Hoe zet je AI in voor HR, binnen de grenzen van ethiek en de AI Act?

De mogelijkheden van artificiële intelligentie lijken grenzeloos, ook binnen het domein van HR. Maar de Europese AI Act trekt grenzen, waarbinnen je met AI aan de slag kan. Dus brachten we een tiental HR-directeuren samen voor een gastronomische CHRO Round Table. Hoe voorbereid zijn onze bedrijven op de AI Act en hoe gaan ze verantwoord om met AI op de werkvloer?

Plaats van afspraak voor ons select gezelschap is ditmaal Sensum Gent, een sterrenrestaurant in een prachtig gerestaureerd kasteeltje aan de rand van de stad. Straks wacht ons een gastronomische ervaring op het gelijkvloers, maar eerst zitten onze gesprekspartners met een andere honger. Aan tafel zitten een tiental CHRO’s en HR-directeuren, klaar om AI-toepassingen in HR met elkaar te delen én om bij te leren van Kristel Deroover, die inzicht geeft in de regels van de Europese AI Act en handvatten om ermee aan de slag te gaan.

De vraag der vragen valt al snel

Al snel valt de hamvraag van de dag: hoe kunnen we artificiële intelligentie inzetten binnen HR? Vandaag gebruiken veel bedrijven al AI zoals ChatGPT, bijvoorbeeld om snel brieven op te stellen. Maar als we vragen hoeveel organisaties reeds structureel AI binnen HR gebruiken, gaan er minder handen omhoog. Meerdere organisaties experimenteren er wel mee.

Een bedrijf aan tafel vertelt: “Wij zijn bijvoorbeeld bezig met de ontwikkeling van een chatbot, die onze HR-medewerkers moet ondersteunen om interne vragen rond HR juist en snel te beantwoorden. In een volgend stadium willen we die chatbot beschikbaar stellen voor alle medewerkers. Daarnaast zetten we Copilot in om verslagen te maken. Ik beschik zelf over een AI-agent die mij bij taken ondersteunt.”

Hoe ver gaat ondersteuning door AI en agents dan? “Beslissingen laten we nog niet aan AIover, maar we experimenteren er wel al mee in het kader van disciplinair beleid. Als we een disciplinaire sanctie moeten opleggen, vergelijken we onze conclusie op basis van getuigeninterviews met de beslissing die AI zou nemen.” Een ander bedrijf volgt een soortgelijke aanpak, maar dan voor jobwegingen: “Wij vergelijken de conclusies van ons comité met die van Copilot.”

Cecilia Sion, Senior Account Executive Benelux bij HiBob.

Cecilia Sion van HiBob, partner van dit gesprek, legt ook uit hoe AI een rol kan spelen in de ontwikkeling van een skill-based organisatie. “We focussen op praktische use cases die de efficiëntie van HR verhogen. Maar we bekijken inderdaad ook hoe AI inzicht kan geven in welke skills je morgen nodig hebt en hoe bedrijven tot een metric kunnen komen die aangeeft hoe succesvol een aanwerving was. Hoe zijn de skills van de medewerker geëvolueerd? Hoe past de medewerker binnen de bedrijfscultuur?”

Grenzeloze mogelijkheden, binnen krijtlijnen

Het is nogmaals bevestigd: de mogelijkheden van AI zijn immens. Maar niet elke toepassing is zonder risico, ook niet binnen HR. Dus voerde de Europese Unie de AI Act in. Deze verordening introduceert als eerste ter wereld een alomvattend rechtskader voor AI, van toepassing voor alle bedrijven in alle sectoren, al dan niet binnen de EU gevestigd, die binnen de EU AI-systemen aanbieden of (hun output) gebruiken.

“De AI Act hanteert een risicogebaseerde aanpak: hoe hoger de risico’s van een AI-systeem, hoe strenger de te volgen regels”, licht Kristel Deroover van Human AI Q toe. “De AI Act onderscheidt daarbij vier risiconiveaus: minimaal, beperkt, hoog en onaanvaardbaar risico. AI-systemen met een onaanvaardbaar risico zijn vandaag al verboden. Bijvoorbeeld systemen bestemd voor social scoring en emotieherkenning op de werkvloer (tenzij uit medische en veiligheidsoverwegingen).”

