‘Organisatieverandering vertrekt niet vanuit een slide met vijf bullets’

Voor de rubriek Leader’s Library selecteren we een recent verschenen boek dat een plek ambieert in de boekenkast van elke executive. In ‘The Organization Design Guide’ leggen Herman Vantrappen en Frederic Wirtz uit hoe leidinggevenden en hun teams op een pragmatische manier fundamentele vragen over organisatiedesign kunnen aanpakken en hoe ze de oplossingen kunnen implementeren.

Executive summary: het boek in 4 minuten leestijd

“Over organisatiedesign is heel wat theorie terug te vinden, maar ik vond dat er een boek ontbrak dat alle deelaspecten van het proces samenbracht.” Herman Vantrappen is niet te beroerd om toe te geven dat ‘The Organization Design Guide’ ontstaan is vanuit een zekere frustratie. Herman heeft bijna veertig jaar in managementconsulting op de teller staan en specialiseerde zich de voorbije vijftien jaar in organisatiedesign. Vanuit het adviesbureau Akordeon ondersteunt hij grote en kleine bedrijven wereldwijd en voor dit boek kroop hij samen met Frederic Wirtz (The Little Group) in de pen.

‘The Organization Design Guide’ werkt een geïntegreerd raamwerk uit voor bedrijven die hun organisatie onder de loep willen nemen. De auteurs zien een organisatie als een systeem. “Als je ergens aan één element sleutelt, dan kan dat ergens anders onvoorziene en ongewenste repercussies hebben, al meteen of pas na verloop van tijd”, zegt Herman Vantrappen. “Stel bijvoorbeeld dat je beslist om marketing te decentraliseren, naar de verschillende landen waar je actief bent, dan kan dat heel wat repercussies hebben op het vlak van mensen, governance en coördinatie met andere functies. De ene keuze staat niet los van de andere en daarom is een globale, geïntegreerde aanpak nodig.”

Het antwoord op die verzuchting is een model dat organisatieverandering uittekent als een traject van A tot Z. Als lezer leer je hoe je kan zorgen voor continuïteit doorheen de verschillende fases, zowel inhoudelijk als procesmatig. “In de praktijk blijkt dat discussies in het managementteam over organisatiedesign dikwijls nogal doctrinair en sloganesk van aard zijn”, klinkt het. “Ben je voor of tegen zelfsturende teams? Het is een onderwerp dat ik recent meermaals in de pers zag opduiken en voor de betrokken bedrijven betekende het idee van ‘zelfsturende teams’ telkens iets anders. Dat fenomeen doet zich dikwijls voor. Iemand gooit zo’n idee los op tafel in een meeting en je hebt meteen hevige voor- en tegenstanders, met emotionele discussies. Op zo’n moment is een geïntegreerd framework heel nuttig.”

Vantrappen en Wirtz tekenen een traject uit dat vanuit de drijfveren voor verandering uitlegt hoe je het concept voor een organisatiedesign uitwerkt en vervolgens gedetailleerd invult. Daarna krijgen ook de transitiefase en het maken van bijsturingen een grondige uitwerking.
Het model is ruim toepasbaar: in grote en kleine bedrijven, in de private en in de publieke sector, voor totale bedrijfsveranderingen of voor de implementatie van specifieke concepten (denk aan duurzaamheid of content marketing).
Vantrappen hamert er echter op dat in elk proces de menselijke factor niet te onderschatten valt. “Dat zie je al bij de samenstelling van het projectteam (welke high potentials betrekken we?), maar net zo goed bij de discussie over de strategische doelstellingen en de pijnpunten in de organisatie. Op dat moment gaat het over ontbrekende competenties, falend leiderschap, medewerkersmotivatie, cultuuromslag, enzovoort.”

Ook verderop in het traject is HR niet weg te denken. Taakbeschrijvingen, verschuivingen van medewerkers of de aanstelling van managers zijn van tel bij het detailleren van het nieuwe organisatiedesign. Vragen over aanpassingen aan contracten of persoonlijke doelstellingen duiken dan weer op tijdens de transitiefase. “Vergeet ook de interne communicatie doorheen het hele traject niet of het betrekken van de werknemersafgevaardigden. De directe betrokkenheid van HR doorheen het traject is essentieel.”
Toch mogen we ‘The Organization Design Guide’ niet als een HR-boek wegzetten. Het raamwerk heeft een veel ruimere scope en leidt tot inhoudelijke keuzes in vijf categorieën van ontwerpvariabelen: architectuur, processen, cultuur, mensen en technologie. “Zodra in die vijf domeinen de keuzes duidelijk zijn, kan je als bedrijf vol vertrouwen het veranderingsproces starten”, besluit Herman.

‘The Organization Design Guide’ is een aanrader voor… 

… elk bedrijf dat belang hecht aan een grondige aanpak bij een organisatieverandering en niet halsoverkop een veranderingstraject wil doorlopen. De auteurs zorgen voor een sterke theoretische onderbouw en pleiten expliciet tegen gemaksoplossingen. “Denk aan het bepalen van de pijnpunten in de beginfase. Dat lukt niet met vijf bulletpoints op een slide: je moet het systeem achter de symptomen ontwaren. Enkel als je de systeemfouten duidelijk weet te onderscheiden, kan je  doeltreffende organisatieoplossingen bepalen. Een goede aansluiting tussen de voorgestelde oplossingen en de huidige systeemfouten die de medewerkers echt wel ervaren hebben, dat is de beste manier om uiteindelijk de mogelijke weerstand te overkomen.”

Waarom ‘The Organization Design Guide’ bewust niet grossiert in cases…

‘The Organization Design Guide’ bevat op gepaste tijden de nodige voorbeelden rond specifieke deelaspecten, afkomstig uit diverse sectoren zoals fastfood, HR-diensten of energie. Volledig uitgewerkte cases vind je niet in het boek en dat is volgens Herman Vantrappen een bewuste keuze. “Ik heb wel vaker managers ‘verkeerde’ beslissingen zien nemen op basis van gestileerde of geïdealiseerde cases uit een boek”, zegt hij. “De meest aangewezen organisatiekeuze voor een onderneming hangt niet enkel af van de specifieke context van die onderneming maar ook van haar historische ontwikkeling, soms zelfs tot en met de oprichting. Twee succesvolle ondernemingen in dezelfde sector van dezelfde omvang die elkaars directe concurrent zijn, kunnen toch een totaal verschillende maar doeltreffende organisatie hebben. Zo’n organisatiekeuze met voldoende zin voor nuance en detail uitschrijven, zou resulteren in heel lange en saaie casestudies.”

The Organization Design Guide is verschenen bij Routledge