Verslag rondetafel: de snoepwinkel van HRIT

Of het nu gaat om alomvattende softwarepakketten of losse tools afgestemd op aparte processen, technologie is overal in HR-land. Dat betekent echter niet dat de implementatie van zulke systemen altijd van een leien dakje loopt. Tijdens een rondetafelgesprek op de CHRO Day wisselden enkele HR-directeuren leermomenten en best practices uit. Het relaas van een boeiend debat over de soms frustrerende snoepwinkel van HRIT.

Van termen als ‘opportuniteit’, ‘innovatie’, ‘efficiëntie’, ‘faciliteren’ en ‘tijd vrijmaken’ tot ‘procesdisruptie’, ‘rollercoaster’ en ‘struggle’. De openingsvraag van moderator Melle Eijckelhoff, “Welk woord schiet u als eerste te binnen wanneer u denkt aan HRIT?”, maakte meteen duidelijk dat de indrukken over ondersteunende systemen verdeeld zijn en de bijhorende uitdagingen regelmatig groot. De aansluitende opdracht, waarbij de deelnemers hun eigen situatie mochten quoteren, deed dat zo mogelijk nog meer, getuige de grote spreiding en de vele onvoldoendes.

De snoepwinkel van HRIT

“Met al die beschikbare tools voel ik me als een kind in een snoepwinkel, maar je hebt wel centen nodig om die allemaal te kunnen aanschaffen.” Uiteraard mocht de HR-directeur van een raamspecialist haar stelling verder toelichten. Met de getuigenis die volgde, was de toon meteen gezet. “We zitten in een specifieke situatie, want we hebben onze HR-architectuur verkeerd opgezet. Als je een huis fout bouwt, heb je dezelfde kosten gemaakt als bij een goed huis. Het geld is weg. Nu bekijken we waar we naartoe willen en welke software we daarvoor nodig hebben. En dan zie je niet alleen de grote pakketten die alles kunnen, maar ook steeds meer goedkopere spelers met leuke tools. Als die optimaal met elkaar spreken, werken ze misschien wel beter.” Haar team lijkt voor een tussenoplossing te opteren. “Een pakket dat de basisprocessen naar behoren runt, met enkele add-ons.”

Een gaste die aan de slag is bij een HR-dienstverlener ging vervolgens dieper in op haar term ‘struggle’. “Omdat zulke trajecten vlug duur worden – het vraagt altijd veel mensen en middelen – moet je heel goed aan de klant kunnen uitleggen waar de value zit. Daarnaast vind ik snelheid een moeilijk en soms frustrerend element bij het opzetten van een tool. Volledig zeker zijn van een keuze, is bovendien uitzonderlijk. Hoewel sterke IT-oplossingen me heel blij kunnen maken, gaat er kortom toch vaak een factor frustratie mee gepaard.”

Tool afstemmen op proces, of omgekeerd? 

Nog zo’n begrip dat wat extra uitleg kon gebruiken en een echte gespreksstarter bleek, was ‘procesdisruptie’, een term afkomstig van een ervaren HR-specialist uit de zorgsector. “Traditioneel gaat het als volgt: je tekent een proces grondig uit, om dan een tool te kiezen en… in een ijskoud bad te vallen. Ondanks de beloften vooraf, kan de tool het proces niet aan. En dus moet je je proces tijdens dat implementatietraject aanpassen. Daarom zeg ik: kies een tool uit die op basis van een demo goed lijkt en vraag dan aan de leverancier hoe het optimale proces binnen dat systeem eruitziet. Al kan die dat doorgaans niet, waardoor je toch te maken krijgt met een constante struggle. Een bestaand proces kan je alleszins nooit implementeren in een nieuwe tool. Niet in Vlaanderen, laat staan op Europees niveau.”

Vooral die laatste uitspraak zorgde voor beroering. “Ik ga naar huis!”, klonk het. “Ik word bang, want wij zijn wél globaal bezig. We hebben één jaar om Workday overal te implementeren, voor alle processen, behalve in eerste instantie payroll management” – de complexiteit daarvan bleek al snel een van de rode draden van de rondetafel. “Het grote probleem is inderdaad dat alles nu naar Amerikaans model geherdefinieerd moet worden, terwijl elke regio er een andere aanpak op nahoudt. Dat werkt gewoon niet.” Meer dan de core-processen kan je niet op internationale schaal uitrollen, zouden de gasten later in het gesprek besluiten.

Succescriteria vastleggen

Twee experts van HR-transformatiespecialist SuccessDay, Business Consultant Jocelyne Franken en Senior HR Project Manager Sophie Jansen, woonden de rondetafel bij en voegden er waardevolle praktijkinzichten aan toe. Onder meer over de spagaat tussen globaal en lokaal. “De meeste globale spelers zoeken toch naar een globaal proces”, aldus Jocelyne. “Het is dan cruciaal om het niet te complex te maken en dicht bij de software te blijven. Met specifieke, landgebonden processen ga je wel lokaal aan de slag.” Sophie zei op haar beurt de

Sophie Jansen, Senior HR Project Manager SuccessDay

al aan bod gekomen uitdagingen te herkennen en deelde een nuttige tip. “Het belangrijkste punt van een implementatie is misschien wel het bepalen van de succescriteria. Welke processen die je uitgetekend hebt, ben je bereid te laten vallen als de technische mogelijkheden, de tijdlijn of het budget dat vereisen? Denk daar in een vroeg stadium over na.”