HR-toepassingen met AI kunnen voor Europa een hoog risico inhouden. Denk bijvoorbeeld aan AI-systemen voor werving en selectie, maar ook bijvoorbeeld alle AI die je gebruikt om beslissingen te nemen in het kader van evaluatie, promotie en wijzigingen in arbeidscontracten. “Ga na of de software met AI-functionaliteiten die jouw HR-team gebruikt, kwalificeert als een ‘hoog risico’ onder de AI Act of niet (of eventueel kan genieten van een uitzondering onder artikel 6.3). De AI Act interpreteren, toepassen en naleven is complex, werk zo nodig dus samen met andere functies binnen de organisatie (bv. IT, procurement, legal, …) .”

Wat betekent de AI Act voor de gebruiker?

Je AI-toepassing houdt een hoog risico in volgens de Act. Wat dan? Kristel Deroover:

Kristel Deroover, Founder & Managing Director Human Ai Q.

“Het merendeel van de verplichtingen uit de AI Act m.b.t. hoogrisico-AI – en dat zijn er heel wat – geldt voor aanbieders van AI-systemen en wordt van toepassing ten vroegste op 2 augustus 2026. Zo zullen aanbieders van dergelijke systemen bijvoorbeeld hun systemen moeten registreren in een EU-databank, gebruiksinstructies opstellen en hun product markeren met de CE-markering als conformiteitsbewijs.”
Om zeker te zijn dat je werkt met AI die compliant is met de AI Act, kun je dit toevoegen aan de due diligence-vragenlijst voor inkoopprocessen van software binnen je organisatie.

HiBob maakt zich alvast sterk voor een verantwoord gebruik van AI: bedoeld om mensen te ondersteunen, niet om ze te vervangen. Cecilia Sion: “‘Bob AI’ helpt HR-afdelingen efficiënter te werken, met oog voor transparantie, eerlijkheid en regie. We houden de wet- en regelgeving goed in de gaten en passen ons daarop aan, zodat onze AI altijd verantwoord en volgens de regels wordt ingezet.”

Noteer dat je als gebruiker van hoogrisico-AI ook een aantal plichten hebt, o.a. het AI-systeem gebruiken overeenkomstig de gebruiksaanwijzingen van de aanbieder: gebruik het AI-systeem dus niet voor andere doeleinden.

“Gebruik je AI-systemen met een beperkt risico (transparantierisico), zoals AI-chatbots, dan moet de aanbieder jou op de hoogte brengen dat je met AI interageert. Bij generatieve AI moet de aanbieder de output markeren als kunstmatig gegeneerd of gemanipuleerd.”
Voor gebruikers geldt sinds 2 februari van dit jaar trouwens ook de verplichting om de medewerkers die met AI werken op te leiden (‘AI Literacy’) en het verbod om AI-systemen met onaanvaardbaar risico te gebruiken.

Hoe kijken de bedrijven aan tafel tegen de Act aan?

Alvast één bedrijf aan tafel houdt al volop rekening met de AI Act bij de selectie van software: “Ons IT-team neemt daarin de lead. Zij zitten ook samen met het legal, compliance– en zelfs auditcomité om vorm te geven aan AI governance. Zij zijn uiteraard goed op de hoogte van de AI Act.”

Maar we horen ook wel wat verzuchtingen aan tafel. “Ze doen ons, de bedrijven, wat aan, met alle reglementeringen waaraan we moeten voldoen.” De houding tegenover AI verschilt momenteel ook wereldwijd. Speelt de AI Act concurrentieel wel in ons voordeel? Beknot Europa niet het experiment? Jagen we bedrijven niet weg? Wat is de ROI van alle reglementeringen? De kritische vragen vallen allemaal.

