen, weten we al vooraf dat we meer dan 80% kans op slagen hebben.”

Wat is jullie volgende stap?

Paul: “We leren continu bij en werken samen met een externe partner om ons algoritme uit te breiden. Dat betekent: updaten, GDPR in rekening brengen, met big data van debiteuren werken, enz. Tot nu toe werd het algoritme gebruikt bij de overgang van de minnelijke naar de gerechtelijke fase. In de toekomst willen we het gebruiken in ons proces van a tot z. Wat kan beter, hoe winnen we aan efficiëntie, hoe kunnen we sneller schakelen bij pieken, …?”

Paul, u bent onder meer voorzitter van Antwerp Symphony Orchestra: hoe kijkt u naar die organisatie als voorzitter? 

Paul: “Ik wil van de fabel af dat de culturele sector geen entrepreneurs heeft, terwijl er ondanks de subsidies waarvan de sector deels ‘leeft’, toch inkomsten worden gegenereerd. Een bedrijf is als een orkest: ze moeten allemaal in dezelfde maat spelen, anders loopt het fout.

Ik vind het systeem van de tax shelter (een fiscale regeling bedoeld om investeringen in bijvoorbeeld de cultuursector aan te moedigen) een win-win: minder belastingen voor de investeerder, en meer opbrengsten voor overheid.”

U geeft een zeer veelzijdig magazine uit met tal van personalia en onderwerpen beyond debiteurenbeheer, wat wil u daarmee bereiken?

Kim: “Dat toont nog eens dat we ‘more than a law firm’ zijn. We trekken het juridische open naar ondernemen, leiderschap en cultuur. Ons jaarlijks magazine heeft veel succes en onze inspiratie kan van overal komen. We slagen er zelfs in ministers rond de tafel te krijgen (n.v.d.r. Vincent Van Peteghem en Paul Van Tigchelt in dat van 2024). We willen een leuke en gevarieerde lezerservaring creëren zonder dat het een saai advocatenmagazine is. Het is ook een opportuniteit voor ons om onze ‘social responsibility’ in de verf te zetten.”

Wat is de belangrijkste misvatting i.v.m. debiteuren die u de wereld uit wil helpen?

Paul: “‘Mij overkomt het niet’. De ver-van-mijn-bed gedachte kan snel keren hoor… Gezonde vennootschappen kunnen snel in de problemen komen, kijk maar naar de toeleveranciers van Van Hool. Of gezinnen met tweeverdieners die toch betaalproblemen hebben door onverwachte gebeurtenissen. Dus lanceer ik als oproep om dag in, dag uit waakzaam te zijn over uw cash-situatie.”

Welke maatschappelijke trend ziet u met lede ogen aan enerzijds, en met hoop anderzijds?

Paul: “Financiële ongeletterdheid, en dan vooral jonge mensen die een onderneming opstarten zonder financieel inzicht. Dat is een recipe for disaster. Langs de andere kant zie ik meer en meer bedrijven die zich bewuster worden van het belang van hun financiële afdeling en de rol van effectief debiteurenbeheer, en dat komt uiteindelijk de hele economie ten goede.”

Kim: “Ik zie als hoopgevend dat de jonge generatie met behulp van apps alles gedaan krijgt, wat nog eens het belang van technologie benadrukt. Anderzijds kennen ze net daardoor hun ‘tafels van vier’ niet meer, wat dan weer verontrustend is, want dan missen ze de basis.”

La-on is sponsor van CFO Day.