“Zeg nooit dat een tool alles kan”, aldus een deelnemer met zeven HRIT-implementaties op de teller. “Zo creëer je een foute perceptie bij de eindgebruikers.” Haar ideale aanpak luidt als volgt. “Bestudeer wat je nodig hebt en doe in functie daarvan een marktbevraging, maar weet tegelijk dat je nooit een pakket zal vinden dat aan al je voorwaarden voldoet. Aangezien de grote systemen log zijn en een leger administrators vergen om de data in te voeren en te onderhouden, en de kleine slechts een beperkt gedeelte coveren, kies je best voor een middelgroot systeem dat 80% van het gevraagde aankan. En probeer dat inderdaad niet te mappen op je eigen processen: kijk wat lukt en wat niet en voeg er waar nodig extra tools aan toe.”

Wie zit aan het stuur?

“Als het gaat over keuzes maken, wie krijgt dan de lead?”, wierp Melle Eijckelhoff een pertinente vraag op. “IT’ers, met de hulp van HR? De HR-afdeling, ondersteund door IT? Of heeft de business ook nog iets te zeggen?” Zeker dat laatste punt bleek de rondetafel te inspireren, met name in het kader van bedrijven met een (Amerikaanse) hoofdzetel en enkele poten op andere locaties. Waar sommige HR-directeurs gewag maakten van een gebrek aan lokale consultaties en “een Amerikaanse saus” als resultaat, zat die regionale betrokkenheid bij anderen net wel goed. Ook op dit vlak blijken bedrijven en sectoren dus van elkaar te verschillen. Tussendoor werd een tijdens het gesprek aangehaalde kwestie besproken, “Vanaf hoeveel medewerkers in een lokale afdeling heeft een implementatie überhaupt investeringszin?”, en werd het belang van datakwaliteit nog even aangestipt.

“Heeft het HR-team eigenlijk voldoende kennis om hier een leidende rol in te spelen?”, besloot de moderator van dienst de groep opnieuw te prikkelen. “Daar begint voor mij de problematiek”, aldus een HR-verantwoordelijke. Een conculega zette de pijnpunten waar ze zelf mee te kampen krijgt op een rijtje. “We moeten de beste oplossing zoeken, externe experts betrekken, ons complexe eigen systeem constant afstemmen op de vele wetswijzigingen en dan ook nog eens beantwoorden aan de gewenste globale harmonisatie…” En dat terwijl andere organisaties er wel goed mee omkunnen. “Het eerste wat ik heb gedaan, was een HRIT-audit. Vervolgens heb ik twee specialisten aangeworven om extra kennis in huis te halen en de implementatie van Workday voor te bereiden.”

Bij SuccessDay zien ze het als volgt. “De juiste partners vinden, is cruciaal. Wij brengen de nodige expertise binnen in een bedrijf. Je hoeft niet exact te weten hoe een softwarepakket technisch werkt, daar zorgt de implementatiepartner of de tussenpartij voor.” Toch willen velen hun kennis graag aanscherpen en een zekere goesting ontwikkelen om de vinger aan de pols te houden in een snel evoluerend technologisch landschap. “Het is aan ons om onze eigen HRIT-expertise te upgraden. We denken nog te weinig in processen en systemen. Ook alles uitbesteden aan IT of externe partijen, lijkt me geen goed plan.” “Niet in het minst omdat de pudding ineenzakt bij het wegvallen van een consultant.”

Droombeelden van morgen

Afsluitend mochten de tafelgasten hun blik op de toekomst richten en een droombeeld schetsen dat niet gehinderd was door praktische barrières. “Ik hoop al jaren op een volledig geautomatiseerd systeem waarbij je loon dadelijk op je bankrekening staat na een duimafdruk ’s morgens en een duimafdruk ’s avonds”, was een van de opgelaten ballonnetjes. Een ander idee, dat naar verluidt al in de pijplijn zit, was een platform met een Chinees tools-menu volgens het plug-and-play-principe. “Het gedroomde hapje daarin zou een geautomatiseerd, alomvattend proces rond variabele verloning zijn.” “We moeten er wel over blijven waken dat de systemen het HR-verhaal en dan vooral de medewerkers ondersteunen”, was daarbij een relevante bedenking en de laatste kwestie die de groep behandelde.

Melle Eijckelhoff legde het rondetafelgesprek passend neer. “Het is mooi dat we in het vuur van de discussie uit elkaar gaan, want dat betekent dat we nog lang niet uitgepraat zijn over dit thema en al zijn interessante deelaspecten.”

SuccessDay was partner van de CHRO Day 2024.
Lees hier andere bijdragen van SuccessDay.

Het selecteren van een geschikt HRIT-pakket vraagt een grondige voorbereiding en heel wat expertise

‘Start met nadenken over je toekomstige processen bij het kiezen van HR-software’

De val van het laatste papieren bastion