“Voor de gebruiker is de AI Act niet onoverkomelijk”, stelt Kristel Deroover gerust. “De AI Act bouwt verder op principes die ook vervat zitten in andere EU-regels zoals de GDPR. Om AI en mogelijke risico’s te beheren en compliance en ethisch gebruik te verzekeren, is het niet nodig om het wiel heruit te vinden maar wel om je bestaande GRC-kader (wie is waarvoor verantwoordelijk, resources, processen en tools) te herevalueren door een ‘AI-lens’, en aan te passen op basis van de specifieke noden en context van jouw organisatie. Hierbij is aanpak op strategisch en crossfunctioneel niveau key voor langetermijnsucces.”

En wat met de ethiek in de praktijk?

Terwijl de AI Act in werking treedt, werken bedrijven vandaag natuurlijk al volop met AI. Hoe gaan zij in de praktijk om met de risico’s die met AI gepaard gaan? “De vraag is bijvoorbeeld,” merkt een bedrijf aan tafel op, “durven jullie al jullie vertrouwelijke gegevens zomaar loslaten in een AI-systeem?”

In dat verband is het belangrijk om na te gaan of je met een publieke of een bedrijfsversie van AI-modellen werkt. “Wij laten het gebruik van ChatGPT toe,” merkt een andere onderneming op, “maar dan een versie voor ondernemingen (via licenties).” OpenAI, de ontwikkelaar van ChatGPT, verzekert dat het je data dan niet gebruikt om zijn modellen te trainen.

Daarnaast is er de vraag of AI wel onbevooroordeeld is. Sommigen aan tafel opperen dat AI misschien méér objectief kan zijn dan mensen, bijvoorbeeld bij het screenen van cv’s? En wat met het eerdere voorbeeld van het bedrijf waar AI mee nadenkt over disciplinaire sancties? “Wij volgen zeker niet blind de AI daarin, maar als onze beslissing en die van de AI sterk afwijken, gaan we wel op zoek naar de reden waarom dat zo is.”

Experimenteren is belangrijk, maar dan doordacht

Om terug te komen op de hamvraag over hoe je AI kan inzetten in HR, is het antwoord: “Niet blindelings.” Kristel Deroover: “De druk om als bedrijf mee op de AI-trein te springen, is groot, maar je moet goed nadenken over waarom, waar en hoe je als organisatie AI inzet. Hoe kan je AI gebruiken op een manier die waarde creëert? Begin dus daarmee. Experimenteer en focus op businesscases die ROI kunnen opleveren en je strategie ondersteunen.”

Moet je dan eerst opleiden of eerst vrijlaten?

Daarmee is hét sleutelwoord gevallen, over hoe je als organisatie het best met AI aan de slag gaat: experimenteren. Moet je dan eerst je mensen opleiden, of net niet? Een bedrijf reageert: “Wij hebben ervoor gekozen om dat niet onmiddellijk te doen, omdat je volgens ons dan mensen meer triggert om te zoeken naar zaken waarbij je AI kan inzetten om beter en efficiënter te werken. Daarbij gebruikten we voor de veiligheid anonieme datasets en laptops die niet op het bedrijfsnetwerk zitten.”

Een andere organisatie pakt het net omgekeerd aan. “Ook onze HR-afdeling toonde grote interesse om te experimenteren met AI. Volgens ons kan je echter maar een regelgevend kader rond het gebruik van AI opleggen als je alle mogelijkheden ervan kent. Dus hebben wij onze mensen eerst zo breed mogelijk opgeleid in vele AI-tools. Pas daarna legden we gebruiksregels vast, voor alle tools die onze IT-afdeling eerst op veiligheid heeft gescreend. Op die manier kan vandaag iedereen bij ons experimenteren met de mogelijkheden van AI, als je werk dat verantwoordt en zolang je aangeeft dat de resultaten van je toepassing bekomen zijn met AI.”

Met die laatste inspirerende voorbeelden eindigt dit rondetafelgesprek, nadat we er eerder ook al organiseerden rond HR-tech, data en metrics. Wilt u ondertussen meer weten over hoe HiBob naar technologische evoluties in het HR-landschap kijkt? Lees dan zeker ons interview met Chief People Officer Nirit Peled-Muntz.

Deze rondetafel werd mee mogelijk gemaakt dankzij HiBob.