‘Onze managers zijn echte bruggenbouwers geworden’

En niet alleen de rol van de collega’s is veranderd, ook de klant van vandaag is niet meer dezelfde als die van tien jaar geleden. Zo vertelt Iris Lopes, managing director van SpendLab: “De CFO denkt veel meer actief mee over de toekomst van de business en bewaakt mee het DNA van de onderneming. Gut feeling krijgt evenveel plaats als kennis van de cijfers.”

Voor almaar meer ondernemingen is ook dit automatisering: de boekhouding laten doorlichten, op zoek gaan naar onterechte betalingen, vergeten tegoeden en zelfs frauduleuze transacties van leveranciers. Het van oorsprong Nederlandse softwarebedrijf SpendLab heeft er zijn specialisatie van gemaakt en aan het hoofd staat een Belgische managing director: Iris Lopes.

Iris mag dan nog altijd de Belgische nationaliteit hebben, de Nederlandse klanken die doorkomen als ze praat, verraden dat ze al heel lang in het gezelschap van onze noorderburen vertoeft. “Ik werk al zeventien jaar in Nederland”, vertelt ze. “Momenteel vooral vanuit Eindhoven, waar SpendLab zijn headquarter heeft. Ik hou eigenlijk wel van die typisch Nederlandse karaktertrekken: de openheid, de directheid, het gebrek aan hiërarchie. Pas op, ik probeer er wel een gulden middenweg in te vinden. Af en toe masseer ik de Nederlandse directheid een beetje weg met wat Belgische terughoudendheid (lacht).”

Geen koffie maar Teams

SpendLab heeft momenteel vestigingen in Eindhoven, Amsterdam en Miami. Het Belgisch team is het afgelopen jaar ondergebracht in Eindhoven, voor de intensivering van de internationale opschaling. In Portugal, Italië en het Verenigd Koninkrijk werkt het bedrijf nauw samen met partners. Het is deze internationale expansie die momenteel het grootste deel van Iris’ tijd opeist. “Het kantoor in Miami hebben we opgestart in maart vorig jaar, ongeveer net toen corona losbarstte. Het is onze hub voor de Amerikaanse en Latijns-Amerikaanse markt, maar van daaruit bewerken we ook Australië, waar we samenwerken met één van de grootste IT-producenten en -dienstenleveranciers ter wereld. Corona heeft dat allemaal een stuk complexer gemaakt. Qua digitalisering waren we als technologisch georiënteerd bedrijf gelukkig al behoorlijk ver, maar toch hebben we onze interne organisatie stevig moeten aanpassen. Onze sales bijvoorbeeld: vroeger bestond dat vooral uit klantenbezoeken en gezellig samen een kopje koffie drinken, nu verloopt het grootste deel van onze klantencontacten digitaal via Teams.”

Soft skills

SpendLab jaagt grote hoeveelheden klantendata door een zelf ontwikkeld platform ondersteund door machine learning, deep learning en algoritmes. Onder het honderdtal werknemers zitten dus veel IT’ers en techneuten, maar ook soft skills worden steeds belangrijker in haar bedrijf, zegt Iris. “Natuurlijk zijn IT en technologie enorm belangrijk bij ons, maar het is niet alles. Het menselijk aspect telt nog altijd mee: empathie, inlevingsvermogen in je klant, weten hoe je een boodschap moet overbrengen, overtuigingskracht aan de dag leggen… dat is zelfs nog belangrijker geworden dan vroeger. Onze managers zijn dan ook bruggenbouwers, mensen die zowel de vaktechnologie als die soft skills in de vingers hebben. Dat is ook een focuspunt in onze eigen, interne opleidingen. Zoiets leer je nooit honderd procent op school, ik geloof heel erg in learning on the job.”

Vrijheid en verantwoordelijkheid

Samen met die aandacht voor soft skills is ook de manier waarop gewerkt wordt enorm geëvolueerd in al die jaren. “Het pure beoordelen op KPI’s is lastig als je constant op afstand werkt”, zegt Iris. “We hebben zelf ook moeten leren om onze mensen meer vrijheid te geven en daar tegelijk ook meer verantwoordelijkheid aan te koppelen. Ik zie ook wel dat dat redelijk generatiegebonden is. Twintigers en dertigers vragen zelf naar die aanpak: geef me een bepaalde, goed afgebakende opdracht en een bepaalde hoeveelheid tijd en ik zorg zelf wel dat alles uitgevoerd wordt. Zonder dat daar voortdurend controle op moet zijn.”

Gut feeling

Niet alleen de rol van de collega’s is veranderd, ook de klant van vandaag is niet meer dezelfde als die van tien jaar geleden. Iris: “De rol van de CFO is zo enorm veranderd. Vroeger moest hij of zij zich vooral bezighouden met cijfertjes en rapporten afleveren. Nu denkt een CFO veel meer actief mee over de toekomst van de business en bewaakt hij/zij mee het DNA van de onderneming. Gut feeling krijgt evenveel plaats als kennis van de cijfers. Ook hier is dat menselijke, ‘softe’ aspect dus veel meer op de voorgrond gekomen.”

Risk management

Het vakgebied van de ‘audit recovery’ is de afgelopen jaren enorm geëvolueerd. Toen de dienstverlening begon, kwam daar nog enorm veel handwerk aan te pas om tot een uitkomst te komen. “Excel-nerds”, lacht Iris. “De hoeveelheid data die we vroeger behandelden in drie maanden, kunnen we nu performen in enkele dagen. Een miljoen facturen verwerken kostte ons vijf jaar geleden zo’n drie à vier maanden om tot inzicht te komen. Dat kunnen we nu in een dag. Die toename in snelheid heeft ook meer ruimte gegeven voor menselijke tussenkomst.”

“Het pure berekenen laten we over aan geautomatiseerde tools. Onze taak is nu inzichten zoeken, bewijsvoering aanleveren en communiceren met de klant. We signaleren niet alleen, maar komen ook met oplossingen om risico’s in de toekomst te voorkomen en te verminderen. Deze oplossingen worden door onze partners geïmplementeerd waarbij wij de dataservice bieden. Daar komt ook veel meer risk management bij kijken: wat is er gemist door de interne processen, hoe komt dat en wat kunnen we eraan doen? Dat heeft ook zijn weerslag gehad op ons businessmodel. Vroeger werkten we vooral projectmatig, heel ad hoc. Nu proberen we veel meer een continue relatie met klanten aan te gaan. Zij groeien mee met ons en omgekeerd.”

SpendLab was partner van de  C-WEEK, onze digitale voorjaarsconferentie. In het kader daarvan maken we kennis met een van hun eigen executives, de managing director.