‘Wie goed aan continuous control monitoring doet, ziet zijn nettowinst met één à twee procent stijgen’

Door een mindset van continuous control monitoring aan te nemen, waken organisaties 24/7 over de performantie van hun processen en waarborgen ze hun rentabiliteit. Big data en de hedendaagse technologische mogelijkheden leggen daar een nuttig laagje automatisering bovenop. “Wie goed aan continuous control monitoring doet, ziet zijn nettowinst met één à twee procent stijgen.”  

Voor een beter begrip van continuous control monitoring gaan we te rade bij TriFinance-experts Annemie Pelgrims en Steve Van der Steen. Ze leggen uit waarom deze monitoringtechniek zo essentieel is binnen het risk management van een onderneming en bespreken de uitdagingen die ermee gepaard gaan.

Een taak voor interne auditors

Annemie Pelgrims van TriFinance

Alvorens in te gaan op continuous control monitoring (CCM), is het aangewezen om een stapje terug te zetten. Het gaat hier om control, interne controles dus, en met name om het monitoren ervan. Binnen organisaties is dat doorgaans de taak van de tweede lijn, zoals interne-controledepartementen en  financiële controllers, waarbij de derde lijn of interne audit nagaat of interne controles correct en volledig overzien worden. Annemie Pelgrims, Expert Practice Leader CFO Services Risk Advisory bij TriFinance, geeft een woordje uitleg over hun functie. “Interne Audit staat in voor het beoordelen van de opzet en de effectiviteit van de interne controles van strategische, operationele, financiële en compliance-gerichte processen. De risico’s die met die processen gepaard gaan, moeten immers optimaal worden beheerst door  interne controles.”

Ze slaat meteen de brug met CCM. “Daarbij maak je gebruik van de data uit je ERP-systemen om de interne controles op continue basis te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan procure-to-pay, waarbij aankooporders, leverbonnen en facturen telkens op elkaar afgestemd moeten zijn. Als daar toch afwijkingen in optreden, zal dat onmiddellijk duidelijk worden aan de hand van een CCM-dashboard. Op die manier zijn zulke dashboards tools voor de tweede en derde lijn.De hele onderneming vaart er wel bij.”

Real-time, automatisch en allesomvattend

“Door gebruik te maken van dergelijke dashboards krijgen organisaties de kans om hun operationele data bijna real-time te reviewen”, zegt Risk & Data Expert Steve Van der Steen. Hij haalt daarmee een van de grootste voordelen van CCM aan. “We leven in een wereld waarin nieuwe technologieën voor uiterst korte doorlooptijden zorgen. Dat is positief, maar omdat daar  ook risico’s aan verbonden zijn, is het zaak om die technologische vooruitgang tegelijk in te zetten om de controles geautomatiseerd in de gaten te houden.”

Een andere troef is het allesomvattende karakter van de monitoring, die probleemloos zowat elk aspect van de bedrijfsprocessen en de datahuishouding kan integreren. “Masterdata, alle gegevens met betrekking tot purchase-to-pay en order-to-cash, de boekhouding en de logistieke processen, … De reikwijdte is enorm.” De CCM-tool die TriFinance hiervoor gebruikt, Sentry, omvat meer dan 120 vooraf gedefinieerde checks op master- en transactionele data.

Revenue leakage voorkomen

CCM-tools bieden bedrijven een volledig inzicht in al hun financiële transacties, met name in het al dan niet correcte verloop ervan. “Neem nu het verrichten van betalingen aan leveranciers uit fraudegevoelige landen”, zegt Steve. “Als die in het dashboard meteen gekoppeld zijn aan een anti-money-laundering-score, kan je ze nauwkeurig opvolgen en frauduleuze betalingen vermijden.”

Data kunnen ingezet worden om dwalingen en fouten als dubbele betalingen tijdig en op een grotendeels geautomatiseerde manier op te sporen. Bedrijven kunnen op die manier revenue leakage of omzetverliezen in grote mate voorkomen. “Dankzij die snelle identificatie is het ook gemakkelijker om na te gaan wat de oorzaken van de euvels zijn. Dan kan je bepaalde processen waar nodig bijsturen en zo toekomstige financiële lekken afwenden, wat in het huidige economische klimaat zeer welgekomen is.”

Ook de initiatie van procesverbetering is een grote troef van continuous control monitoring. “De meeste bedrijven worden goed beheerd, maar het zit altijd in die één à vijf procent groeimarge”, stelt Steve. “Met CCM krijg je de kans om daar naartoe te werken. En dat loont, bewijzen onze ervaringen. Een implementatie van een gedegen CCM-systeem zorgt voor een return tot wel één à twee procent van de nettowinst van een bedrijf.”

Big data als katalysator 

Steve Van der Steen van TriFinance

Hoewel de meeste bedrijven al inzetten op data voor monitoringdoeleinden, liggen er volgens Steve nog kansen om die analyses uit te breiden. “Bedrijven beperken zich vaak tot de traditionele KPI’s, en dan enkel in functie van het huidige jaar of de huidige maand. De full population control testing en meerjarenanalyses waar wij graag op inzetten, ontbreken vaak nog.”

Naast het groeiende besef in de bedrijfswereld dat investeren in CCM cruciaal is, zijn er verschillende factoren die de praktijk van geautomatiseerde en datagestuurde monitoring vandaag stimuleren. Dit is bijvoorbeeld het tijdperk van big data. “Waar CCM in het verleden een nichegegeven was, zorgde de enorme groei in de beschikbaarheid van data voor een stevige boost.”

Verder zijn er de nieuwe technologische mogelijkheden, zowel qua datacollectie als qua data-analyse. “Over het algemeen is technologie toegankelijker en ook betaalbaarder geworden.” Maar ook de regelgeving speelt een rol. “Aangezien bedrijven meer moeten rapporteren rond allerhande topics, neemt het belang van databeheer alleen maar toe. Voeg daar de onzekere context en de grote hoeveelheid risico’s aan toe, en het is logisch dat CCM nu een opmars kent.”

Uitdagend traject

Wel is het zaak om tijdens het hele CCM-traject rekening te houden met een aantal hindernissen. Dat begint logischerwijs al bij de datacollectie. “Bij heel wat grote ondernemingen met meerdere entiteiten is er nog geen sprake van een gecentraliseerde datahuishouding, die je nochtans nodig hebt in dit verhaal”, zegt Steve. “Zodra je over alle gegevens beschikt, is het waarborgen van de juistheid en volledigheid een constante uitdaging.”

ok de stap van analyses en rapporten naar concrete inzichten verdient veel aandacht. “Plan zeker voldoende tijd in voor de interpretatie. Een mooi taartdiagram is onvoldoende, je moet echt met de output aan de slag gaan.” Om echt lessen te kunnen trekken uit de monitoring blijkt een goede vertaalslag cruciaal. “De C-suite moet duidelijk meekrijgen welke toegevoegde waarde al die checks en analyses opleveren voor de bedrijfsvoering.”

Klein beginnen

Annemie Pelgrims geeft nog een laatste tip mee. “Het is niet realistisch om alles in één keer uit te rollen, over alle processen en interne controles heen. Begin klein en focus initieel op een aantal sleutelprocessen binnen je organisatie. Van daaruit kan je het monitoringsysteem steeds verder uitbouwen.”

TriFinance was partner van de CFO Day 2024.