E-facturatie in België: de ultieme gids voor 2026

Vanaf januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit is een grote stap in de digitalisering van het Belgische bedrijfsleven. Maar wat betekent dit precies voor uw organisatie? Hoe zorgt u ervoor dat u volledig voorbereid bent? In deze gids ontdekt u alles wat u moet weten over e-facturatie, inclusief de belangrijkste regels, tijdlijnen, fiscale voordelen en de impact van het ViDA-initiatief.

Wat is B2B e-facturatie en voor wie geldt de verplichting?

De nieuwe wetgeving verplicht bedrijven in België om elektronische facturen te gebruiken voor alle B2B-transacties. Deze verplichting geldt voor bedrijven die aan drie voorwaarden voldoen: de leverancier moet in België belastingplichtig zijn, de klant moet een Belgisch btw-nummer hebben of verplicht zijn om zich voor btw te registreren, en de transactie moet binnen België belastbaar zijn. Dit betekent dat alle binnenlandse zakelijke transacties vanaf 2026 elektronisch gefactureerd moeten worden.

Er zijn enkele uitzonderingen, zoals voor bedrijven die onder een forfaitair regime vallen of failliet zijn. Daarnaast mogen klanten met een Belgisch btw-nummer elektronische facturen niet weigeren. Dit maakt het belangrijk voor bedrijven om tijdig te digitaliseren en hun systemen hierop voor te bereiden.

Wilt u volledig op de hoogte blijven van wereldwijde e-facturatieontwikkelingen? Overweeg dan om het Global E-Invoicing Report te raadplegen, waarin de nieuwste trends en verplichtingen per land uitgebreid worden besproken.

Tijdlijn en implementatie van e-facturatie in België

België kiest voor een directe invoering van B2B e-facturatie. In tegenstelling tot landen zoals Frankrijk en Spanje, waar de overstap gefaseerd plaatsvindt, stapt België in één keer over op 1 januari 2026. Dit uniforme beleid moet zorgen voor duidelijkheid en consistentie, maar betekent ook dat bedrijven zich goed moeten voorbereiden om verstoringen in hun facturatieproces te voorkomen.

Opvallend is dat de Belgische wetgeving op dit moment nog geen verplichting tot digitale rapportage bevat. Wat wel verandert, is de manier waarop facturen verstuurd mogen worden. Zo moeten B2B-facturen verplicht via het Peppol-netwerk verzonden worden. Andere elektronische formaten, zoals PDF-facturen, zijn niet langer toegestaan voor zakelijke transacties.

Hoe bereidt u uw bedrijf voor op e-facturatie?

Met de invoering van de verplichte e-facturatie is het cruciaal om tijdig actie te ondernemen. Dit begint met het werken met het juiste formaat. In België moeten facturen voldoen aan de Europese EN16931-norm, waarbij Peppol BIS het aanbevolen formaat is. Dit maakt een efficiënte en automatische verwerking mogelijk via het Peppol-netwerk.

Daarnaast moeten bedrijven toegang krijgen tot een betrouwbaar factuurnetwerk. Het Peppol-netwerk is de standaard voor e-facturatie in België en om hiervan gebruik te maken, hebt u een access point nodig. Billtrust is een erkend Peppol Access Point in België, waardoor bedrijven via ons platform veilig en eenvoudig elektronische facturen kunnen versturen.

Controleer ook of uw software compatibel is met Peppol. Dit omvat uw ERP- of boekhoudsoftware, maar ook uw IT- en financiële processen. Door nu te investeren in de juiste technologie, voorkomt u operationele onderbrekingen wanneer de verplichting ingaat.

Meer weten over Peppol? Bekijk deze uitgebreide gids, waarin alle ins en outs van dit netwerk worden toegelicht.

Fiscale voordelen en steunmaatregelen

Om de overgang naar digitale facturatie te ondersteunen, biedt de Belgische overheid verschillende fiscale voordelen. Zo is er vanaf januari 2025 een belastingaftrek van 20% mogelijk op digitale investeringen. Daarnaast kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen tussen 2024 en 2027 een verhoogde aftrek van 120% toepassen op software-abonnementen voor facturatie. Door nu te investeren in e-facturatie, profiteren bedrijven niet alleen van een efficiënter facturatieproces, maar ook van aantrekkelijke belastingvoordelen.

De invloed van ViDA op e-facturatie in België

Het Europese VAT in the Digital Age (ViDA)-initiatief speelt een belangrijke rol in de evolutie van e-facturatie in België. Een van de grootste veranderingen is dat België geen EU-goedkeuring meer nodig heeft om nationale e-facturatieregels in te voeren. Hierdoor kan ons land de verplichting voor B2B e-facturatie in 2026 zonder administratieve barrières implementeren.

Op langere termijn zal België moeten overstappen op een door de EU gestandaardiseerd model voor e-facturatie, uiterlijk op 1 januari 2035. Dit zorgt voor extra complexiteit voor internationaal opererende bedrijven, omdat de harmonisatie van e-facturatie binnen de EU nog niet volledig is doorgevoerd. Bedrijven die actief zijn in meerdere lidstaten moeten dus rekening houden met verschillende nationale IT-vereisten en systemen.

Dit artikel is een bijdrage van Billtrust, partner van de CFO Suite van House of Executives.